Papierloses Büro hin oder her: Viele von uns mögen es, schnell eine To-do-Liste per Hand zu erstellen, sei es auf der Rückseite eines Dokuments oder auf einem Post-it. Du magst es etwas schöner und aufgeräumter? Dann ist die To-do-Liste zum Ausdrucken genau das Richtige für dich.
Hinweis:
Dieser Artikel ist keine Werbung dafür, unnötig Papier zu verwenden oder das ultimative Zeitmanagement-System mit einer simplen To-do-Liste aufzubauen. Dieser Artikel ist für alle diejenigen, die es lieben, mit Zettel und Stift Struktur in ihren Alltag zu bringen. Für alle anderen gibt es unzählige Systeme und Apps, die deutlich flexibler sind.
Papierverschwendung?
Jeden Tag eine To-do-Liste auf Papier? Da kommt über das Jahr so einiges zusammen. Wir benutzen daher gern die Rückseiten von Fehldrucken, zugeschickten (unwichtigen) Dokumenten, oder von Dokumenten, deren Original wir nach dem Einscannen nicht mehr benötigen. Das funktioniert übrigens nicht nur per Hand sondern auch mit den meisten Druckern – selbst wenn das Papier gefalzt ist.
Warum eine To-do-Liste?
Kennst du das auch? Du hast echt viele Dinge im Kopf, die du noch erledigen musst, und am Ende des Tages fällt dir auf, dass du doch einiges vergessen hast. Frustrierend, oder? Eine To-do-Liste kann dabei helfen, nichts zu vergessen. Das sind ihre Vorteile:
- Mehr Überblick: Zunächst einmal behältst du den Überblick über anstehende Aufgaben. Sobald du sie aufschreibst, erhältst du einen Überblick und es fällt dir leichter, Prioritäten zu setzen.
- Orientierung und Fokus: Statt Wirrwarr im Kopf weißt du genau, welche Themen als nächstes wichtig sind. Besonders an hektischen Tagen ist es schön, sich an einer Liste entlang hangeln zu können.
- Freier Kopf: An einmal notierte Aufgaben musst du nicht ständig denken oder dich fragen, ob du etwas vergessen hast. Das gibt dir mehr Freiheit im Kopf und lässt dich entspannter arbeiten.
- Erfolgserlebnisse: Wer setzt nicht gern einen Haken an eine erledigte Aufgabe? Jeder abgehakte Task ist ein kleines Erfolgserlebnis, das zum Weitermachen motiviert.
Kurz gesagt: Eine To-do-Liste ist ein einfaches Hilfsmittel, um deinen Alltag zu organisieren und produktiver und stressfreier zu arbeiten.
To-do-Listen kritisch betrachtet
Aber seien wir mal ehrlich … so eine To-do-Liste kann wirklich nicht alle Probleme lösen – und das muss sie auch gar nicht! Wie immer ist es wichtig, ein Werkzeug so einzusetzen, dass es seine Stärken ausspielen kann und keine Wunderdinge zu erwarten.
In diesem Artikel haben wir ausführlich beschrieben, warum To-do-Listen nicht funktionieren. All diese Gründe gelten nach wie vor – und trotzdem haben To-do-Listen zum Ausdrucken eine Daseinsberechtigung, wenn du dir der Einschränkungen bewusst bist.
Du suchst das ultimative Selbstmanagement-System wiederkehrenden Tasks, Review-Terminen, kurz- und langfristigen Zielen und Reviews? Dann ist eine simple To-do-Liste nicht das Richtige für dich. Falls du jedoch kleines Hilfsmittel suchst, um im Alltag einen freien Kopf zu behalten, kann eine To-do-Liste hilfreich sein.
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So nutzt die To-do-Liste zum Ausdrucken am besten
Wie genau du die Liste am besten nutzt, hängt von deinem Anwendungszweck ab:
- Möchtest du täglich eine neue To-do-Liste erstellen?
- Oder ist deine To-do-Liste eher ein allgemeines Dokument, dass dich über einen längeren Zeitraum begleitet?
- Möchtest du mit der Reihenfolge der Aufgaben direkt eine Priorität abbilden?
- Möchtest du gleichzeitig eine Art Tages- oder Wochenplan erstellen?
Du siehst: Je nach Zielbild sollte eine To-do-Liste unterschiedlich aufgebaut sein und wird auch unterschiedlich genutzt.
Falls du jeweils eine To-do-Liste pro Tag anlegen möchtest, kannst du wie folgt vorgehen:
- Die To-do-Liste zum Ausdrucken solltest du … nun ja … ausdrucken! Damit ist der erste Schritt erledigt.
- Fülle die Liste am besten am Abend für den Folgetag aus oder direkt am Morgen. Notiere alle anstehenden Aufgaben.
- Vergib Prioritäten und markiere die wichtigsten Aufgaben. Dir fällt das Priorisieren schwer? Dann schau mal hier oder hier nach.
- Lege die Liste auf deinen Schreibtisch, sodass du sie immer im Blick hast.
- Wähle die Aufgabe mit der höchsten Priorität und bearbeite sie, möglichst ohne Multitasking. Als Ergänzung kannst du Methoden wie die Pomodoro-Technik oder Timeboxing einsetzen.
- Aufgabe erledigt? Dann gibt’s einen Haken oder ein Kreuz – perfekt! Alternativ kann sich auch das Durchstreichen einer Aufgabe sehr befriedigend anfühlen.
- Am Abend bist du hochzufrieden, weil du die Tasks der Liste abgearbeitet hast.
Nun gibt es in diesem Idealbild natürlich einige Stolperfallen. Was ist zum Beispiel, wenn deine To-do-Liste ständig wächst? Oder dir direkt übel wird, weil du viel zu viele Aufgaben auf der Liste siehst? Lass dir gesagt sein: Das ist ganz normal. Im folgenden Abschnitt haben wir ein paar Tipps für dich, wie du die To-do-Liste effektiv einsetzt.
Weitere Ideen und Tipps
So holst du das Maximum aus deiner Liste heraus:
- Nicht zu viel: Begrenze die Anzahl der Aufgaben auf deiner Liste, beispielsweise auf 10 Einträge. Das fühlt sich übersichtlich an und enthält bereits eine erste Priorisierung. Du hast deutlich mehr Aufgaben? Dann überlege, ob du eine weitere Liste anlegst. Klingt umständlich? Ist es auch – eine To-do-Liste kann nun einmal nicht alles leisten.
- Prioritäten setzen: Markiere die wichtigsten Aufgaben auf deiner Liste mit einer auffälligen Farbe oder einem Sternchen. So stellst du sicher, die wirklich wichtigen Dinge zuerst zu bearbeiten. Alternativ kannst du mit „Muss“- oder „Kann“-Hinweisen arbeiten.
- Zeitrahmen festlegen: Falls manche Aufgaben einen bestimmten Zeitrahmen in Anspruch nehmen, kannst du sie direkt in deinem Kalender einplanen und möglichst ungestört und ohne Ablenkung daran arbeiten. Du siehst: To-do-Listen lassen sich auch mit anderen Methoden wie Timeboxing gut kombinieren.
- Kategorien anlegen: Du hättest gern eine Liste für Privates und Berufliches? Dann kannst du mit Kategorien oder Spalten arbeiten, um den Überblick zu behalten.
- Einfach halten: Kategorien, Prioritäten, Icons, Notizen … wenn deine Liste bunt und unübersichtlich aussieht, hast du es übertrieben und verlangst zu viel von einer einfachen To-do-Liste. Manchmal ist weniger mehr!
- Belohnungen einbauen: Ein schöner Bonus sind kleine Belohnungen für erledigte Aufgaben. Das motiviert und gibt dir ein gutes Gefühl, wenn du etwas geschafft hast.
- Tägliche Überprüfung: Nimm dir am Ende des Tages kurz Zeit, um zu überprüfen, was du alles erledigt hast und was noch offen ist. So startest du am nächsten Tag direkt durch.
Aus meiner Praxis:
Ich persönlich mag To-Do-Listen auf Papier. Täglich all meine Aufgaben abzubilden würde jedoch mittels To-Do-Listen viel zu unübersichtlich und ich nutze deshalb mehrere Kanban-Boards. To-Do-Listen auf Papier kommen allerdings häufig dann zum Einsatz, wenn ein Einzelvorhaben wenig komplex ist oder sich ein komplexes Projekt oder eine komplexe Aufgabe dem Ende neigt und die letzten Schritte mit wenigen Punkten auf einer Liste abgebildet werden können. Die Befriedigung beim händischen Abhaken ist dann enorm. Für mich dient die To-Do-Liste damit weniger der Strukturierung meiner Arbeit, sondern der Motivation und der Fokussierung.
Dr. Alexander Blumenau
Fazit
Sind To-do-Listen das beste Werkzeug für effektives Zeitmanagement? Nein, das wäre eindeutig zu viel verlangt. Können sie dabei helfen, etwas mehr Ordnung und Struktur zu schaffen? Absolut! Falls du auf der Suche nach To-do-Listen zum Ausdrucken bist, dann wirst du hier fündig.
Wir haben nicht nur eine To-do-Liste zum Ausdrucken für dich, sondern gleich mehrere. Der Grund liegt auf der Hand und wurde vorher bereits erwähnt: Jeder hat unterschiedliche Ziele und Vorlieben. Das Paket enthält 14 simple To-do-Listen, die unterschiedlich aufgebaut sind. Manche sind „nur“ Listen, andere wurden kombiniert mit einem Tagesplaner und Raum für Notizen. Wähle einfach für dich aus, was sich am besten anfühlt und probiere gern unterschiedliche Varianten aus.
