Mit diesen 7 Tipps wird dein Team entspannter – und leistungsfähiger

In einem letzten Artikel hast du erfahren, was Stress ist, warum wir in Projekten so anfällig dafür sind und welche Auslöser und Auswirkungen Stress haben kann.

Soweit so gut. Doch das reicht nicht! Wie kannst du nun erreichen, dass deine Mitarbeiter so arbeiten, dass es dem Projekt zugute kommt – und sich dabei dennoch noch jeder wohl fühlt?

Die folgenden Ansätze helfen dir dabei:

1. Prüfe deine Einstellung

Wie tickst du?

Misst du deine Mitarbeiter daran, wie lange sie am Schreibtisch sitzen? Gehst du davon aus, dass ohne Überstunden deine Projekte scheitern? Dass die Arbeit immer an erster Stelle stehen muss? Dass die Leistung eines Teams umso höher ist, je stärker es sich engagiert?

Wenn du einige dieser Fragen mit „ja“ beantworten kannst, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass du selbst anfällig für Stress und Überforderung bist.

Ob du es willst oder nicht: Diese Einstellung strahlt auf dein Team aus. Das kann gewollt sein („Wir müssen da alle durch!“) oder unbewusst geschehen.

Fakt ist: Ein zu sehr gestresster Projektmanager wird höchst selten ein entspanntes Team führen.

2. Erlaube Auszeiten

Nein: Hier geht es nicht um die große Weltreise, das Olivenpflücken in der Toskana oder darum, Deutschland zu Fuß zu durchqueren (wobei das alles spannend klingt).

Oft sind es „nur“ die kleinen Auszeiten vom Job, die helfen, Stress abzubauen: Abende und Wochenenden, an denen niemand erreichbar sein muss. Urlaube ohne E-Mail und Telefonkontakt. Oder der halbe Tag, an dem ein Mitarbeiter ungestört an einem Konzept arbeiten kann.

3. Fördere Ausgleich

Wie Stress abgebaut wird, ist für jeden von uns individuell verschieden. Der eine ist am glücklichsten, wenn er sich im Fitnessstudio verausgaben kann, für andere sind es die Zeiten mit dem Töchterchen auf dem Spielplatz oder, die eigenen Tomaten im Garten zu ernten.

Doch nicht jeder weiß, was ihm gut tut – und viele benötigen einen kleinen Anstupser, um sich etwas Gutes zu tun und nicht auch in der Freizeit auf Hochtouren zu laufen. Sofern es in deiner Macht steht, schaffe Möglichkeiten, die ein Ausgleich zum Arbeitsalltag sind: Vielleicht bietet das Unternehmen zusätzliche Angebote wie Yoga oder Meditation an. Für wen das zu esoterisch klingt: Sport- und Wandergruppen sind leicht zu organisieren :-)

4. Monotasking statt Multitasking

Unser Hirn ist ungemein leistungsfähig. Viele von uns schaffen es problemlos, während des Mittagessens mit Kollegen zu plaudern, die Einkaufsliste zu erstellen und den nächsten Zahnarzttermin zu vereinbaren.

Das funktioniert!

Aber es strengt an. Was uns schon in der Freizeit belastet, wirkt sich im Beruf negativ aus: Unser Hirn kann zwar umschalten, doch wir müssen eine ungemeine Energie aufwenden, um zwischen Themen hin- und her zu springen.

Zeiträume, in denen deine Mitarbeiter ungestört arbeiten können, sind Gold wert. Stelle Zeitmanagement-Techniken wie die Pomodoro-Technik vor und ermutige deine Leute, sie auszuprobieren.

5. Ermögliche langsame Phasen

Stress kann auch positiv sein! Wie im letzten Artikel beschrieben, können die äußeren Reize so wirken, dass sie die Leistung eines Teams steigern – wenn die Rahmenbedingungen stimmen.

Ein spannendes Projekt, sachlich und pragmatisch geführt, in einem harmonischen Team, in dem alle an einem Strang ziehen – das kann auch unter enormen Zeitdruck zu extrem positiven Gefühlen führen. Dann, wenn sich alle untereinander mitreißen und das Ziel gemeinsam anvisiert wird.

Das funktioniert – jedoch nicht auf Dauer. Folgt ein solches Projekt auf das nächste, werden deine Mitarbeiter trotzdem irgendwann ausbrennen. Versuche deshalb, auf genügend Zeiten zu achten, in denen ruhiger gearbeitet werden kann. Tage und Wochen, in denen die Dinge aufgearbeitet werden, die in den heißen Phasen unweigerlich vernachlässigt wurden. Das gibt die Möglichkeit zum Durchatmen und bewirkt ein reineres Gewissen, weil wegen des Zeitdrucks liegengebliebene Dinge endlich bearbeitet werden.

6. Prüfe deine Projektmanagement-Fähigkeiten

Bist du wirklich fit im Projektmanagement? Ein paar der Auslöser haben nichts mit Zeitdruck und viel mit mangelnder Planung und fehlerhafter Leitung zu tun:

• Micromanagement
• Ressourcenengpässe und -konflikte
• Unrealistische Terminvorgaben
• Unzureichende Fach- und Managementkenntnisse
• Unklare Zielvorgaben
• Unklare Zuständigkeiten
• Unklare Entscheidungsprozesse
• Geringe Führungskompetenz des Projektleiters
• …

Frage dich ehrlich selbst: Kann es sein, dass du zum Stress im Projekt beiträgst? Fällt es dir schwer, Entscheidungen zu fällen? Änderst du häufig deine Meinung? Fällt es dir schwer, klare Aussagen zu Zuständigkeiten zu treffen?

Die Antworten sind nicht immer angenehm, helfen jedoch, der Ursache von Stress auf den Grund zu gehen.

7. Hör zu und sei präsent

Keine neue Erkenntnis: Als Führungskraft (und das bist du als Projektmanager) bist du mehr, als nur der Manager und Experte. Du bist derjenige, der das Team führt und vor allem auch die zwischenmenschlichen und sozialen Themen im Auge behalten muss.

Achte frühzeitig darauf, ob du Stress-Sympthome bei deinen Mitarbeiter wahrnimmst. Frage nach, rede mit den Leuten. Ganz sicher nicht auf der plumpen „Hast du Stress?“-Schiene, sondern durch Wahrnehmen der Zwischentöne. Hat dein neuer Mitarbeiter vielleicht gerade viel mit dem Hausbau zu tun? Oder nimmst du Konflikte im Team wahr?

Fazit

Stressreduktion und -ausgleich schaffen nicht nur zufriedenere Mitarbeiter, sie steigern auch die Leistung der Teammitglieder – und deren Engagement. Sei dir bewusst, dass es dein Job als Projektmanager ist, dein Projekt zum Erfolg zu führen. Die Wahrscheinlichkeit steigt deutlich, wenn du ein motiviertes und nicht-ausgebranntes Team hast.