VUCA: Überleben in einer verrückten (Arbeits-)Welt

Globalisierung, Digitalisierung, soziale Medien, neue Technologien und veränderte Kommunikation. Etablierte Unternehmen oder sogar ganze Branchen brechen zusammen und neue schießen aus dem Boden. Überall wird umstrukturiert und optimiert. Was heute gilt, ist morgen schon ein alter Hut. Du bist nicht allein, wenn du das Gefühl hast, die Welt dreht sich schneller. Wenn sich alles ständig ändert, ist es nicht leicht, am Ball zu bleiben: Herausforderungen steigen und Konflikte sind vorprogrammiert.

Für all das steht VUCA, das mit einem Satz zusammengefasst werden kann: „Die Welt ist verrückt geworden!“

Woher kommt das Akronym VUCA und was bedeutet es?

Spulen wir zurück ins letzte Jahrhundert. Über Jahrzehnte gab es für die US-Armee klare Rahmenbedingungen: Der kalte Krieg bestimmte das Denken und Handeln des Militärs. Nur: Was passiert, wenn plötzlich eine Mauer fällt? Sich die Einflussfaktoren ändern und sorgfältig aufgebaute Prozesse nicht mehr oder nicht mehr in gleichem Maße relevant sind?

Der in den späten 1980er Jahren geprägte VUCA-Begriff spiegelt genau die Situation wider, in der sich die US-Armee befand: in einer Welt der radikalen Veränderung. VUCA wird heute nicht nur im militärischen Umfeld verwendet, sondern generell im Management, in Hochschulen und für die Beschreibung der Arbeitswelt von heute. VUCA steht für:

• Volatility: Bei hoher Volatilität ändern sich Rahmenbedingungen und Umfeld schnell und stark.
• Uncertainty: Bei hoher Ungewissheit ist die Zukunft schwer vorauszusagen und die Wahrscheinlichkeit von überraschenden Ereignissen groß.
• Complexity: Bei hoher Komplexität gibt es viele unbekannte Elemente und wenige eindeutige Ursache-Wirkungs-Beziehungen.
• Ambiguity: Bei hoher Mehrdeutigkeit werden Informationen unterschiedlich gedeutet, die Gefahr für Missverständnisse steigt und Ursache und Wirkung wird oft falsch interpretiert.

Ob Digitalisierung, globale Machtverschiebungen, Pandemien oder gesellschaftlicher Wandel: Sowohl Unternehmen als auch Einzelpersonen benötigen Strategien, um sich in der sich wandelnden Welt zurechtzufinden.

VUCA im Projektmanagement

Waren Projekte eigentlich jemals nicht VUCA? Als Projektleiter kennst du dich sicher mit Komplexität, sich ständig ändernden Anforderungen und Ungewissheit aus. Trotzdem: Projekte sind der Motor für Innovation, die in der heutigen Zeit mehr als je gebraucht wird. Durch kürzere Produktlebenszyklen und starker globaler Konkurrenz wird es für Unternehmen immer wichtiger, schnell und innovativ zu handeln – in immer kürzeren Abständen.

Was heißt das für Projektleiter: Tja … der ohnehin schon herausfordernde Job wird nicht einfacher. Neue Technologien, anspruchsvolle Kunden und knappe Ressourcen legen die Messlatte eine Ebene höher: Ist die Welt VUCA, dann werden Planungsprozesse erschwert, ist das Projekt häufiger Änderungen unterworfen, können Entscheidungen nur schwer getroffen werden und sind Problemlösungen knifflige Angelegenheiten.

Keine Frage: Hier sind kompetente Projektleiter mit starkem Mindset und einer gehörigen Portion Gelassenheit gefragt.

VUCA im Detail

Den Überblick der herausfordernden VUCA-Welt kennst du nun schon, jetzt schauen wir die einzelnen Elemente genauer an:

Volatilität (Volatility)

Wie schnell ändern sich die Branche, die Wirtschaft oder die Welt als Ganzes?

Eine hohe Volatilität steht in Zusammenhang mit

• Hoher Fluktuation, z. B. bei Nachfrage oder Mitarbeitern
• Ständigen und unerwarteten Änderungen
• Kurzen Time-to-Market-Zyklen (den Zeiträumen von der Produktidee bis zur Marktreife)
• Neuen Technologien und Trends
• Einem veränderten Marktumfeld mit neuen Konkurrenten

Kurz gesagt: Je volatiler, desto schneller ändert sich alles.

Beispiel: Über nur wenige Jahre hat sich der Markt von Mobiltelefonen radikal gewandelt. Wer nutzt heute noch Nokia-Telefone?

Uncertainty (Ungewissheit)

Wie gut können wir die Zukunft voraussagen?

Eine hohe Ungewissheit steht in Zusammenhang mit

• Schwieriger Entscheidungsfindung und Planbarkeit
• Erhöhter Unsicherheit, ob das Projekt oder Unternehmen gut aufgestellt ist
• Geringere Aussagekraft von vergangenheitsorientierten Analysen
• Wegfallen von Entscheidungsgrundlagen
• Geringerem Verständnis der Menschen, was um sie herum vorgeht

Kurz gesagt: Je ungewisser, desto weniger wissen wir, was uns erwartet. Dies lässt viele Fragen aufkommen, sowohl für strategische Entscheider als auch für einzelne Arbeitnehmer:

• Kann unser Unternehmen auch in der Zukunft bestehen?
• Auf welche Pferde müssen wir jetzt setzen, um nicht abgehängt zu werden?
• Welche Trends müssen wir ernst nehmen – und welche werden verpuffen?
• Welche globalen Faktoren müssen wir beachten, um weiterhin gut aufgestellt zu sein?
• Welche Kompetenzen sollte ich als Einzelner weiterentwickeln, um auch zukünftig auf dem Arbeitsmarkt Chancen zu haben?

Was früher eindeutig war, entwickelt sich heute zu grundsätzlichen und essenziellen Fragen, die entscheidend sind für das Überleben eines Unternehmens.

Beispiel: Ein mittelständischer Automobilzulieferer mit jahrzehntelanger Tradition sieht sich zu Massenentlassungen gezwungen, weil durch steigende E-Mobilität und weniger verkaufte Diesel-Fahrzeuge ganze Märkte wegbrechen.

Complexity (Komplexität)

Wie viele Faktoren müssen wir in unsere Überlegungen einbeziehen und wie stark sind sie miteinander verknüpft?

Eine hohe Komplexität steht in Zusammenhang mit

• Einer hohen Anzahl von Einflussfaktoren auf das Projekt, Unternehmen, den Markt oder den einzelnen Arbeitsplatz
• Einer stärkeren Verknüpfung der Einflussfaktoren
• Eingeschränkte Möglichkeiten, detaillierte Analysen durchzuführen
• Schwierigerer Entscheidungsfindung, da nicht alle Einflüsse überblickt werden können
• Unklarem Zusammenhang zwischen Ursache und Wirkung
• Vielen Veränderungen auf mehreren Ebenen
• Einer hohen Menge an unüberschaubaren Informationen

Kurz gesagt: Je komplexer, desto weniger sind wir in der Lage, das Gesamtbild zu überblicken und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Viele Unternehmen versuchen, die Macht über die Komplexität zurückzugewinnen, was dummerweise oft schiefgeht und ins Gegenteil umschlägt:

• In dem Versuch, Aufgaben besser zu organisieren, wird vermehrt Mikromanagement betrieben.
• Mehr Produkte für höhere Wettbewerbsfähigkeit schaffen noch mehr zusätzliche Prozesse und Aufwände, ohne dass das Gesamtunternehmen besser da steht.
• Entscheider halten an bewährten Lösungen fest und behindern damit Innovationen.

Beispiel: Hat ein Süßwarenhersteller früher Werbung in Zeitschriften oder im Fernsehen geschaltet, ist die Marketing-Welt heute komplexer denn je. Soziale Medien, browser- und geräteübergreifendes Tracking in Verbindung mit datenschutzrechtlichen Vorschriften … das ist nicht einfach – und im Vergleich zu globalen Lieferketten und unklaren Ursache-Wirkungs-Beziehungen sogar noch ein Klacks.

Ambiguität (Mehrdeutigkeit)

Wie vage sind Informationen und wie unterschiedlich können sie gedeutet werden?

Eine hohe Mehrdeutigkeit steht in Zusammenhang mit

• Unvollständigen oder widersprüchlichen Informationen
• Höherem Risiko, falsche Entscheidungen zu treffen
• Vagen Formulierungen
• Unterschiedlichen Interpretationen und damit höherer Wahrscheinlichkeit für Missverständnisse

Kurz gesagt: Je mehrdeutiger, desto schwerer ist es, die Welt zu verstehen und richtige Entscheidungen abzuleiten.

Beispiel: Ist Fleisch oder Fliegen schlechter fürs Klima? Sind Milchprodukte gesund oder schlecht? Sind Bio-Lebensmittel wirklich so gut? Welche Informationen du auch suchst – du wirst sie finden. Ebenso wie du immer eine Bestätigung deiner Meinung in den Weiten des Internets finden wirst. Was stimmt – und wem kannst du vertrauen? Solche Fragen sind in der VUCA-Welt nicht immer leicht zu beantworten.

Die Herausforderungen richtig angehen

Die VUCA-Welt ist schwierig? Ja, das ist sie – und wir werden sie nicht ändern können. Stattdessen braucht es Strategien und Werkzeuge, um sich in dieser Welt zurechtzufinden:

• Der falsche Ansatz: „Wenn wir sowieso nichts planen und richtig entscheiden können, lassen wir es besser gleich.“
• Der richtige Ansatz: „Wir erarbeiten Strategien und nutzen effektive Werkzeuge, um möglichst gut aufgestellt zu sein.“

Ein positiver Ausblick in die Zukunft? Das mögen wir! Deshalb stellen wir dir hier VUCA-Prime vor. Dieses Management-Modell wurde erstmals 2007 von Bob Johanson in seinem Buch „Get There Early: Sensing the Future to Compete in the Present“ beschrieben und tritt den neuen Herausforderungen positiv entgegen:

• Vision: Jedes Unternehmen und jedes Team sollte eine klare Vorstellung von der Zukunft entwickeln. Ein gemeinsames Ziel und ein Kompass zur Orientierung helfen dabei, sich in der wilden VUCA-Welt nicht zu verlaufen und steigert die Motivation.
• Understanding: So unübersichtlich alles auch sein mag – Transparenz steigert das Verständnis aller Beteiligten. Sobald wir die Welt besser verstehen, steigt das Vertrauen in eigene Entscheidungen und sinkt die Unsicherheit. Wichtig: Auch wenn sich nicht die ganze Welt überblicken lässt, so kann der Fokus auf einzelne Aspekte gelenkt werden – was uns zum nächsten Punkt führt:
• Clarity: Mehr Klarheit, mehr Fokus, mehr Einfachheit. Unternehmen sollten sich auf die wichtigsten Aspekte ihres Unternehmens und ihrer Branche konzentrieren, um die effektivsten Maßnahmen zu identifizieren.
• Agility: Agile Methoden sind nicht ohne Grund auf dem Vormarsch. Das eigene Handeln schnell anpassen und zügig auf geänderte Umstände reagieren zu können, hilft in der VUCA-Welt.

Das klingt zu einfach, um wahr zu ein? Keine Frage: Mit „Wir machen ein bisschen mehr agil.“ und „Lass uns mal auf die wichtigsten Punkte konzentrieren.“ wird die Welt nicht plötzlich wieder beherrschbar und leicht zu überblicken – aber es ist ein erster Schritt.

Fazit

VUCA steht mit für eine Welt, die sich immer schneller dreht. Dies wird kaum so deutlich wie in der Wirtschaft, in Unternehmen, am einzelnen Arbeitsplatz. Das Wissen über die vier VUCA-Faktoren kann helfen, das diffuse „Alles ist schwieriger als früher!“-Gefühl zu dämpfen und passende Strategien zu erarbeiten, um in der VUCA-Welt zu bestehen.