Top-down oder Bottom-up: Welcher Planungsansatz ist der bessere Weg zum Erfolg?

Von oben nach unten oder von unten nach oben? Ob Top-down oder Bottom-up-Ansätze besser zur Planung sind, erfährst du in diesem Artikel. Wir schauen uns die Vor- und Nachteile beider Welten an einem konkreten Beispiel an, um herauszufinden, wie eine ideale Lösung aussehen kann.

Hinweis:
Top-down und Bottom-up beschreibt allgemein zunächst einmal zwei entgegengesetzte Wirkrichtungen in Prozessen und wird in unterschiedlichen Disziplinen eingesetzt, z. B. in der Informatik, Architektur, Ökologie, Soziologie und Software-Entwicklung. In diesem Artikel beziehen wir uns auf Planungsprozesse im Management und Projekten.

Was bedeuten Top-down und Bottom-up?

Top-down und Bottom-up sind Planungsansätze, die sowohl in gesamten Unternehmen als auch im Projektmanagement genutzt werden können.

In Kurzform: Beim Top-down-Ansatz wird von oben nach unten geplant und gesteuert. Vorgaben und Ziele werden von der Führungsebene vorgegeben und an die Mitarbeiter weitergegeben. Beim Bottom-up-Ansatz hingegen werden die Ideen und Vorschläge der Mitarbeiter gesammelt und daraus ein Konzept für das „große Ganze“ erstellt.

Top-down-Ansätze findest du meist in Branchen wie dem Einzelhandel, rechtlichen Unternehmen oder dem Gesundheitswesen, Buttom-up hingegen wird eher in der Softwareentwicklung, im Marketing oder Beratungsfirmen eingesetzt. Der Trend in den großen Unternehmen (z. B. Ernst & Young) geht immer mehr zum Bottom-up-Ansatz.

In diesem Artikel spielen wir ein Beispiel durch und gehen genauer auf die Unterschiede, Vor- und Nachteile von Top-down und Bottom-up ein.

Das Beispiel:
Deine Geschäftsführerin kommt auf dich als Projektleiter zu und sagt:
„Lass uns die gesamte Buchhaltung auf papierloses Arbeiten umstellen! Das machen doch mittlerweile alle, und wir brauchen das auch!“.

Klingt nach einem klassischen Projekt! Bevor die konkrete Planung beginnt, hast du die Auswahl zwischen dem Top-down- und dem Bottom-up-Ansatz.

Der Top-Down-Ansatz

Entscheidest du dich für den Top-down-Ansatz, wird alles „von oben“ vorgegeben, also im Beispiel von dir als Projektleitung und der Auftraggeberin. Ziele, Richtlinien, Pläne – alle Informationen werden von dir erstellt und nach unten verteilt. Du sammelst die Erwartungshaltungen der Geschäftsführerin ein (z. B. Was bedeutet genau papierlos? Bis wann soll es umgesetzt werden? Was darf es kosten?) und gibst diese strukturiert an das Projektteam weiter.

Wichtig hierbei:
Präzision! Je genauer die Erwartungen und Zielvorstellungen beim Auftraggeber eingeholt werden, desto höher sind die Erfolgschancen. Eine genaue Auftragsklärung spielt hier eine wesentliche Rolle.

Der Bottom-Up-Ansatz

Wählst du hingegen den Bottom-up-Ansatz, dreht sich die Richtung der Planung um. Hier wird von unten nach oben geplant und das Projektteam bei jedem Schritt eingebunden. Ziele werden zusammen mit dem Team erarbeitet und formuliert, Pläne werden vom Team erstellt und alle arbeiten aktiv an der Projektplanung mit. Im strengsten Fall gibt es keinerlei Anweisungen von oben.

Wichtig hierbei:
Gute Kommunikation! Entscheidungen im Team zu treffen, hat einige Vorteile (mehr dazu unten). Um effizient vorzugehen, müssen Meetings gut und strukturiert moderiert werden. Hier kannst du dir gerne einige konkrete Methoden ansehen, um deine Skills im Moderieren und in Kreativitätstechniken aufzufrischen.

Nun weißt du also, was Top-down und Bottom-up bedeutet – aber wie entscheidest du dich im Projekt „Papierlose Buchhaltung“? Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile beider Ansätze!

Vor- und Nachteile Top-down-Ansatz

Vorteile

Schauen wir zunächst auf die Vorteile vom traditionellen Top-down:

• Schnellere Entscheidungen: Beim Top-down-Ansatz entstehen Ziele und Vorgaben an einer zentralen Stelle, nämlich ganz oben. Da keine langen Diskussionsrunden oder Abstimmungsmeetings stattfinden müssen, werden Entscheidungen in der Regel schneller getroffen.
• Klare Entscheidungswege und Zuständigkeiten Alle Ergebnisse werden schrittweise nach unten in das Team gegeben, wodurch auch schnell klar wird, wer was entscheiden kann. Jeder kennt sein abgegrenztes Aufgabenfeld.
• Einfachere Durchsetzung: Da der Top-down-Ansatz historisch gesehen älter ist, sind es die meisten Mitarbeiter gewohnt, Anweisungen von oben zu erhalten. Das führt dazu, dass dieser Ansatz häufig einfacher durchzusetzen ist.

Klingt gut und strukturiert? Ist es auch – aber es gibt auch Nachteile.

Nachteile

Diese Nachteile können auftreten, wenn alles von oben vorgegeben wird:

• Eingeschränkte Kreativität: Durch die Entscheidungsmacht an einer zentralen Stelle wird nicht die volle Kreativität des Teams ausgeschöpft. Lediglich einer oder wenige entscheiden, wodurch auch nur die Ideen von wenigen einfließen können.
• Gefahr von geringer Akzeptanz: Die Mitarbeiter haben hier zunächst keinerlei Mitspracherecht, was dazu führen kann, dass die Vorgaben und Inhalte nicht akzeptiert werden. Du kannst dir bestimmt gut vorstellen: Wenn du Aufgaben erledigen musst, die du nicht magst bzw. die du ganz anders angegangen wärst, führt das zu Frustration und Demotivation.
• Gefahr von geringerem Engagement: Das Engagement der Mitarbeiter kann nachlassen, da ihre Ideen und ihr Wissen kein Einfluss haben.
• Gefahr unrealistischer Zielvorgaben: Oftmals weiß die Führungsebene nicht im Detail über die Risiken oder Vorgehensweisen der einzelnen Fachabteilungen Bescheid. Dadurch können Zielvorgaben entstehen, die unrealistisch sind und nicht eingehalten werden können.

Beispiel

Schauen wir noch einmal auf unser Beispiel der papierlosen Buchhaltung: Im Top-down-Ansatz könnte die Geschäftsführerin also sagen:

„Ich will die Umstellung in den nächsten 2 Monaten erledigt wissen.“
„Das Budget für die Umstellung auf eine papierlose Buchhaltung beträgt 10.000 €.“
„Das Projekt wird im klassischen Projektmanagement durchgeführt.“

Ganz schön straffe Vorgaben, oder? Solche Erwartungshaltungen können durch fehlendes Fachwissen entstehen, welches durch den Top-down-Ansatz viel zu spät aufgedeckt wird. Du startest das Projekt und stellst vielleicht erst nach der Projektvorbereitung fest:

• 2 Monate für die Auswahl der neuen Software, die Programmierung für unternehmensspezifische Prozesse, Schulung der Mitarbeiter und Einarbeitungsphase sind viel zu kurz!
• Für 10.000 € muss eine Marktrecherche für passende Software gemacht werden, die Softwareprogrammierung bezahlt und die Mitarbeiter geschult werden. Das geht nicht auf!
• Da das Ziel zunächst klar erscheint, startest du mit einem klassischen Projektmanagementansatz, stellst aber nach Start des Projekts fest, dass viele Prozesse in der Buchhaltung erst einmal grundlegend überarbeitet werden müssten. Und auf einmal ist gar nichts mehr klar.

Du siehst also: Der reine Top-down-Ansatz kann negative Folgen nach sich ziehen, die das Projekt unnötig in die Länge ziehen kann und wahrscheinlich auch dir bekannt vorkommen. Doch ist der Bottom-up-Ansatz besser?

Vor- und Nachteile Bottom-up-Ansatz

Vorteile

Beim Bottom-up-Ansatz sind die Projektmitarbeiter von Anfang an mit an Bord, was einige Vorteile mit sich bringt:

• Bessere Zusammenarbeit: Die Idee kann durchaus von oben kommen, aber alles andere wird von unten nach oben geplant. Das Team wird gemeinsam herausfinden, welche Deadlines angesetzt werden, wie viel das Projekt kosten wird und welche Leistungen enthalten sein werden. Dadurch entsteht eine sehr enge Zusammenarbeit.
• Höhere Identifikation und Motivation: Durch die Entscheidungen aus dem Team heraus werden sich alle (oder zumindest die meisten) Teammitglieder mehr mit dem Projektvorhaben identifizieren können. Stell dir vor, du wirst in regelmäßigen Abständen nach deiner Einschätzung und Meinung gefragt, was einen starken Einfluss auf das Projekt hat: Klar machst du dir dann über das Gesamtprojekt mehr Gedanken und bleibst motivierter am Ball.
• Höhere Flexibilität: Falls sich eine Idee als falsch erweist, muss das Team nicht lange auf neue Anweisungen von oben warten, sondern kann flexibel auf die neue Situation reagieren.
• Höhere Innovationsdichte: Durch das Zusammenspiel von mehreren Personen entstehen eine Menge kreativer Ideen, wodurch die Innovationsdichte steigt.

Das alles klingt hervorragend – aber auch hier gibt es natürlich ein paar Nachteile.

Nachteile

• Gefahr von Missverständnissen: Kommunikation birgt immer die Gefahr von Missverständnissen oder sogar Konflikten. Je mehr Menschen an einer Idee beteiligt sind, desto mehr Interpretationsspielraum gibt es.
• Intransparentere Entscheidungswege: Was tun, wenn keine Entscheidung in einem Meeting getroffen werden kann, weil man sich nicht einig wird? Durch die fehlenden Entscheidungswege entlang einer Hierarchie kann es zu Unsicherheit und fehlender Durchsetzungskraft kommen.
• Ineffizienter bei fehlendem Überblickswissen: Was, wenn Entscheidungen getroffen werden müssen, obwohl der Überblick fehlt? Können alle „ganz unten“ wirklich den Überblick über die Gesamtsituation haben?
• Risiko für Fehlentscheidungen: Indem die Entscheidungsmacht an Team(s) gegeben wird, wird auch ein höheres Risiko für Fehlentscheidungen eingegangen.
• Hoher Koordinationsaufwand: Viele Entscheidungsträger, viele Instanzen, viel Kommunikation – das bringt einen hohen Aufwand mit sich.

Beispiel

Auch hier lohnt sich wieder ein Blick auf das Beispiel: Nachdem die Idee der papierlosen Buchhaltung entstanden ist, findet gemäß Bottom-up mit dem gesamten Projektteam das Kick-off-Meeting statt, in dem Zeit, Kosten und genaue Leistung festgelegt werden sollen. Im Team wird in diesem Meeting entschieden:

„Wir brauchen mindestens 24 Monate für die Umstellung, da die Buchhaltung an sich bereits komplex ist.“
„Unter 300.000 € ist das Projekt nicht zu bewerkstelligen.“
„Wir legen uns noch nicht auf einen Projektmanagementansatz fest. Das entscheiden wir später.“

Du merkst schon: Das ist auch nicht ideal! 24 Monate erscheinen dir als Projektleiter als viel zu lang, das Budget ist definitiv zu hoch, und der fehlende Projektmanagementansatz wird allen früher oder später auf die Füße fallen.

Aber wie sieht die ideale Lösung aus?

Top-down und Bottom-up: Auf den Mix kommt es an

Du weißt bereits: Der Trend in vielen Unternehmen geht in Richtung Bottom-up. Das heißt allerdings nicht, dass alle Prozesse einen komplett reinen Bottom-up-Ansatz umsetzen. Wie so häufig gilt es, das Beste aus beiden Welten herauszupicken und sinnvoll zu vereinigen. Wie kann das genau aussehen?

In der Regel wird das Budget und eine grobe erste Zeitplanung im Top-down von oben vorgegeben. Detailliertere Pläne entstehen anschließend im Bottom-up. Anders ausgedrückt:

• Geht es um das große Ganze, beispielsweise die Finanzierungsplanung, sollte somit eher auf den Top-down-Ansatz zurückgegriffen werden.
• Wenn jedoch Fachwissen und hohe Kreativität gefragt ist, dann bietet der Bottom-up-Ansatz mehr Vorteile.

Du kannst auch gern gegenseitige Prüfungsintervalle einbauen, indem du die Vorgaben von oben zunächst von unten prüfen lässt und in einer Feedbackschleife wieder nach oben zurückgibst.

In unserem Buchhaltungsprojekt könnte eine Mischform so aussehen:

Beispiel:
Die Geschäftsführerin gibt die Idee der papierlosen Buchhaltung an dich weiter und bittet dich zunächst, eine kurze Zusammenstellung der groben Phasen des Projekts zusammen mit dem Team zu erstellen. Darauf aufbauend legt die Geschäftsführerin das Budget auf 75.000 € fest und gibt dir eine Deadline für die nächsten 6 Monate. Die Schulungen der Mitarbeiter können aber nach Bedarf auch länger andauern. Zusammen mit dem Team erarbeitest du nun in einem agilen Ansatz, wie die Details der Projektphasen aussehen und konkrete Arbeitspakete werden definiert.

Wenn du mehr darüber wissen willst, können wir dir das Buch Believe In People: Bottom-Up Solutions for a Top-Down World  von Charles Koch empfehlen. Darin wird der Ansatz viel weitgehender betrachtet und das Thema Vertrauen in Mitarbeiter beleuchtet.

Fazit

Bei der Wahl zwischen Top-down-und Bottom-up-Ansätzen geht es darum, mit Fingerspitzengefühl die richtige Balance zu finden. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile – siehe oben. Welcher der bessere Weg zum Erfolg ist, hängt von den spezifischen Anforderungen im Unternehmen bzw. Projekt ab. In der Regel eignet sich ein Top-down Ansatz besser für größere Projekte mit einer klaren Hierarchie und festen Vorgaben. Bottom-up hingegen bietet eine höhere Flexibilität und fördert die Kreativität des Teams.

Letztendlich lautet die Aussage wie so oft: Es kommt auf den Einzelfall an!

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