Wenn dich jemand nach deiner liebsten Zeitmanagement-Methode fragst, hast du dann eine Antwort? Ich schon: Es ist klar die Pomodoro-Technik. Warum? Weil ich es damit schaffe, mich auf Aufgaben zu konzentrieren, mich nicht ablenken zu lassen und wirklich etwas zu schaffen. Klingt interessant? Dann wird dich dieser Artikel sicher inspirieren, Pomodoro auch auszuprobieren.
Was ist die Pomodoro-Technik?
Die Pomodoro-Technik ist eine Methode des Zeitmanagements, die auf ablenkungsfreies und fokussiertes Arbeiten setzt. Die Grundidee: Du arbeitest für einen festgelegten Zeitraum ohne Ablenkung an einer Aufgabe und legst dann eine Pause ein, bevor der nächste Abschnitt (Pomodoro) beginnt. Grafisch sieht das so aus:
Schauen wir mal genauer hin, wie ein typischer Arbeitstag mit der Pomodoro-Technik aussieht:
Die Pomodoro-Technik Schritt für Schritt:
- Aufgaben des Tages planen
Du planst am Morgen, welche Aufgaben du erledigen möchtest und ordnest sie 25-Minuten-Abschnitten zu (den Pomodoros).
- Ersten Pomodoro starten
Du arbeitest für 25 Minuten ohne Ablenkungen an der ersten definierten Aufgabe. Fallen dir andere Aufgaben ein, notierst du sie auf einem Blatt Papier.
- Pause
Du machst fünf Minuten Pause, in der du dich vom Arbeitsplatz entfernst. Wichtig: Keinen Kleinkram erledigen oder E-Mails checken, sondern wirklich Pause machen.
- Nächsten Pomodoro starten
Du arbeitest erneut für 25 Minuten und legst anschließend fünf Minuten Pause ein.
- Längere Pause nach vier Pomodoros
Nach vier Pomodoros machst du eine längere Pause von etwa 20-25 Minuten.
Du siehst das Grundprinzip: Eine optimale Mischung aus ablenkungsfreiem Arbeiten und regelmäßigen Pausen sollen dazu führen, dass du Dinge produktiv abarbeiten kannst – ohne dich ständig zu verzetteln.
Die Technik wurde übrigens von Francesco Cirillo entwickelt, der diese Intervalle mit Hilfe eines Kurzzeitweckers in Form einer Tomate gestoppt hat. Er bietet unter der eingetragenen Marke „Pomodoro® Technique“ und seinem Unternehmen Trainings und Zertifizierungen an.
Vorteile der Pomodoro-Technik
Wir selbst arbeiten unheimlich gern mit der Pomodoro-Technik. Warum? Weil sie jede Menge Vorteile hat, die sich im Alltag schnell gezeigt haben:
- Multitasking wird vermieden: Du kannst dich auf eine Aufgaben konzentrieren und arbeitest ausschließlich daran. Das ständige Wechseln zwischen Aufgaben ist ein riesiger Produktivitätskiller – mit Pomodoro umgehst du ihn.
- Pausen sind fest eingeplant: Pausen sind wichtig. Punkt. Nicht nur unser Körper braucht Bewegung, auch unser Hirn braucht Auszeiten. Sicher hattest du auch schon die besten Ideen, wenn du dich vom Schreibtisch entfernt hast? Siehst du.
- Ablenkungen werden vermieden: „Ich mach noch schnell …“ – Nein, genau das tust du nicht. Indem du dir fest vornimmst, bei einer Aufgabe zu bleiben, arbeitest du intensiver, genauer und vermeidest Fehler. Übrigens: Wenn du in einem Pomodoro bist, sind Telefon, Messenger und Notification ausgeschaltet. Klar, oder?
- Aufgaben werden abgeschlossen: Du beginnst gern Aufgaben, produzierst aber lauter halbfertige Ergebnisse, weil du schon mit der nächsten Aufgabe beginnst? Mit Pomodoro kannst du dem entgegenwirken – am besten in Kombination mit Personal Kanban und einer festen Grenze, wie viele Aufgaben parallel offen sein dürfen (Work-in-Progress-Limit, WIP).
- Zeitfenster werden genutzt: Für viele ist es unrealistisch, einen kompletten Tag ohne Ablenkungen arbeiten zu können. Aber wie wäre es, wenn du eine Stunde Zeit vor dem nächsten Meeting hast und mal eben zwei Pomodoros ohne Ablenkung und fokussiert abarbeiten könntest?
Die wichtigsten Schritte
1. Aufgaben definieren
Überlege dir zu Beginn einer jeden Einheit, was du genau schaffen möchtest. Notiere diese Aufgaben auf ein Blatt Papier. Schätze dann grob, wie viele Pomodoros du wohl brauchen wirst, und notiere die Angabe ebenfalls hinter jeder Aufgabe. So hast du einen Überblick über das, was du erledigen möchtest und wie viel Zeit du dafür einplanst.
2. Pomodoros abarbeiten
Nun brauchst du eine Stoppuhr oder einen Timer. Das ist wichtig, denn du sollst dich schließlich auf die Aufgabe konzentrieren können, statt ständig auf die Uhr zu schauen.
Arbeite dann konzentriert an deinem Thema – und zwar nur an diesem Thema. Sobald die 25 Minuten um sind, mache eine Pause. Versuche, dich an die festgegebenen Intervalle zu halten, auch wenn dir 25 Minuten zu kurz vorkommen. Besonders wenn du mit der Pomodoro-Technik startest, solltest du der Methode eine Chance geben – anpassen kannst du später immer noch.
3. Mit Ablenkungen umgehen
Es ist völlig natürlich, dass Ablenkungen aufkommen. Mit ihnen kannst du auf unterschiedliche Arten umgehen:
- Ablenkungen von außen: Messenger, E-Mail, Handy – all das kannst du für eine Weile abschalten. Zieh dich am besten zurück, sodass du ungestört arbeiten kannst.
- Ablenkungen von innen: Während du nachdenkst, kommen die Ideen für ein ganz anderes Thema? Dir fällt ein, was du unbedingt noch erledigen musst? Oder was du gestern vergessen hast? Tappe nicht in die Falle, diesen Gedanken zu folgen. Notiere sie auf deinem Blatt Papier und kümmere dich später darum.
Fragen und Antworten zur Pomodoro-Technik
Dann verteilst du sie einfach auf mehrere Pomodoros. Das kann so aussehen: „Konzept schreiben“ => 3 Pomodoros
Es ist nicht das Ziel, alle Aufgaben gezielt länger dauern zu lassen, damit sie einen kompletten Pomodoro-Abschnitt ausfüllen. Definierte beispielsweise einen Pomodoro, in dem du mehrere Kleinigkeiten erledigst. Das kann so aussehen: „Tag planen, E-Mails beantworten, Telefonat führen“ => 1 Pomodoro
Kein Mensch verbietet dir, auch mal eine E-Mail zu beantworten. Wende die Pomodoro-Technik immer praxistauglich an! Achte lediglich darauf, dass du dich nicht in den 25-Minuten-Abschnitten von der eigentlichen Arbeit ablenken lässt. Sinnvollerweise hast du dein E-Mail-Programm in diesen Zeiten ohnehin abgeschaltet.
Stellst du in einer Pause fest, dass du dringend reagieren musst – dann tu es einfach. Achte nur darauf, dass du danach eine Pause einlegst.
Die 25 Minuten wurden nicht ohne Grund festgelegt: Sie führen dazu, dass du eine Menge schaffen kannst und trotzdem regelmäßige Pausen machst.
Sieh es trotzdem pragmatisch: Wenn du der Technik eine echte Chance gegeben hast und die 25 Minuten für dich nicht funktionieren – dann passe den Zeitraum einfach an. Ich arbeite beispielsweise je nach Aufgaben gern mit 45-10-Abschnitten, weil ich mich so wohler fühle. Spiele mit der Technik und finde heraus, was für dich am besten funktioniert. Wichtig ist es nur, die grundlegenden Regeln zu beherzigen: Arbeite Während der Pomodoros ablenkungsfrei und lege regelmäßige Pausen ein.
Klar: Nicht jeder hat den Luxus, sich seine Arbeitszeit vollkommen frei einteilen zu können. Das heißt nicht, dass die Technik an sich nicht funktioniert. In den meisten Fällen ist es möglich, sich Freiräume zu schaffen. Warum die Technik nicht auch mal nur für einen Nachmittag pro Woche anwenden? Oder immer für die frühen/späten Stunden, in denen weniger los ist? Auch wenn du nicht den gesamten Tag frei einteilen kannst, kannst du von den Vorteilen der Technik profitieren.
Wie bei allen Methoden im Zeitmanagement: Es kommt darauf an, wie du damit umgehst. Niemand zwingt dich, für zehn Minuten Däumchen zu drehen und aus dem Fenster zu schauen – auch wenn das ab und zu ganz schön sein kann. Vielleicht findest du noch eine Kleinigkeit, du du erledigen könntest?
Wenn du dir das häufiger passiert, schätzt du vielleicht die Aufwände generell als zu gering ein. Probiere, ob du passendere Schätzungen abgeben kannst, die näher an der Realität liegen.
Noch einmal: Wende die Pomodoro-Technik so an, wie es für dich passt. Grundsätzlich wurde so nicht ohne Grund so erfunden. Es ist also einen Versuch wert, auch einmal einen angefangenen Satz stehenzulassen und die Pause einzulegen. Ich persönlich habe kein Problem damit, noch eine Minuten dranzuhängen und den Gedanken abzuschließen. Wichtig: An der Pause wird nicht gespart.
Der Trick dabei ist, in den 25 Minuten konzentriert an der Sache zu arbeiten, die du dir vorgenommen hast. Fallen dir andere Aufgaben oder Probleme ein, die du unbedingt auch noch erledigen musst, dann haben sie in diesem Pomodoro keinen Platz: Du notierst sie dir einfach auf einem Zettel und kümmerst dich später darum. So entkommst du dem ständigen Reagieren auf Gedanken, die dich bei der eigentlichen Arbeit stören.
Apps und Tools
Gibt es Hilfsmittel, um die Pomodoro-Technik anzuwenden? Na klar! Auf der offiziellen Website findest du den Original-Kurzzeitwecker in Tomatenform. Keine Sorge: Es funktioniert auch ohne.
Das einfachste Tool hast du vermutlich ohnehin immer bei dir: Dein Smartphone hat bestimmt einen Timer, den du einstellen kannst. Du musst nur aufpassen, dass du nicht zu oft auf das Telefon schaust und durch Anrufe oder Nachrichten abgelenkt wirst.
Ansonsten gibt es jede Menge Tools und Apps, von denen hier nur einige genannt werden:
TomatoTimer
Marinaratimer
Focus Booster
PomoFocus
Pomodoro Tracker
Focus To-Do: Focus Timer&Tasks
Pomodoro Smart Timer
Du willst alles über gutes Zeitmanagement wissen?
Für dieses wichtige Thema haben wir einen umfassenden Überblick erstellt:
✔ Die wichtigsten Grundlagen und besten Methoden ✔ Alle Artikel auf einen Blick
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Fazit
Das Schöne an der Pomodoro-Technik: Es muss kein „Ganz oder gar nicht“ sein. Du hast wichtige Themen zu bearbeiten, für die du Ruhe brauchst? Dann setze die Technik doch in einer reduzierten Form ein. Blocke dir beispielsweise zwei Stunden im Kalender, ziehe dich zurück und nutze nur für diesen Zeitraum die Technik.
Probier es einmal aus! Du wirst erstaunt sein, wie viel du schaffen kannst, wenn du wirklich konzentriert und ohne Ablenkung an einer Aufgabe arbeitest.
