Auf einen Blick
Typische Projektmanagement-Phasen sind Projektstart, Projektplanung, Projektdurchführung, -überwachung und -steuerung sowie der Projektabschluss. Je nach Projekttyp, Standard und Vorgehensmodell können mehr oder weniger Phasen vorgesehen ein. Dieser Artikel gibt einen Überblick über allgemeine Phasen und typische Aufgaben der jeweiligen Phase.
Ein riesiges Projekt liegt vor dir und du weißt nicht, wo du anfangen sollst? Wenn du so wie die meisten tickst, dann gliederst du dein Projekt intuitiv in leicht verdauliche Häppchen, um besser den Überblick zu bewahren. Willkommen bei Projektphasen!
Was ist eine Projektphase?
Projektphasen kannst du also genau solche Häppchen betrachten:
- Bei einer Projektphase handelt es sich um eine abgegrenzte, zeitliche Periode des Projektverlaufs.
- Phasen gliedern das Projekt in zeitliche Abschnitte, in denen bestimmte Ergebnisse erreicht werden sollen.
- Phasen werden in der Regel mit einem Meilenstein begonnen und abgeschlossen.
- Phasen können sequentiell nacheinander ablaufen oder überlappen.
Projektphasen und Projektmanagement-Phasen
Achtung:
In diesem Artikel unterscheiden wir nicht die Begriffe „Projektphase“ und „Projektmanagement-Phase“. Warum nicht? Weil das häufig verwirrt und für die meisten Beteiligten nicht intuitiv ist.
Trotzdem ein kleiner Exkurs: In manchen Vorgehensmodellen werden die inhaltlichen Projektphasen mit Fokus zur Produkterstellung von den Management-Phasen getrennt, die für Projektmanagementaktivitäten vorgesehen sind. Das kann sinnvoll sein, da die jeweiligen Phasen einen anderen Fokus haben und Projektinhalte klar vom Management getrennt sind.
Willst du richtig tief einsteigen ins Thema, dann empfehlen wir diesen Artikel.
Vorteile der Phasenplanung im Projektmanagement
Mal abgesehen von den „verdaulichen Häppchen“ – haben Projektphasen auch noch weitere Vorteile? Ja, das haben sie:
Mit dem Beenden einer Phase und dem Setzen eines Meilensteins werden klare Entscheidungspunkte geschaffen, an denen für alle Stakeholder wichtige Fragen beantwortet werden können:
- Wurden die geplanten Ergebnisse erreicht?
- Kann das Projekt so fortgeführt werden?
- Sollten für die darauf folgenden Phasen Planänderungen erfolgen?
Ein Phasenübergang ist daher immer auch ein günstiger Moment, um Projektfortschritte zu prüfen, Soll-Ist-Vergleiche durchzuführen, einen Blick auf die Projektrisiken zu werfen und Prognosen abzugeben.
Projektmanagement-Phasen im Überblick
Allgemeine Projektmanagement-Phasen
Beginnen wir mit einer übersichtlichen und allgemein gültigen Version für Pragmatiker. Demnach laufen Projekte meist in 4 Phasen ab:
- Projektstart: Der Startschuss für das Projekt! In dieser Phase werden Motivation und Projektnutzen bestimmt, Machbarkeiten geklärt und der Projektleiter bestimmt. Oft endet die Phase mit einer klaren Zieldefinition und einem offiziellen Projektauftrag, der dem Projekt die offizielle Legitimation verschafft.
- Projektplanung: Es geht ans Eingemachte! Verantwortlichkeiten, Termine, Meilensteine, Kosten und Projektinhalte werden im Detail geplant. Sofern noch nicht geschehen, werden auch Stakeholder– und Risikoanalyse durchgeführt.
- Projektdurchführung, -überwachung und -steuerung: Die Grundlagen wurden gelegt – nun wird gearbeitet. In der häufig längsten Phase wird auf die definierten Projektziele hingearbeitet. Begleitet werden die inhaltlichen Aktivitäten von einer ständigen Überwachung, der Analyse von Planabweichungen und Maßnahmen zum Gegensteuern.
- Projektabschluss: Das Projektergebnis liegt vor und das Projekt ist vorüber? So einfach ist es nicht. Neben der offiziellen Abnahme, der abschließenden Dokumentation und der Auflösung des Projektteams sind Lessons Learned ein wichtiger Bestandteil dieser Phase.
Phasen verschiedener Standards und Projektarten
Die DIN 69901 unterscheidet in die Phasen Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss:
Das Project Management Institute (PMI®) hat bis 2020 ebenfalls fünf Phasen (bzw. Prozessgruppen) definiert, diese jedoch anders aufgeteilt: Statt nur einer Phase für die Steuerung werden zwei Phasen für Execution (Umsetzung bzw. Durchführung) und Monitoring and Control (Überwachung und Steuerung) definiert:
Für bestimmte Projektarten bieten sich spezifische Projektmanagement-Phasen an. Zwar sind auch hier allgemeine Phasen wie Start, Planung, Durchführung und Abschluss sinnvoll, jedoch können die Phasen inhaltlich besser auf den Inhalt des Projekts ausgerichtet werden. In Software-Projekten findet beispielsweise häufig eine Gliederung in Analyse, Design, Entwicklung, Test und Auslieferung statt.
Ein weiteres Beispiel: Auch Organisationsprojekte haben ihren eigenen Charakter, auf den mit spezifischen Phasen eingegangen werden kann. Zu Beginn steht eine Ist-Analyse und die Definition des Soll-Zustands, anschließend wird eine Pilotanwendung gestartet und evaluiert, bis schließlich das Gesamtkonzept umgesetzt und ebenfalls evaluiert wird.
Zum Abschluss folgt ein umfassenderes Phasenmodell für typische Bauprojekte, das der Honorarordnung für Ingenieure und Architekten (HOAI) folgt:
4 Phasen des Projektmanagements: Was ist wann zu tun?
Doch kommen wir zurück zu allgemeinen Projektmanagement-Phasen, die sich auf (fast) alle Projekte anwenden lassen. Worauf liegt der Fokus in den einzelnen Phasen – und was genau ist zu tun? Wir beginnen mit der ersten Phase:
Projektstart
Diese erste Projektphase sollte nicht übereilt abgewickelt werden, legt sie doch den Grundstein für die weitere Projektarbeit. Viel zu häufig werden wichtige Fragen wie das „Warum?“ vernachlässigt – das sollte dir nicht passieren.
| Die wichtigsten Fragen | Die wichtigsten Aufgaben |
|---|---|
| Warum soll das Projekt durchgeführt werden? Welchen Nutzen hat das Projekt? Welche Ergebnisse sollen erreicht werden? Welche Informationen liegen bereits vor bzw. welche Vorarbeiten wurden bereits erledigt? Welche Risiken können auftreten? | Die wichtigsten Beteiligten identifizieren Die Vision und Ziele des Projekts definieren Machbarkeit prüfen und einen Business Case erstellen Projektleiter ernennen Anforderungen analysieren Risiken identifizieren |
Ergebnis der Phase: Es wird eine Entscheidung getroffen, ob das Projekt durchgeführt wird und mit welchen Rahmenbedingungen. Häufig wird diese Entscheidung in einem Projektauftrag dokumentiert (auch: Project Charter, Statement of Work).
Projektplanung
Während sich die erste Phase des Projektstart aus einer High-Level-Perspektive auf das Projekt schaut, wird es in der Planungsphase konkreter.
| Die wichtigsten Fragen | Die wichtigsten Aufgaben |
|---|---|
| Welche Termine müssen eingehalten werden? Welche Ressourcen werden benötigt? Welche Kosten werden anfallen? Wie sollen die Projektinhalte konkret umgesetzt werden? Wer hat welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Projekt? Wie läuft die Kommunikation im Projekt ab? | Terminplan erstellen Aufwände schätzen Ressourcen- und Kostenplan erstellen Kommunikationsplan erstellen Projektstrukturplan erstellen und den Projektinhalt in Arbeitspakete gliedern Qualitätsplan erstellen und Abnahmekriterien definieren |
Ergebnis der Phase: Am Ende der Phase liegt ein kompletter Projektplan vor, der beschreibt, was genau im Projekt getan werden wird, wie es umgesetzt wird, zu welchen Terminen und mit welchen Kosten.
Projektdurchführung, Überwachung und Steuerung
Grau ist alle Theorie – jetzt geht es ans Eingemachte! Was bisher nur geplant wurde, wird nun in der Ausführungsphase in die Tat umgesetzt. In dieser intensiven Phase eines Projekts muss der Projektmanager den Überblick für Details und das große Ganze zugleich behalten, sowohl auf die Projektinhalte als auch auf den Prozess achten.
| Die wichtigsten Fragen | Die wichtigsten Aufgaben |
|---|---|
| Wie werden die Projektinhalte umgesetzt? Wie ist der Projektfortschritt? Wie liegen wir in Bezug auf Termine und Kosten im Plan? Wo müssen Anpassungen vorgenommen werden? Wie funktioniert die Kommunikation im Projekt? | Das Projektteam führen Plan- und Ist-Fortschritt vergleichen Pläne anpassen oder Maßnahmen einleiten Mit Stakeholdern kommunizieren Risiken überwachen |
Ergebnis der Phase: Die Projektergebnisse wurden vom Projektteam umgesetzt.
Projektabschluss
Die Projektinhalte wurden erstellt, das Projekt ist abgeschlossen? Ganz so einfach ist es nicht. Bevor das Projekt offiziell als beendet erklärt werden kann, sind noch einige Aufgaben zu erledigen.
| Die wichtigsten Fragen | Die wichtigsten Aufgaben |
|---|---|
| Wurde das Projekt vom Auftraggeber abgenommen? Entsprechen die Ergebnisse den Erwartungen und liegen sie in der definierten Qualität vor? Wurden die Projektergebnisse dokumentiert? Wurde das Team offiziell aufgelöst? Wurden Erfahrungen dokumentiert? | Die Projektergebnisse bzw. Lieferobjekte offiziell übergeben und vom Auftraggeber abnehmen lassen Wirtschaftlichkeit des Projekts abschließend prüfen Lessons Learned: Erfahrungen ermitteln und dokumentieren Projektteam analysieren und auflösen Verträge auflösen |
Ergebnis der Phase: Die Projektergebnisse wurden offiziell übergeben und abgenommen und das Projekt ist formal beendet.
Fazit
Projektmanagement-Phasen untergliedern ein Projekt in zeitlich definierte Abschnitte und helfen dabei, mithilfe von Entscheidungspunkten den Projektverlauf übersichtlicher zu gestalten und besser steuern zu können. Je nach Vorgehensmodell und Standard werden unterschiedliche Phasen definiert.
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