Warum, wann und an wen: Das 1×1 des Delegierens

Je weniger Arbeit, desto besser. Oder?

Im letzten Artikel hast du gelernt, warum es vielen Menschen so schwer fällt, Aufgaben zu delegieren. Dieses Mal schauen wir uns an, welche Vorteile es hat, Aufgaben abzugeben und welche Aufgaben du am besten an wen delegieren solltest.

Bereit? Dann legen wir los!

Warum solltest du delegieren?

1. Es spart Zeit

Es spart Zeit, Leuten etwas zu erklären, die Umsetzung zu überwachen und dann auch noch das Ergebnis zu kontrollieren? Geht es dann nicht schneller, die Sache einfach schnell selbst in die Hand zu nehmen?

Kurzfristig vielleicht.

Aber willst du wirklich immer so arbeiten? Fakt ist: Auf lange Sicht lohnt sich der investierte Aufwand. Sobald deine Leute allein laufen können, hast du wieder Zeit für deine eigentliche Aufgabe – das Managen deines Projekts.

2. Es kann die Qualität erhöhen

Vielleicht bist du noch der Meinung, du kannst alle Aufgaben am besten erledigen. Aber weißt du das ganz sicher? Vielleicht sind andere Leute ja noch besser oder ganz einfach schneller. Was im ersten Moment für einige Ambitionierte regelrecht erschreckend klingt, macht dein Projekt besser.

Auch der Einfluss neuer Sichtweisen sollte nicht unterschätzt werden: Indem du Aufgaben delegierst, machst du mehrere Personen mit der Aufgabe vertraut. Du redest mit deinem Team, Mitarbeiter tauschen sich aus. Neue Impulse können dazu führen, dass die Aufgabe nicht nur ebenso gut erledigt wird wie von dir selbst, sondern sogar besser.

3. Gemeinsam könnt ihr mehr erreichen

In diesem Punkt geht es nicht um Qualität, sondern um Quantität: Zwei Leute schaffen mehr als einer. Und drei Leute mehr als zwei. Klar, ein wenig Zeit geht für die Koordination drauf – trotzdem wird mehr Arbeit erledigt, wenn du Aufgaben delegierst und mehrere Leute parallel an ihnen arbeiten.

4. Du entwickelst dein Team weiter – einzeln und als Ganzes

Das passiert, wenn du Aufgaben an deine Mitarbeiter übergibst:

• Sie werden mit neuen Tätigkeiten vertraut.
• Sie lernen fachlich hinzu.
• Sie lernen, Verantwortung zu übernehmen.
• Sie lernen selbst das Delegieren.

Klingt gut, oder? Ohne Delegation nimmst du deinen Mitarbeitern eine große Chance, sich weiterzuentwickeln.

Auch das gesamte Team profitiert von Delegation: Sobald nicht der allmächtige Projektmanager die Hand auf jeder klitzekleinen Aufgabe hat, müssen selbst Lösungen gefunden werden. Es ist erstaunlich, wie viel Kreativität und Eigeninitiative in einem Team steckt – wenn man es lässt.

5. Du beweist Vertrauen

Stell dir vor, ein Mitarbeiter bekommt eine neue Aufgabe übergeben, die in dieser Form neu für ihn ist. Vielleicht ist derjenige sogar noch recht neu im Team. Jetzt versetze dich in die Lage dieses Mitarbeiters: Ist es nicht ein gutes Gefühl, die Verantwortung für eine Aufgabe übergeben bekommen? Würdest du nicht auch spüren: Hey, hier ist jemand, der mir das zutraut?

Die Tatsache, dass du deinen Leuten eine Aufgabe anvertraust, kann ihnen einen echten Kick verschaffen – nutze ihn!

6. Du gibst ein gutes Vorbild ab

Nicht jeder startet direkt in der Rolle als Projektmanager. Viel häufiger werden sie aus Mitarbeitern geboren, die zuvor als Fachexperten gearbeitet haben. Deine Teammitglieder können also die Projektmanager von morgen sein. Wäre es nicht schön, wenn sie sich bei dir etwas abschauen könnten? Lebe erfolgreiches Delegieren vor und du erhöhst die Wahrscheinlichkeit, dass es auch deinen Leuten gelingt.

7. Delegation motiviert

… zumindest dann, wenn sie richtig angewendet wird: Es geht nicht darum, die gesamte Arbeit auf einen Schlag von deinem Schreibtisch auf den nächsten zu platzieren, nur um pünktlich ins Fitnessstudio zu verschwinden und einen überforderten Mitarbeiter frustriert zurückzulassen.

Beweise mit schlauem Delegieren, dass du deinen Leuten etwas zutraust, ihnen gern Verantwortung übergibst und für sie da bist, wenn es Probleme gibt. Gib Ziele vor und sorge dafür, dass sie erreicht werden – denn das kann einen enormen Motivationsschub verursachen.

Wann solltest delegieren?

Gut. Warum Delegieren eine echt gute Sache ist, sollte nun klar sein. Jetzt wird es spannend:

Woher weißt du, wann und was du delegieren solltest – und was nicht? Das ist nämlich eine echte Kunst: Wenn du es nicht richtig machst, dann bist du weiter unglaublich beschäftigt, arbeitest aber an den falschen Aufgaben.

Wie wählst du also die Aufgaben aus, die du delegieren möchtest?

1. Was kannst du – und was nicht?
   Alles, was du ohnehin nicht tun kannst, muss delegiert werden – das ist einfach. Wenn du etwas durchaus tun kannst, stellt sich die nächste Frage:
2. Ist diese Aufgabe kritisch für dein Projekt?
   Wenn nicht, dann ist sie ein ernsthafter Kandidat zum Delegieren. Wenn sie kritisch ist, frage weiter:
3. Gibt es eine andere Person, die die Aufgabe erledigen kann?
   Vielleicht geht es um etwas, was wirklich nur du tun kannst – dann bleibt der Task bei dir. Das trifft fast immer auf Projektmanagement-Aufgaben zu, wie die Zusammenstellung und Führung des Teams oder dem Monitoring von Risiken. Für andere Aufgaben gilt: Nur weil du es kannst, musst du es noch nicht zwangsläufig tun. Denn:
4. Kannst du durch Delegieren einen Mitarbeiter und dein Team fördern?
   Falls diese oder eine ähnliche Aufgabe immer wieder vorkommt, solltest du ernsthaft darüber nachdenken, die Aufgabe abzugeben. Dann machst du nicht nur Mitarbeiter mit dem Task vertraut, sondern schaffst dir auch noch mehr Freiräume für die Zukunft.
5. Hast du genügend Zeit zum Delegieren?
   Eine schwierige Frage! Zunächst wird es nämlich fast immer Arbeit machen, Aufgaben abzugeben. Du musst erklären, einweisen und für Fragen zur Verfügung stehen. Viele stolpern genau an dieser Stelle und erledigen die Sache noch lieber selbst. Halte kurz inne und überlege noch einmal, ob sich die Mühe nicht langfristig doch auszahlt.

Falls du noch immer nicht ganz sicher bist, ob du eine Aufgabe delegieren solltest oder nicht, helfen womöglich die folgenden Fragen:

• Wäre es akzeptabel, wenn das Ergebnis im ersten Wurf nicht ganz so gelingt, wie du es selbst hinbekommen hättest?
• Steht genügend Zeit für Nacharbeiten zur Verfügung, falls diese nötig sind?
• Wie schlimm ist es, wenn der Mitarbeiter die Aufgabe nicht in der vorgesehenen Zeit erledigen kann?
• Welche Nebeneffekte auf andere Aufgaben könnte es geben, wenn die delegierte Aufgabe misslingt?

Beim Delegieren spielt auch immer viel Bauchgefühl mit. Eine Pi-mal-Daumen-Regel lautet wie folgt: Gib die Aufgabe im Zweifelsfall ab. Dein Schreibtisch füllt sich auch von allein wieder.

An wen delegieren?

Die Fragen, was du delegierst und wer mit der Aufgabe betraut wird, gehen oftmals Hand in Hand. Trotzdem gibt es hier noch ein paar Anregungen, wie du die beste Person für die Aufgabe findest:

• Schaue dir dein Team genauer an. Du solltest ihre Stärken, Schwächen und Vorlieben kennen und einschätzen, wer für die Aufgabe am besten geeignet ist.
• Wähle im Zweifelsfall die Person, die die Aufgabe am besten erledigen kann – nicht unbedingt die, die gerade am wenigsten zu tun hat.
• Das bedeutet nicht, nur die High Performer mit immer mehr Arbeit zu beglücken: Betrachte die Auslastung und schaue, dass du die richtige Balance findest.
• Denke in die Zukunft: Eine Person mag jetzt noch nicht perfekt für die Erledigung einer Aufgabe geeignet sein. Doch vielleicht kannst du sie aufbauen? Sie unterstützen und fördern – zum Wohle deines Projektes und des Mitarbeiters selbst?

Fazit

Delegieren hat jede Menge Vorteile. Sobald du davon überzeugt bist, musst du nur noch die richtigen Tasks an die passenden Leute übergeben. Keine Sorge: Mit steigender Routine geht das fast von selbst.

Wie das genau funktioniert, schauen wir uns im nächsten Artikel an!