Musstest du schon einmal einen Projektsteckbrief erstellen?

Moment … vielleicht fragst du dich jetzt gerade, was überhaupt ein Projektsteckbrief ist? Beginnen wir der Ordnung halber mit dieser Frage.

Was ist ein Projektsteckbrief?

Bei einem Projektsteckbrief handelt es sich um eine übersichtliche Vorstellung eines Projektes, traditionell auf einer Seite.

Je nach Unternehmen, Branche oder Land werden unterschiedlichste Bezeichnungen verwendet: Projektantrag, Projektauftrag, Projektübersicht, Project Charter oder One Pager.

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Und wofür brauche ich ihn?

Der Steckbrief erfüllt folgende wichtige Funktionen:

  • Ein Projektsteckbrief liefert eine Übersicht über die wichtigsten Projektfakten.
  • Er sorgt dafür, dass du dir zu Beginn des Projektes über verschiedene Dinge Gedanken machen musst und nichts vergisst.
  • Der Projektsteckbrief schafft ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber und Projektleiter.
  • In späteren Projektphasen hilft er, sich noch einmal an das ursprüngliche Vorhaben zu erinnern.

In vielen Unternehmen gibt es Formulare, die zu Beginn eines Projektes ausgefüllt werden. Und nur unter dieses Formular bekommst du eine Unterschrift und darfst offiziell mit dem Projekt starten.

Doch auch wenn es in deinem Unternehmen so etwas nicht gibt oder du ein privates Projekt bearbeitest, solltest du einen Steckbrief erstellen. Die Gründe dafür stehen ja oben.

Inhalt eines Projektsteckbriefes

Es gibt keine allgemein gültige Vorlage, die für jedes Projekt passt. Ein milliardenschweres Bauprojekt wird einen anderen Steckbrief benötigen als die Organisation einer Gartenparty.

Generell sollten jedoch die folgenden Projektparameter enthalten sein:

  • Projektbeschreibung
  • Projektziele
  • Projektbeteiligte
  • Projekttermine
  • Projektkosten
  • Risiken

Üblicherweise wird ein Steckbrief kurz und knapp formuliert und auf einer Seite dargestellt.

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Der wichtige Punkt, der häufig vergessen wird

Stelle dir bitte folgende Situation vor:

Du bist verantwortlich für ein bestimmtes Budget im Unternehmen und darfst Projekte freigeben. Auf deinem Schreibtisch landet ein Projektsteckbrief, der dir im Detail erläutert, was das Projekt umfasst, was es kostet und wie lange es dauert. Soweit so gut – all das ist wichtig.

Und doch fehlt ein ganz essenzieller Punkt. Nämlich die Antwort auf die folgenden Fragen:

  1. Warum soll das Projekt überhaupt durchgeführt werden?
  2. Was haben wir davon?
  3. Welche Verbesserung zur aktuellen Situation streben wir an?

Stichwort: Projektnutzen!

Wie soll ein Außenstehender ein Projekt genehmigen, wenn nicht klar formuliert ist, WARUM das Projekt überhaupt durchgeführt werden soll?

Dieser Punkt mag dir banal erscheinen, da dir der Projektnutzen natürlich vollkommen klar ist. Wenn er selbst dir nicht klar ist, dann gibt es ohnehin noch ganz andere Probleme ;-)

Projektnutzen könnten zum Beispiel folgende Punkte sein:

Du siehst: Auch hier ist es wichtig, möglichst konkret zu werden. Einen Projektnutzen z.B. mit „neueste Technik“ zu bezeichnen, ist nicht ausreichend.

Frage dich also immer: Was genau haben wir davon, wenn wir das Projekt durchführen? Ergänze diese Antwort im Steckbrief!

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