Auf einen Blick
Dieser Artikel zeigt, wie die 5S-Methode im Büro zur Organisation des eigenen Schreibtischs eingesetzt werden kann. Die 5S-Methode kommt häufig Produktionsbetrieben und Werkstätten zum Einsatz, um Arbeitsplätze sauber, übersichtlich und sicher zu gestalten.
Deine Tastatur knirscht wegen der vielen Kekskrümel, deinen Locher findest du nach langer Suche unter dem Schreibtisch, und irgendwie scheinen IMMER deine Kugelschreiber auf magische Weise zu verschwinden? Willkommen im Club der meisten Schreibtischtäter!
Du liebst das Chaos und siehst keinen Grund, daran etwas zu verändern? Kein Thema – die Wahl liegt bei dir. Wer allerdings zumindest einen Hauch mehr Ordnung haben möchte, der sollte weiterlesen!
Was ist die 5S-Methode?
Ursprünglich kommt die Methode aus dem Produktionsbereich, genauer gesagt: von Toyota. Die Grundfrage? Wie können Arbeitsplätze sauber, übersichtlich und sicher gestaltet werden?
Wer beim Renovieren schon mal in einen Nagel getreten ist oder einen Farbeimer umgeworfen hat, kann sich sicher in den Wunsch nach mehr Ordnung hineinversetzen. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz macht oft nicht nur produktiver (weil du nicht minutenlang nach dem richtigen Bohrer suchen musst), sondern senkt auch die Wahrscheinlichkeit von Arbeitsunfällen (Nagel im Fuß – nein danke!)
Dafür stehen die 5S:
- Seiri: Unnötiges aussortieren und wegwerfen.
- Seiton: Alles ordnen und an einen festen Platz legen.
- Seiso: Den Arbeitsplatz säubern und zum Glänzen bringen.
- Seiketsu: Den neuen Stand zum Standard machen.
- Shitsuke: Diszipliniert sein und regelmäßig dranbleiben.
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Die 5S-Methode im Büro
Viele Projektmanager arbeiten mit Computermaus statt Hammer, und das gefährlichste Werkzeug sind scharfe Kanten am Stapel Kopierpapier. Ist die 5S-Methode im Projektmanagement deshalb überflüssig? Absolut nicht! Oder wie oft hast du schon den Tacker gesucht oder dich über Fettflecken auf einem wichtigen Dokument geärgert?
Keine Frage: Ordnung und Sauberkeit klingt nicht sonderlich cool, lässt dich aber besser arbeiten. Du musst seltener nach Gegenständen suchen, Aufgaben werden schneller erledigt und es geht weniger verloren. Schöner Bonus: Solltest du mal nicht da sein, kann dein Platz von einem Kollegen genutzt werden, ohne dass dieser sich durch zentimeterdickes Chaos wühlen muss.
Wie also kannst du die 5S-Methode im Büro einsetzen? Die folgenden Abschnitte beschreiben sie Schritt für Schritt:
Strukturiert und fokussiert im Projektalltag – aber wie?
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Mit der 5S-Methode in 5 Schritten zum aufgeräumten Schreibtisch
Seiri – Sort – Sortieren
Auf geht’s: Bring dich innerlich in den „Aussortier“-Modus und räume alles weg, was du auf deinem Schreibtisch nicht dringend täglich brauchst. Der beste Ansatz: Zuerst alles runter vom Tisch! Wähle dann eine von drei Kategorien:
- Zurück kommt nur das, was du wirklich auf der Oberfläche benötigst, das sind die wichtigsten Dinge. Beispiele: Tastatur, Wasserglas, Familienbild vom letzten Italien-Urlaub.
- Müll und nicht mehr benötigter Kram fliegt sofort weg. Beispiele: Papier vom letzten Schokoriegel, Flyer vom Fitnessstudio.
- Seltener benötigte Dinge (Ladegerät für das Telefon, Tacker, Schere …) können zunächst in Boxen zwischengeparkt oder direkt in eine Schublade geräumt werden.
Seiton – Set in Order – Systematisieren
Die Grundordnung ist schon einmal vorhanden, und deine Schreibtischoberfläche sollte sich deutlich übersichtlicher anfühlen. Trotzdem bist du noch ein gehöriges Stück vom Zielbild entfernt.
Der nächst Schritt: Jeder Gegenstand erhält einen festen Platz. Also selbstverständlich nur, was im letzten Schritt in Kategorie 1 gelandet ist: die ständig benötigten Gegenstände. Dinge wie Tastatur, Maus und Bildschirm werden vermutlich schon immer an ihrem festen Platz gelegen haben – nämlich dort, wo es ergonomisch am sinnvollsten ist.
Zusätzlich gibt es aber einige in der Regel bewegliche Gegenstände: vielleicht ein Stift oder ein Notizblock. Es hat sich bewährt, diesen einen festen, gemeinsamen Bereich auf dem Schreibtisch zuzuweisen. So bleibt der größte Teil des Schreibtisches leer. Wenn du diesen Bereich und die einzelnen Plätze geschickt wählst, kannst du außerdem die Bewegungsabläufe zum Ablegen und Wiederaufnehmen optimieren. Bald geht alles wie im Schlaf und du musst nicht mehr minutenlang den Stift suchen.
Wird ein Gegenstand nicht benötigt, sollte er zurück an seinen Platz. Echte 5S-Enthusiasten markieren die Plätze aller Gegenstände sogar mit Klebeband oder Klebepunkten.
Selbstverständlich sollten auch die Gegenstände aus der zweiten und dritten Kategorie nicht einfach durcheinander in eine Schublade geworfen werden. Auch hier bietet es sich an, zu systematisieren und den Dingen feste Plätze zuzuweisen. Auch hier wieder optimiert gemäß der Häufigkeit, mit der sie benötigt werden.
Seiso – Shine – Säubern
Für manche der einfachste, für andere der schwierigste Schritt: Hier wird geputzt, poliert, geschrubbt. Am Ende sollte eine saubere Schreibtischoberfläche und im Idealfall auch ein Bildschirm ohne Fingerabdrücke sowie eine Tastatur ohne Chipskrümel stehen. Du bist besonders fleißig? Dann reinige auch nicht so häufig benutzte Gegenstände wie Tacker oder Locher.
Wenn du das geschafft hast, kannst du dir schon mal auf die Schulter klopfen – eine Grundordnung wurde hergestellt! Jetzt gilt es, diese dauerhaft zu bewahren.
Seiketsu – Standardize – Standardisieren
Wie oft räumen wir auf, nur um uns zwei Wochen später zu fragen, warum schon wieder alles so chaotisch aussieht? Die 5S-Methode im Büro will dem vorbeugen. Der erste Schritt ist das Standardisieren:
- Mache z. B. ein Foto von deiner wunderbar aufgeräumten Schreibtischoberfläche – zur Erinnerung für später.
- Trage dir Erinnerungen im Kalender ein, wann du deinen Schreibtisch aufräumen willst. Beispiel: Täglich kurz vor Feierabend wird die Oberfläche aufgeräumt, 1x pro Woche wird geputzt, 1x pro Monat wird geprüft, ob alles noch immer an seinem Platz liegt.
Klingt aufwändig, wird dir aber bald in Fleisch und Blut übergehen. Und damit sind wir beim letzten Schritt:
Shitsuke – Sustain – Selbstdisziplin üben und ständig verbessern
Hauruck-Aktionen sind super und können unheimlich befriedigen, keine Frage. Doch die größte Herausforderung ist es doch wie so oft, den neuen Status aufrecht zu erhalten. Du hast Erinnerungen im Kalender stehen? Super! Aber hältst du sie auch immer ein? Das ist eine ganz andere Frage.
Dieser letzte Schritt ist mehr eine Einstellung als eine konkrete Aufgabe. Kernpunkt ist immer, die Ordnung beizubehalten und nach weiteren Verbesserungen zu streben.
Beispiele:
- Kannst du vielleicht die Prinzipien auf andere Teile deiner Arbeit übertragen, z. B. auf die Ordnung auf deinem Computer? Oder deinen Bereich in der Kaffeeküche?
- Schaffst du dir Routinen, um dauerhaft beim aufgeräumten Schreibtisch zu bleiben?
Fazit
Die 5S-Methode im Büro? Ja, auch da geht! Auch wenn die Methode meist in Produktionsbetrieben und Werkstätten zum Einsatz kommt, eignet sie sich auch hervorragend für Arbeitsplätze im Büro. Sortieren, Systematisieren, Säubern: Mit diesen drei ersten Schritten schaffst du die Basis. Indem du die Ordnung standardisierst und eine Prise Selbstdisziplin dazu gibst, wirst du zum Meister der Schreibtisch-Ordnung!
