Auf einen Blick
Produktiv in den Tag starten statt Zeit bis zum Mittag zu vergeuden: Mit Hilfe einfacher Techniken gelingt es, deinen Tag zu strukturieren und mit weniger Ablenkung mehr zu schaffen. Wie das geht, erfährst du in diesem Artikel.
Ein typischer Morgen
Wie sieht dein üblicher Morgen im Büro aus?
Ich sage dir, was andere Menschen tun.
Und das sieht häufig so aus:
- Betreten des Büros
- Hochfahren des Rechners
- Holen einer Tasse Kaffee
- Lesen der neuen Emails
- Aussortieren der Emails
- Beantworten von Emails
- Abarbeiten von Aufgaben, die sich aus Emails ergeben
Ups … schon eine Stunde vergangen? Und noch nichts geschafft? Stattdessen gibt es ein Problem in einem deiner Teilprojekte, ein von dir erstellter Bericht muss noch einmal korrigiert werden und bei dir landet eine Beschwerde über ein Teammitglied auf dem Tisch, das Zuarbeiten nicht leistet. Und um alles musst du dich kümmern.
Nachdem du diese Themen abgearbeitet hast, ist schon beinahe Mittag.
Und nun?
Strukturiert und fokussiert im Projektalltag – aber wie?
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Die negativen Auswirkungen
Hast du jetzt Lust auf Aufgaben, die von dir als Projektleiter auch erwartet werden? Auf den neutralen Blick auf Projektrisiken und Status der Zielerreichung? Vermutlich nicht. Ist ja gerade nicht so wichtig. Es warten die aktuellen Probleme auf dich.
Wenn du so immer arbeitest, garantiere ich dir, dass es IMMER scheinbar wichtigere Dinge geben wird. Emails suggerieren dir eine Dringlichkeit, die oft gar nicht gegeben ist.
Emails sind ein absoluter Produktivitätskiller. Auch wer mit großen Vorsätzen am Morgen ins Büro geht, der wird von Emails häufig überwältigt, die zunächst scheinbar höhere Priorität haben.
Doch was passiert eigentlich?
Das Email-Programm übernimmt die Kontrolle über deinen Arbeitstag. Statt dich um die Dinge zu kümmern, denen du Priorität einräumen wolltest, drängen sich nun die Emails in den Vordergrund und erwarten prompte Erledigung.
Das muss doch besser gehen!
Hier kommt nun der Tipp, was du sofort ab morgen anders machen kannst. Und der ist so simpel!
Hier kommt er, tadaaaaaa:
Übernimm die Kontrolle!
Ignoriere dein Email-Programm für mindestens die erste Stunde deiner Arbeitszeit.
Wirklich!
Ich nenne sie auch die „heilige Stunde“.
Stattdessen tue folgendes:
- Definiere am Vorabend, was du gleich am nächsten Morgen geschafft bekommen möchtest. Manche Dinge lassen sich ausgeruht und mit freiem Kopf viel besser erledigen. Und den freien Kopf hast du garantiert, wenn du eben nicht deine Emails gleich zu Beginn liest.
- Versuche, dir Freiraum zu schaffen: Der große Vorteil vom Nicht-Lesen der Emails wird teilweise wieder zunichte gemacht, wenn du stattdessen alle Probleme deiner Kollegen auf den Tisch bekommst. Wenn möglich, zieh dich zurück!
- Erledige die geplante Aufgabe. Oder zumindest soviel davon, wie du schaffst. Und konzentriere dich nur darauf.
- Priorisiere deine Aufgaben und organisiere den Tag: Was steht heute sonst noch an? Was willst du heute schaffen?
Ergebnis:
Du kannst ohne Ablenkung wichtige Punkte erledigen und gehst mit dem guten Gefühl in den Tag,
a) schon etwas geschafft zu haben und
b) gut aufgestellt und geplant den weiteren Tag anzugehen.
Und weißt du was?
Es wird noch nicht einmal jemand merken, dass du dich scheinbar „verspätet“ um die Emails gekümmert hast. Was ist schon eine Stunde? Andere kommen auch eine Stunde später ins Büro.
Für dich kann diese Stunde jedoch Gold wert sein!
Du übernimmst wieder die Kontrolle über deinen Arbeitstag, statt sofort auf Einflüsse von außen zu reagieren. Und das hat einen enormen Effekt auf deine Stimmung und den Rest des Tages. Statt dich sofort ablenken zu lassen, priorisierst du, welche Aufgaben wichtig sind. Und welchen du zuerst deine Aufmerksamkeit schenken willst. Und das ist das, was erfolgreiche Menschen tun!
Probier es aus! Am besten gleich morgen!
Aus meiner Sicht ist es nicht möglich, die E-Mail am Tagesanfang zu ignorieren. Es kommt häufig vor, gerade bei internationalen Projekten mit Zeitverschiebung, dass noch weitere Infos eingegangen sind, die für die Erledigung meiner Tagespriorität wichtig sind. Daher muss ich zunächst meine E-Mails chekcen um zu sehen, ob noch relevante Infos eingegangen sind. Aber auch nur dafür; alles andere wird dann später bearbeitet (unter Beachtung der Zei-Minuten-Regel).
Hallo Carsten,
vielen Dank für deinen Kommentar :-)
Super, das klingt sehr organisiert! Nicht alle können das so konsequent umsetzen ;-)
Du hast Recht: Nicht in allen Situationen lässt sich die Methode anwenden. In vielen Fällen jedoch schon. Vor allem weil nicht das Ziel ist, die Emails komplett zu ignorieren. Es geht lediglich um ein klitzekleines Hinausschieben, um am Morgen mit freiem Kopf wichtige Themen angehen zu können.
Viele Grüße, Andrea