Nach den allgemeinen Prinzipien und Strategien des Lean (Project) Managements werden wir jetzt noch konkreter. Vielleicht fragst du dich auch, wie du den Lean-Ansatz nun genau in deinem Projekt umsetzen kannst?
Dieser Artikel ist Teil 4 der Serie über Lean Project Management. Du willst mehr erfahren? Dann schau gern in die anderen Teile rein:
Teil 1: Einführung
Teil 2: Die 5 Prinzipien des Lean Thinking
Teil 3: Die Strategien zum Erfolg
Teil 4: Methoden und Tools
Teil 5: Ein kleines Fazit
Das Gute:
Es gibt jede Menge Methoden und Instrumente im Projektmanagement, die du anwenden kannst. Viele sind bekannte traditionelle Methoden, andere haben ihren Ursprung im Six Sigma-Ansatz. An Werkzeugen zur Umsetzung mangelt es also nicht!
Das Schlechte:
Nur durch die Anwendung der Methoden wird ein Projekt noch nicht lean. Ebenso wenig existiert eine allgemein gültige Schablone, die auf alle Projekte passt. Wie Lean Project Management praktiziert wird, hängt erheblich vom jeweiligen Projekt und den Beteiligten ab.
Werfen wir trotzdem mal einen Blick auf ein paar Methoden. Um etwas Struktur zu haben, werden die Methoden grob den allgemeinen Projektmanagement-Phasen
- Initiierung / Definition
- Planung
- Realisierung
- Abschluss
zugeordnet. Eine weitere Untergliederung wird in technische Methoden (für Fakten, Planungen usw.) und soziale Methoden (für Teamführung usw.) vorgenommen.
Auch hier solltest du wieder im Hinterkopf haben, dass das Lean Management und auch Six Sigma ihren Ursprung in Produktionsunternehmen hat. Entsprechend existieren viele Methoden, die konkret auf die Verbesserung von Produktionsprozessen und die Reduzierung der Fehlerrate abzielen.
Schau dir an, welche Methoden in welcher Phase für Projektleiter sinnvoll sind:
Initiierung / Definition
In dieser Phase werden Ausgangsbasis, Rahmenbedingungen und Zielstellungen des Projektes analysiert. Die technischen Methoden gehen genau auf diese Punkte ein:
| METHODE | INHALT |
|---|---|
| Project Charter / Projektauftrag | Übersichtliche Zusammenfassung des Projektes |
| Ursache-Wirkungs-Analysen / 5 Warum-Fragen | Analyse von technischen Faktoren, Hinterfragen der Projektmotivation |
| Pareto-Diagramme | Identifizieren der Faktoren, die am meisten Werte erzeugen |
Soziale Methoden:
| METHODE | INHALT / NUTZEN |
|---|---|
| Ursache-Wirkungs-Analysen | Analyse von sozialen Faktoren |
| Brainstorming | Sammeln von Ideen für Ziele, Risiken usw. |
| Case for Change | Erzeugung eines Drucks zur Durchführung des Projektes |
Planung
Die Planungsphase enthält die typischen Methoden, die für eine detaillierte Betrachtung eines Projekts nötig sind.
Die technischen Methoden haben das Ziel, das Projekt inhaltlich möglichst umfassend zu durchleuchten.
| METHODE | INHALT |
|---|---|
| Value-Stream-Map (Wertstromanalyse) | Methode zur Verbesserung der Prozesse und Identifikation der nicht-wertschöpfenden Aktivitäten |
| 5 Warum-Fragen / Fischgrätendiagramm | inhaltliches Hinterfragen der Projektaktivitäten, Identifizieren von Lösungsansätzen |
| Theory of Constraints (Engpasstheorie) | ganzheitliche Betrachtung und Priorisierung der Projekte (nach Critical Chain Project Management) |
| DFMEA / PFMEA (Design- bzw. Process-FMEA) | Methode zur Reduzierung und Vermeidung von Fehlern durch Betrachtung von Fehlereinflüssen und -auswirkungen |
Die sozialen Methoden der Planungsphase stellen das Wissen der Teammitglieder in den Mittelpunkt:
| METHODE | INHALT / NUTZEN |
|---|---|
| Brainstorming | Sammeln von Ideen zu unterschiedlichsten Themen |
| Interview / Umfrage | Methoden zur Nutzung des vorhandenen inhaltlichen Wissens |
| Teambuilding | Maßnahmen zur Steigerung des Team-Zusammenhalts |
Realisierung
Es liegt auf der Hand: In der Realisierungsphase sind die Methoden gefragt, die die Durchführung des Projektes strukturieren und erleichtern. Beispiele:
| METHODE | INHALT |
|---|---|
| Flow | Optimierung der Prozesse so für minimale Durchlaufzeiten und Vermeidung überflüssiger Aktivitäten |
| Pull | Reagieren auf Bedarfe (z. B. des Auftraggebers oder anderer Organisationseinheiten), z. B. durch das Kanban-System |
| 5S-Arbeitsplatzorganisation | Methode zur Vermeidung von Ballast durch suboptimale Arbeitsplätze |
| Kontrollpläne | Dokumentation zur Prüfung der definierten und optimierten Prozesse |
| Balanced Scorecard | Methode zur ganzheitlichen Betrachtung eines Projektes aus verschiedenen Perspektiven |
| ANOVA (Varianzanalyse) | statistische Auswertungsmethode |
| Error Proofing / Poka Yoke | Methode zur Vermeidung unbeabsichtigter Fehler |
Bei den sozialen Methoden liegt der Fokus besonders auf Information, Kommunikation und Motivation des Teams:
| METHODE | INHALT / NUTZEN |
|---|---|
| Statusmeetings | Zum Austausch von Informationen und Einfordern von Entscheidungen |
| Skip Level Meetings | Meetings mit ungefiltertem Feedback durch Ignorieren von Hierarchieebenen |
Abschluss
Nach dem Projekt ist vor dem Projekt! Ein gelungener Abschluss beinhaltet Aktivitäten, die das vorhandene Wissen sichern und offene Punkte klar formulieren:
Technische Methoden:
| METHODE | INHALT / NUTZEN |
|---|---|
| Strategie-Updates | möglicherweise Anpassung der strategischen Ausrichtung des Unternehmens oder zukünftiger Projekte durch Erkenntnisse des aktuellen Projektes |
| Priorisierung und nächste Schritte | Festlegung und Priorisierung von Tasks nach Abschluss des Projektes |
Wissenserhaltung und Wertschätzung des Teams stehen bei den sozialen Methoden im Vordergrund:
| METHODE | INHALT / NUTZEN |
|---|---|
| Lessons Learned | Methode zur Erfahrungssicherung und Ableitung von zukünftigen Verbesserungsmaßnahmen |
| Belohnen und Feiern | Anerkennung und Wertschätzung der Teamleistung |
War das schon alles? Bei weitem nicht! Besonders im Six-Sigma-Bereich existiert eine Vielzahl weiterer Methoden.
Gelassen und kompetent im Projekt – aber wie?
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Fazit
Im Lean Project Management gibt es keine einheitliche Schablone, die auf jedes Projekt passt – ebenso wenig wie klar definierte Methoden, die du abarbeitest. Stattdessen existiert ein großer Methodenkoffer, der abhängig von Projekt und den Projektmanagement-Phasen eingesetzt werden können – du hast die Wahl!
