Auf einen Blick
Vorlagen für Protokolle sind nützlich: Sie geben Struktur und erleichtern das Mitschreiben in Meetings und größeren Sitzungen. Hier kannst du dir eine Gratis-Vorlage herunterladen und direkt in deinem Arbeitsalltag einsetzen.
Du bist mit der eher unbeliebten Aufgabe betraut, ein Protokoll in einer Besprechung zu schreiben? Dann findest du hier die optimale Vorlage und sparst dir eine Menge Zeit.
Protokoll schreiben: Vorbereitung ist alles
Bevor du mit dem Schreiben loslegen kannst, solltest du zwei Dinge vorbereiten:
- Kläre ab, welche Art von Protokoll (Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll) du schreiben sollst und wie ausführlich es werden soll.
- Bereite das Protokoll idealerweise bereits vor dem Meeting vor. Das machst du am besten gleich in der Vorlage. Falls es bereits eine Tagesordnung gibt, trage diese gern schon vorher ein.
Danach geht es los – mit dem Meeting und dem Protokoll. Welche Inhalte in ein gutes Protokoll gehören und weitere Tipps beim Schreiben kannst du gern im Artikel „Protokolle schreiben leicht gemacht“ nachlesen. Ansonsten kannst du dich bei der Protokollführung problemlos an der Struktur der Vorlage orientieren.
Vorlage Besprechungsprotokoll
Protokolliere einfach das nächste Meeting:
Sitzungsprotokoll im Word-Format
[Kostenloser Download]
Meeting protokollieren: Die Anleitung für das optimale Sitzungsprotokoll
Du willst jetzt loslegen und dein Protokoll schreiben? So kannst du die Vorlage optimal nutzen:
Vorlage Protokoll: So setzt du sie erfolgreich ein
- Vorlage herunterladen
Lade dir die Vorlage im Word-Format herunter.
- Stammdaten eintragen
Trage zunächst die allgemeinen Daten in die obere Maske ein. Dazu zählen der Name des Projektes oder des Meetings, falls vorhanden eine Projektnummer sowie Datum, Ort, alle Teilnehmer mit Vor- und Nachnamen, den Sitzungsführer (meist derjenige, der zu diesem Meeting eingeladen hat), dich selbst als Protokollführer und den Verteiler. In die Zeile des Verteilers kommen in der Regel alle Teilnehmer. Die Namen der Teilnehmer musst du dabei aber nicht stupide wiederholen. Trage gerne nur „Teilnehmer“ in das Feld ein sowie weitere Personen, die zwar nicht anwesend waren, aber das Protokoll dennoch erhalten sollen (z. B. bei Urlaub oder Krankheit).
- Tagesordnungspunkte anlegen
Prüfe nun, wie viele Tagesordnungspunkte (TOP) das Meeting hat. Sollten es mehr als 3 Punkte sein, kannst du die Tabelle für einen weiteren Tagesordnungspunkt einfach kopieren und so oft ergänzen, wie du es für dein Meeting brauchst. Trage die Themen der einzelnen Tagesordnungspunkte ein und (ggf. falls bekannt) bereits erste inhaltliche Punkte.
- Stichpunkte machen
Sobald das Meeting losgeht, werden die wichtigsten Punkte stichpunktartig unter Inhalt oder Ergebnis / Entscheidung festgehalten.
- Verantwortliche festlegen
Versuche bereits während des Meetings bei neuen Aufgaben zu erfragen, wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist und fasst einen Beschluss, bis wann die Aufgabe erledigt werden soll, falls dies in dem Meeting nicht klar ausgesprochen wird. Der Protokollführer darf das!
- Follow-up-Meeting festlegen
Am Ende trägst du noch das Datum des nächsten Follow-up-Meetings ein, falls es eins geben sollte.
Fertig ist dein Protokoll! Falls sinnvoll: Erstelle eine kurze Zusammenfassung, ab zur Freigabe damit, und dann kann es auch schon idealerweise als Dokument im PDF-Format an den Verteilerkreis verschickt werden.
Download: Kostenlose Vorlage Protokoll herunterladen
Hier kannst du die Vorlage direkt herunterladen und loslegen:
Vorlage Besprechungsprotokoll
Protokolliere einfach das nächste Meeting:
Fazit
Denke daran: Ein gut strukturiertes Protokoll hilft nicht nur, den Überblick über vergangene Meetings zu behalten, sondern es dient auch als wertvolles Werkzeug, um zukünftige Projekte effizient voranzutreiben. Mit der richtigen Vorlage sparst Du Zeit, vermeidest Missverständnisse und trägst aktiv dazu bei, den Erfolg deines Teams zu sichern.
