Projektsteuerung: Das Schiff in den sicheren Hafen steuern

Zusammenfassung für Eilige:
Die Projektsteuerung findet während der Umsetzungsphase eines Projekts statt. Zielstellung der Projektsteuerung ist das Lenken des Projekts, sodass Termine, Kosten und die Qualität möglichst nah am vorher erstellten Projektplan bleiben.

Es brummt im Projekt und das Schiff muss „nur“ noch in den sicheren Hafen gelenkt werden? Nichts leichter als das – oder?

Die Realität sieht oft anders aus: Das entspannte Gefühl nach der Projektplanung mit einem positiven Zukunftsblick wird überlagert von kleineren bis hin zu projektgefährdenden Problemen. Ob Konflikte im Team, verzögerte Lieferungen, unerwartete Hürden oder mangelnder Projektfortschritt: Einem Projektleiter wird während der Projektumsetzung garantiert nicht langweilig. Apropos Projektfortschritt: Woher weißt du überhaupt, wie weit dein Projekt fortgeschritten ist und ob alles laut Plan läuft?

Solche Antworten geben Methoden der Projektsteuerung. Wendest du sie an, weißt du nicht nur, wie es um dein Projekt bestellt ist, sondern auch, an welchen Stellen du das Steuerrad herumreißen musst, um Klippen zu umschiffen und den richtigen Hafen zu erreichen, der dein Ziel ist.

Hinweis: Wir beschreiben die Projektsteuerung hier als ein typisches Vorgehen im klassischen Projektmanagement. Bist du eher im agilen Umfeld unterwegs, werden nicht alle Aussagen optimal auf dein Projekt passen. Warum solltest du trotzdem weiterlesen? Weill hybride Ansätze auf dem Vormarsch sind und der Blick über den Tellerrand für alle smarten Projektmanager wichtig ist.

Was ist die Projektsteuerung?

Die Projektsteuerung findet während der Umsetzungsphase eines Projekts statt. Zielstellung der Projektsteuerung ist das Lenken des Projekts, sodass Termine, Kosten und die Qualität möglichst nah am vorher erstellten Projektplan bleiben.

Projektsteuerung und Projektcontrolling

Projektsteuerung wird oft mit Projektcontrolling in Verbindung gebracht – aber sind beide Begriffe identisch? Schauen wir mal genauer hin. Pojektcontrolling zieht laut Wikipedia auf folgendes ab:

… die Sicherung des Erreichens der Projektziele und somit auf die Kontrolle des Projektablaufes

Wikipedia

Auch beim Gabler Wirtschaftslexikon findet sich eine Aussage:

Das Projektcontrolling umfasst Planungs- und Kontrollaufgaben. Soll-Ist-Vergleiche (auf der Basis der Netzpläne und Rückmeldungen der Mitarbeiter) begleiten den Projektfortschritt; Abweichungen werden kritisch beobachtet (Trendanalysen), deren Auswirkungen prognostiziert und Gegensteuerungsmaßnahmen eingeleitet.

Gabler Wirtschaftslexikon

Was lernen wir daraus? Sowohl Steuerung als auch Controlling sorgen dafür, dass der Projektfortschritt mit dem Projektplan abgeglichen, Abweichungen erkannt und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Wir halten es pragmatisch: Mit beiden Aktivitäten lenkst du dein Projekt in die gewünschte Richtung – egal welchen Begriff du verwendest.

Hinweis: Die Projektsteuerung ist auch ein feststehender Begriff im Baumanagement und eine Projektmanagementleistungen nach HOAI. Mehr Informationen findest du hier.

Die Basis: Der Projektplan

Er wurde schon einige Male in den vorigen Abschnitten erwähnt: der Projektplan. Existiert dieser nicht, wird es dir schwerfallen, dein Projekt effektiv in die richtige Richtung zu lenken. Im Plan wurde schließlich definiert, welche Termine einzuhalten sind, welche Kosten anfallen dürfen und wer welche Aufgaben übernimmt.

Der Projektplan bildet also die Grundlage für die Projektsteuerung. Durch Vergleiche zwischen Plan und Ist-Situation kannst du folgende Fragen beantworten:

• Liegen wir zeitlich im Plan? Können wir dem Projektendtermin halten?
• Liegen die Projektkosten im geplanten Rahmen?
• Werden die Ressourcen so eingesetzt wie geplant?

Der Begriff „Projektplan“ wird in der Praxis unterschiedlich interpretiert. Von einem einfachen Gantt-Chart bis hin zu einem vielseitigen Dokument mit umfassender Stakeholder- und Risikoanalyse kann alles gemeint sein. Merke dir an dieser Stelle eines: Ohne Projektplan ist die Projektsteuerung kaum möglich.

Weiterlesen: Projektplanung: Alle wichtigen Schritte auf einen Blick

Aufgaben der Projektsteuerung

Das Projekt ist in vollem Gang und du fragst dich, welche Aufgaben genau auf dich zukommen? Die folgende Liste gibt Anhaltspunkte, womit du dich dringend beschäftigen solltest:

• Betrachte den Projektfortschritt: In diesen Aufgabenblock fallen grundlegende Aufgaben wie der Vergleich von Plan und Ist, dem Blick auf die Projektkosten und die Beobachtung des Arbeitsfortschritts.
• Starte und beende Aufgaben: Denk daran, du bist der Steuermann. Manchmal wartet dein Team auf ein Startsignal von dir, um mit neuen Arbeitspaketen zu beginnen.
• Prüfe Projektergebnisse: Zwischenstände sollten geprüft und abgenommen werden – von dir als Projektmanager, vom Auftraggeber oder Verantwortlichen für das Qualitätsmanagement – je nach Projekt.
• Vergiss nicht deine Stakeholder und Risiken: Die initialen Analysen von Stakeholdern und Risiken zu Beginn des Projekts sind die Basis für das Monitoring während der Projektumsetzung.

Bis hierher haben wir den unkomplizierten Fall betrachtet: Das Projekt läuft ohne größere Störungen. Doch was, wenn es gravierende Abweichungen vom Projektplan? Spätestens dann wird es Zeit, das Steuerrad fester in die Hand zu nehmen und Kurskorrekturen einzuleiten. Nicht alle der folgenden Punkte treffen auf jede Projektsituation zu, geben aber Anhaltspunkte für typische Handlungsalternativen:

• Erarbeite alternative Lösungswege: Die ursprüngliche Idee ist so nicht umsetzbar und/oder es haben sich Einflüsse von außen geändert? Dann wird es Zeit, nach anderen Möglichkeiten zu suchen, um Auftraggeber und Stakeholder zufrieden zu stimmen.
• Passe den Projektplan an: Weichen diese neuen Lösungswege deutlich vom ursprünglichen Projektplan ab, dann passe auch den Projektplan an – schließlich benötigst du auch nach der Kurskorrektur eine Orientierung für alle Beteiligten.
• Passe Aufgabenstellungen an: Müssen auch Aufgaben oder Zuständigkeiten im Team geändert werden? Sind die richtigen Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben verantwortlich? Auch hier kann Änderungsbedarf entstehen.
• Sorge für ausreichend Budget und Ressourcen: Es stellt sich während des Projekt heraus, dass alles viel billiger und leichter wird? Das ist nur selten der Fall. Häufig wirst du mit anderen Beteiligten nachverhandeln müssen, um optimal arbeiten zu können.

Du kommst schon ins Schwitzen bei all diesen Aufgaben? Dann legen wir noch einen drauf: Zusätzlich wirst du gut damit beschäftigt sein, dein Team zu führen, auf Konflikte und Stimmungen zu achten und auch die Kommunikation mit Auftraggeber und anderen Beteiligten nicht zu vernachlässigen.

Methoden zur Projektsteuerung

Was viele Einsteiger im Projektmanagement frustriert: Es gibt keine typischen Methoden, um den Projektfortschritt in eine bestimmte Richtung zu lenken. Das tägliche Tun, das Starten von Arbeitspaketen und die Kommunikation mit dem Team: All das sind übergreifende Aufgaben, die niemand in einer einfachen Methode beschreiben kann.

Die nachfolgenden Methoden beschreiben also weniger das konkrete Lenken, sondern vielmehr das Ermitteln von Projektstatus und -Fortschritt – damit du anschließend die passenden Maßnahmen für dein Projekt ableiten kannst.

Statusbericht

Ein Klassiker im Projektmanagement: Je größer das Projekt und je formeller das Unternehmen, desto wichtiger sind regelmäßige Status-Updates – entweder in festen Rhythmen oder zu bestimmten Zeitpunkten wie beispielsweise an Meilensteinterminen.

Ein Statusbericht enthält typischerweise Informationen zu folgenden Themen:

• Grundlegende Projektinformationen wie Titel, Projektleiter, Projektinhalt oder identifizierte Risiken
• Aktuelle Aktivitäten und begonnene Arbeitspakete
• Oftmals in Form von Ampeln visualisierter Status, entweder für das Gesamtprojekt oder für einzelne Faktoren wie Kosten, Termine und Qualität
• Bestehende Hürden (Was behindert uns?) und offene Entscheidungen

Besonders der letzte Punkt ist eine wichtige Chance für dich als Projektmanager: Präsentierst du deinen Statusbericht vor Lenkungskreis, Auftraggeber oder Vorgesetztem, kannst du deutlich auf Hindernisse hinweisen und nötige Entscheidungen einfordern.

Weiterlesen: In 4 Schritten zum perfekten Statusbericht
Weiterlesen: Projektstatus mal anders: Mit dem RAID-Log Übersicht schaffen

Meilensteintrendanalyse

Die Meilensteintrendanalyse ist eine Methode zur Prognose und Steuerung von Terminen im Projekt. Auch sie macht sich gut in einem Statusbericht oder als Ergänzung dazu.

Die Grundidee: An regelmäßigen Berichtszeitpunkten wird für alle Meilensteine geprüft, wann sie voraussichtlich erreicht werden – oder ob sie schon erreicht wurden. Daraus ergibt sich ein Diagramm wie das folgende:

Anhand der entstehenden Verbindungslinien können Trends abgeleitet werden:

• Horizontale Linien bedeuten, dass die Termine wie geplant eingehalten werden.
• Steigende Linien bedeuten eine Verzögerung des Meilensteintermins.
• Fallende Linien bedeuten eine frühere Fertigstellung.

Weiterlesen: Die Meilensteintrendanalyse einfach erklärt

Earned Value Analyse

Auch mit der Earned Value Analyse kannst du den Fortschritt von Projekten bewerten. Dabei werden drei Faktoren berücksichtigt:

1. Die geplanten Gesamtkosten stammen aus dem Projektplan.
2. Die Istkosten zu einem bestimmten Stichtag erhältst du aus deinem Kostencontrolling.
3. Der Fertigstellungsgrad gibt prozentual an, wie weit eine Arbeitsaufgabe (oder das Gesamtprojekt) erledigt wurde.

Es ergibt sich der Fertigstellungswert (Earned Value). Warum ist diese Analyse nützlich? Schau mal auf das folgende Beispiel:

Beispiel:
Die Hälfte der Projektlaufzeit ist vergangen, ebenso sind die Hälfte der geplanten Gesamtkosten angefallen. Aus diesen Werten kann noch nicht geschlussfolgert werden, dass das Projekt nach Plan verläuft, da keine Aussage darüber getroffen wird, wie viel Leistung bereits im Projekt erstellt wurde. In die Berechnung muss daher auch der Arbeitsfortschritt eingehen.

Weiterlesen: Die Earned-Value-Analyse einfach erklärt

Fazit

Die Phase der Steuerung ist eine anspruchsvolle Projektphase für alle Projektmanager. Statt einer großen Auswahl an Methoden kommt es hier besonders auf den oft zitierten gesunden Menschenverstand an. Die in diesem Artikel genannten Methoden helfen bei der Ermittlung des Projektstatus, die eigentliche Arbeit besteht jedoch aus dem Bewerten, dem Ableiten geeigneter Maßnahmen und dem Steuern der Aufgaben und Kommunikation mit allen Beteiligten.