Von E-Mail-Flut zum leeren Posteingang in unter 30 Minuten [Gastartikel]

Kennst du diese Situation:
Du kommst entspannt aus dem Urlaub zurück.
Beim ersten Blick in deine E-Mails fühlst du dich überwältigt.
Wie sollst du mit dieser E-Mail-Flut umgehen, die sich in den zwei Wochen angesammelt hat?

Das muss nicht sein. Denn der Prozess zum leeren Posteingang kann sehr zügig gehen, wenn du einige Dinge dabei beachtest.

Erfahre in meinem Selbsttest, ob und wie ich meine E-Mail Inbox nach 2 Wochen Strand wieder leer bekommen habe.

Ich mache gleich den Selbsttest und werde dir in diesem Artikel davon berichten.

Ich bin gestern aus dem Urlaub zurückgekommen. Den Tag habe ich noch entspannt ausklingen lassen, um möglichst entspannt in die Arbeitszeit zu starten. Denn entspannt arbeitet unser Gehirn viel besser und fokussierter, und wir springen weniger zwischen den Aufgaben hin und her.

Meine aktuelle Situation im E-Mail-Postfach nach 14 Tagen Urlaub:

• Ich habe noch gut 50 E-Mails im Posteingang.
• 11 Mails davon sind ungelesen (Da ich auch im Urlaub immer mal in meine Mails geschaut habe. Über einige Mails habe ich drüber gelesen, weil sie doch wichtig schienen oder weil ich neugierig war).
• Im gleichen Urlaubs-Zeitraum habe ich gut 50 E-Mails schon gelöscht. Auch wenn ich eigentlich noch weniger in meine Mails schauen wollte, ist es natürlich empfehlenswert gleich zu löschen, wenn man schon mal dabei ist. Denn jede Mail die gelöscht ist, muss ich jetzt nicht noch einmal anschauen ;-)

Meine E-Mail-Postfach-Challenge

• Ich starte jetzt meine Stoppuhr, um zu sehen, wie lange das Durcharbeiten dauert.
• Mein Ziel: In 20 Minuten eine komplett leere Inbox zu haben! (bin selbst gespannt, ob das klappt)

Wie lange bist du normalerweise damit beschäftigt, bis dein E-Mail Postfach halbwegs abgearbeitet ist?

Mein E-Mail-Postfach-Ergebnis

Ich habe genau 30 Minuten gebraucht. Ok, das ist etwas länger, als ich mir vorgenommen hatte, aber ich finde, um nach dem Urlaub wieder eine komplett leere Inbox zu haben, ist das doch ganz gut, oder?

Wie ich es gemacht habe, erzähl ich dir natürlich auch hier noch.

Meine 4 Optionen Methode

Im Grunde ist es ganz einfach, wenn du dich bei jeder Mail fragst, welche der 3 bzw. 4 Optionen die richtige ist:

A) Löschen / Archivieren

Löschen ist klar  ;-) und das Archivieren sollte so simpel wie möglich sein. Ich habe ca. 20 Mails gelöscht und nochmal 10 direkt archiviert.
In Gmail aber auch vielen anderen Mail-Programmen gibt es einen Button fürs Archivieren, und die Mails kommen dann in einen bestimmten Ordner (z.B. bei Thunderbird), oder haben einfach nicht mehr das Label „Posteingang“ (in Gmail).

Per Suchfunktion finde ich jede Mail sehr schnell wieder und spare mir so die Zeit, alles in Unterordner zu verschieben.

B) Bearbeiten / kurz beantworten

Bearbeite die Mail nur, wenn das weniger als 2 Minuten dauert. Ich habe mich z.B. für Webinare angemeldet, kurze Antworten geschrieben, Termine in den Kalender getragen etc. und in den meisten Fällen die Mail danach direkt gelöscht.

C) Terminieren

Wenn die Aufgaben länger als 2 Minuten dauern, solltest du sie auf deine Todo-Liste setzen, um die Aufgaben dann konzentriert abzuarbeiten. Ich nutze hierfür die Verknüpfung zu meinem Asana-Board.  Dafür leite ich die jeweilige Mail an eine spezifische Adresse meines Asana-Boards weiter, und sie erscheint dann dort als Aufgabe. Ich habe 7 Mails so an mein Asana-Board weitergeleitet und kann sie dort priorisieren und bearbeiten.

Wenn du Outlook nutzt, gibt es einen guten Artikel der zeigt, wie man in Outlook Mails in Aufgaben umwandelt.

Nur wenn du das Sortieren vom Bearbeiten trennst, kannst du Blöcke von gleichen Tätigkeiten zusammenfassen oder Aufgaben zu bestimmten Zeiten erledigen.
Nämlich dann, wenn sie dir leichter fallen.

D) Delegieren

Diese Option gibt es natürlich nicht für jeden. Also hast du vielleicht nur 3 Optionen, was das Auswählen noch leichter macht.

Zusatz-Tipps gegen die E-Mail-Flut: Was ich dir außerdem rate, weil es einfach Sinn macht ;-)

1. Ablenkung abschalten

Alle anderen Webseiten schließen und nur das E-Mail Programm und deinen Kalender geöffnet lassen. Multitasking ist Produktivitätskiller Nr. 1 – das weißt du vielleicht schon. Aber auf lange Sicht senkt Multitasking sogar den IQ weil wir uns nicht mehr länger auf eine Sache konzentrieren.

Ich finde es ganz praktisch, ein Vorschaufenster anzuzeigen, so dass ich die Mail direkt sehen kann und nach dem Löschen oder Archivieren gleich die nächste angezeigt wird.

2. Zeit limitieren

Timer stellen, denn mit dem Ansporn es in kurzer Zeit zu schaffen, wirst du dich noch besser auf diese Aufgabe konzentrieren.

Ich hatte in einem Moment den Impuls, eine längere Antwort zu schreiben.  Dann habe mich an meinen Timer erinnert und die Aufgabe lieber auf meine Todo-Liste gesetzt.
Natürlich könnte man es auch mit einem fixen Zeitfenster von 20 Minuten machen und dann einfach so viele Mails bearbeiten, wie man in der Zeit schafft.
Wenn man das jeden Tag so macht, ist man auch schnell beim leeren Posteingang angekommen.

3. Prioritäten setzen

Es geht im ersten Schritt nicht ums Abarbeiten aller Aufgaben, die in den E-Mails stecken, sondern ums Sichten, Sortieren und überlegen, was zu tun ist. Braucht die Aufgabe etwas Zeit, dann kommt sie auf die Todo-Liste. Ich nutze hierfür zur Zeit Asana.

Das wichtigste ist: Bleib dabei, erstmal zügig die Mails durchzugehen, und verfange dich nicht in einzelnen Aktivitäten.

Konkret heißt das bei mir zum Beispiel, dass ich aus der wöchentlichen  Zusammenfassung meiner Google Alerts nicht alles sofort lese, sondern die interessanten Links öffne und mit getpocket.com bookmarke. Dann kann ich sie später, wenn ich in einer Lesestimmung bin (meist am iPad), lesen und auf Social Media teilen.  Lesenswerte Blogartikel, auf die ich in Newslettern stoße, speichere ich mir ebenfalls auf diese Art für später und unterbreche nicht meinen E-Mail-Flow.

4. Der Reihe nach ALLE Mails durcharbeiten

Wir tendieren dazu, wenn es schnell gehen soll, uns nur um die vermeintlich „wichtigen“ Dinge zu kümmern. Das heißt, uns nur die Mails rauszusuchen, die in dem Moment wichtig erscheinen.

Aber:

1. Erstens kann man das gar nicht immer so sicher sagen, wo sich vielleicht doch eine tolle Chance hinter verbirgt und
2. Zweitens verstopfen alle anderen Mails, die dann liegen bleiben, sofort wieder das Postfach.
   Am Ende liest man doch noch zwei- oder dreimal drüber und hat viel mehr Zeit damit verbraucht, als die Mail einfach gleich mit zu bearbeiten.

Ich bin also einfach ganz stumpf jede E-Mail nacheinander durchgegangen und bin erst nach deren Löschen oder Archivieren zur nächsten Mail übergegangen.

5. Über ein leeres Postfach freuen

Wenn du dich ohne Ablenkung durch dein Postfach gearbeitet hast, ist dein Gehirn ganz schön gefordert gewesen. Freu dich und gönn dir eine Minute Verschnaufpause auf dem Balkon oder mit dem Blick aus dem Fenster. Ansonsten könnte die Gefahr groß sein, dass du zur Kompensation der ganzen konzentrierten Arbeit nun erstmal auf Facebook herum surfst, und das wäre doch kontraproduktiv oder?

Nach einer kleinen Pause sitze ich jetzt natürlich gerade an diesem Blogartikel hier und ich hoffe, dass er dir was bringt.

Ich freue mich über Rückmeldung, wie du das nach dem Urlaub so machst!

Und jetzt bekämpfst du deine E-Mail-Flut

Wenn ich nicht mal 30 Minuten gebraucht habe, um nach dem Urlaub ein leeres Mail-Postfach zu haben, schaffst du das auch. Ich gehe hier übrigens nach der „Inbox Zero“ Methode vor. Wenn die für dich interessant erscheint, lade dir hier meine kostenlose Anleitung herunter, um generell weniger Zeit mit deinen E-Mails zu verbringen und in den Genuss einer übersichtlich leeren E-Mail-Inbox zu kommen.