Nach den allgemeinen Prinzipien und Strategien des Lean (Project) Managements werden wir jetzt mal etwas konkreter.

Vielleicht fragst du dich auch, wie du den Lean-Ansatz nun genau in deinem Projekt umsetzen kannst?

Das Gute:

Es gibt jede Menge Methoden und Instrumente, die du anwenden kannst. Viele sind bekannte traditionelle Methoden, andere haben ihren Ursprung im Six Sigma-Ansatz. An Werkzeugen zur Umsetzung mangelt es also nicht!

Das Schlechte:

Nur durch die Anwendung der Methoden wird ein Projekt noch nicht lean. Ebenso wenig existiert eine allgemein gültige Schablone, die auf alle Projekte passt. Wie Lean Project Management praktiziert wird, hängt also ganz erheblich vom jeweiligen Projekt und den Beteiligten hab.

Ganz so einfach ist es also nicht.

Werfen wir trotzdem mal einen Blick auf ein paar Methoden. Um etwas Struktur zu haben, werden die Methoden grob den allgemeinen Projektmanagement-Phasen

  • Initiierung / Definition
  • Planung
  • Realisierung
  • Abschluss

zugeordnet. Eine weitere Untergliederung wird in technische Methoden (für Fakten, Planungen usw.) und soziale Methoden (für Teamführung usw.) vorgenommen.

Auch hier solltest du wieder im Hinterkopf haben, dass das Lean Management und auch Six Sigma ihren Ursprung in Produktionsunternehmen hat. Entsprechend existieren viele Methoden, die konkret auf die Verbesserung von Produktionsprozessen und die Reduzierung der Fehlerrate abzielen.

Schau dir an, welche Methoden in welcher Phase für Projektleiter sinnvoll sind:

Initiierung / Definition

In dieser Phase werden Ausgangsbasis, Rahmenbedingungen und Zielstellungen des Projektes analysiert. Die technischen Methoden gehen genau auf diese Punkte ein:

Technische Methoden
MethodeInhalt
Project Charter / ProjektauftragÜbersichtliche Zusammenfassung des Projektes
Ursache-Wirkungs-Analysen / 5 Warum-FragenAnalyse von technischen Faktoren, Hinterfragen der Projektmotivation
Pareto-DiagrammeIdentifizieren der Faktoren, die am meisten Werte erzeugen

Soziale Methoden:

Soziale Methoden
MethodeInhalt / Nutzen
Ursache-Wirkungs-AnalysenAnalyse von sozialen Faktoren
BrainstormingSammeln von Ideen für Ziele, Risiken usw.
Case for ChangeErzeugung eines Drucks zur Durchführung des Projektes

Planung

Die Planungsphase enthält die typischen Methoden, die für eine detaillierte Betrachtung eines Projektes nötig sind.

Die technischen Methoden haben das Ziel, das Projekt inhaltlich möglichst umfassend zu durchleuchten:

Technische Methoden
MethodeInhalt
Value-Stream-Map (Wertstromanalyse)Methode zur Verbesserung der Prozesse und Identifikation der nicht-wertschöpfenden Aktivitäten
5 Warum-Fragen / Fischgrätendiagramminhaltliches Hinterfragen der Projektaktivitäten, Identifizieren von Lösungsansätzen
Theory of Constraints (Engpasstheorie)ganzheitliche Betrachtung und Priorisierung der Projekte (nach Critical Chain Project Management)
5 Warum-Fragen / Fischgrätendiagramminhaltliches Hinterfragen der Projektaktivitäten, Identifizieren von Lösungsansätzen
DFMEA / PFMEA (Design- bzw. Process-FMEA)Methode zur Reduzierung und Vermeidung von Fehlern durch Betrachtung von Fehlereinflüssen und -auswirkungen

Die sozialen Methoden der Planungsphase stellen das Wissen der Teammitglieder in den Mittelpunkt:

Soziale Methoden
MethodeInhalt / Nutzen
BrainstormingSammeln von Ideen zu unterschiedlichsten Themen
Interview / UmfrageMethoden zur Nutzung des vorhandenen inhaltlichen Wissens
TeambuildingMaßnahmen zur Steigerung des Team-Zusammenhalts

Realisierung

Es liegt auf der Hand: In der Realisierungsphase sind die Methoden gefragt, die die Durchführung des Projektes strukturieren und erleichtern. Beispiele:

Technische Methoden
MethodeInhalt
FlowOptimierung der Prozesse so für minimale Durchlaufzeiten und Vermeidung überflüssiger Aktivitäten
PullReagieren auf Bedarfe (z.B. des Auftraggebers oder anderer Organisationseinheiten), z.B. durch das Kanban-System
5S-ArbeitsplatzorganisationMethode zur Vermeidung von Ballast durch suboptimale Arbeitsplätze
KontrollpläneDokumentation zur Prüfung der definierten und optimierten Prozesse
Balanced ScorecardMethode zur ganzheitlichen Betrachtung eines Projektes aus verschiedenen Perspektiven
ANOVA (Varianzanalyse)statistische Auswertungsmethode
Error Proofing / Poka YokeMethode zur Vermeidung unbeabsichtigter Fehler

Bei den sozialen Methoden liegt der Fokus besonders auf Information, Kommunikation und Motivation des Teams:

Soziale Methoden
MethodeInhalt / Nutzen
StatusmeetingsZum Austausch von Informationen und Einfordern von Entscheidungen
Skip Level MeetingsMeetings mit ungefiltertem Feedback durch Ignorieren von Hierarchieebenen

Abschluss

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt! Ein gelungener Abschluss beinhaltet Aktivitäten, die das vorhandene Wissen sichern und offene Punkte klar formulieren:

Technische Methoden:

Technische Methoden
MethodeInhalt / Nutzen
Strategie-Updatesmöglicherweise Anpassung der strategischen Ausrichtung des Unternehmens oder zukünftiger Projekte durch Erkenntnisse des aktuellen Projektes
Priorisierung und nächste SchritteFestlegung und Priorisierung von Tasks nach Abschluss des Projektes

Wissenserhaltung und Wertschätzung des Teams stehen bei den sozialen Methoden im Vordergrund:

Soziale Methoden
MethodeInhalt / Nutzen
Lessons LearnedMethode zur Erfahrungssicherung und Ableitung von zukünftigen Verbesserungsmaßnahmen
Belohnen und FeiernAnerkennung und Wertschätzung der Teamleistung

 

War das schon alles? Bei weitem nicht! Besonders im Six-Sigma-Bereich existiert eine Vielzahl weiterer Methoden. Erkenntnis: Es wird nicht so schnell langweilig werden auf diesem Blog! :-)

 

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