Projekt- und Programm-Management: Das sind die Unterschiede

Bist du ein Projekt- oder ein Programm-Manager? Falls du dir nicht sicher bist, hilft dir dieser Artikel weiter.

Was ist ein Programm?

Was ist eigentlich ein Programm? Ganz einfach: Es besteht aus mehreren inhaltlich zusammengehörigen Projekten, deren Einzelziele zu einem übergeordneten Programmziel beitragen. Oft sind Programme auf einer hohen Führungsebene aufgehängt und eng mit der Unternehmensstrategie verzahnt.

Also alles kein Hexenwerk. Ein kleines Beispiel gefällig?

Programm: Ein Beispiel

Stell dir vor, du arbeitest in einem Automobilkonzern. In der Unternehmensvision ist ein umweltfreundlicher Aspekt mit einem „grünen Image“ verankert. Im neuen Strategiekonzept wurde ein klares Ziel vorgegeben: 2030 werden nur noch Elektroautos produziert.

Dieses Ziel zieht einige Teilaufgaben nach sich, die in Projekten umgesetzt werden:

• Entwicklung von Technologien
• Anpassung von Produktionsprozessen
• Projekt zur Evaluierung neuer Lieferanten
• Marketingprojekte

Alle diese Projekte werden klare Ziele haben – und jedes dieser Ziele passt ins übergeordnete Ziel des Programmes.

Was ist Programm-Management?

Eine kurze Definition lautet: Programm-Management ist ein „Instrument zur Durchführung strategischer Änderungen“. Das heißt konkret: Es umfasst alle Tätigkeiten, die für die Steuerung der Projekte notwendig sind.

Die Definition unterscheidet sich somit kaum von der eines einzelnen Projekts, wonach Projektmanagement die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten“ ist.

Die Aufgaben sind die gleichen – beim Programm ist die Ebene lediglich eine Stufe höher.

1. Strategie

Projektmanager handeln meist taktisch: Ihre Aufgabe ist es, eine definierte Leistung pünktlich und innerhalb des Budgets abzuliefern.

Programm-Manager agieren strategischer, haben noch mehr das Gesamtbild im Auge und arbeiten an einer Strategie, die das gesamte Unternehmen auch zukünftig auf sichere Beine stellt.

2. Zeitliche Dauer

Während einzelne Projekte auf eine konkrete Deadline ausgerichtet sind, laufen Programme über einen längeren Zeitraum – oftmals über Jahre. Langfristige Strategien und ständige Anpassung an die äußeren Umstände sind daher essenziell.

3. Einbindung in das Unternehmenscontrolling

Das Controlling von Programmen ist oft deutlich stärker an die finanzielle Planung und Auswertung des Unternehmens gebunden. Während Projektcontrolling oft anhand des Projektplans erfolgt, werden von Programmen regelmäßige Auswertungen nach Datum gefordert, z. B. quartalsweise.

4. Budget

Während Projekte ein festes Budget zur Verfügung gestellt bekommen, ist das Kostenmanagement bei Programmen meist deutlich komplexer. Programm-Manager sind oft verantwortlich für Umsätze und Kosten, die kritisch für den Erfolg des gesamten Unternehmens sind.

5. Management-Einbindung

Programme werden meist von einem Gremium auf hoher Management-Ebene gesteuert, welches eine Richtung vorgibt und eine Kontrollfunktion ausübt. Programm-Manager müssen in der Lage sein, mit diesem Gremium auf Augenhöhe zu agieren und Unstimmigkeiten zu lösen. Der Programm-Manager muss außerdem sicherstellen, dass das Gremium realistische Ziele vorgibt und ist verantwortlich für die Erreichung dieser.

Projekte können eine ähnliche Einbindung des Managements aufweisen, oft jedoch geschieht dies auf einer niedrigeren Ebene.

6. Änderungsmanagement

In jedem Projekt sollten Änderungen nach einem definierten Prozess ablaufen. In einem Programm sieht das noch komplexer aus: Programme werden von der Unternehmensstrategie beeinflusst und laufen meist über einen langen Zeitraum. Daher sind sie oft den Änderungen von Märkten oder Unternehmenszielen unterworfen. Aufgrund der großen Auswirkungen benötigt ein Änderungsmanagement auf Programm-Ebene ein hohes Maß an Führungskompetenz.

7. Rolle des Projektmanagers

Ein schönes Beispiel ist das folgende: Ein Projektmanager ist eher ein Ingenieur, der im Detail plant und Wege findet, Ziele umzusetzen.

Programm-Manager hingegen agieren eher wie Architekten, die eine Vision zum Leben erwecken, das Programm aufsetzen, Prozesse etablieren und Projekte initiieren.

Fazit

Programm-Management beinhaltet oft ähnliche Aufgaben wie die eines Projektmanagers: In beiden Fällen sollen Vorhaben zu einem definierten Ziel geführt werden. Der große Unterschied: Programm-Management bezieht sich auf mehrere Projekte, deckt meist deutlich längere Zeiträume als die von Einzelprojekten ab und findet oft auf einer höheren Management-Ebene statt.