Auf einen Blick
Das Projekt ist beendet und schon steht das nächste vor der Tür? Was häufig so abläuft, ist weit entfernt von optimal. Dieser Artikel enthält wichtige Aufgaben in der Schlussphase eines Projekts sowie eine kostenfreie Checkliste.
Es geht uns doch allen oft ähnlich: Ein Projekt ist fertig, und schon steht das nächste vor der Tür. Nichts wirkt langweiliger und überflüssiger, als sich mit der Bürokratie eines Projektabschlusses zu beschäftigen, wo doch neue, spannende Themen warten – die noch dazu Fortschritt und Umsatz versprechen.
Vielleicht überzeugen dich die folgenden Beispiele, mal einen näheren Blick auf den Projektabschluss zu werfen:
Auswirkungen eines fehlenden Projektabschlusses
Ich könnte zahllose Beispiele aufführen, hier nur eine kleine Auswahl:
- Der Kunde beschwert sich, dass nicht alle Teile der Anlage ordnungsgemäß geliefert oder in Betrieb genommen worden sind.
- Ein Jahr nach Projektabschluss treten Probleme an einer Stelle auf, die nie dokumentiert wurde.
- Dein Unternehmen erhält eine Mahnung von einem Lieferanten, weil Rechnungen noch immer nicht bezahlt wurden.
- Offene Aufgaben werden nicht erledigt, weil sie nicht ins Folgeprojekt übernommen wurden.
- Stakeholder sind unzufrieden, weil sie nicht wie versprochen über das Projektergebnis informiert wurden.
- Selbst Monate nach Projektende bucht immer noch jemand auf die Kostenstelle des Projektes.
- Das Controlling beschwert sich, weil noch immer die Kostenaufstellung für das Projekt fehlt.
- Mitarbeiter hängen in der Luft, weil sie nach einem Projekt nicht formell in die Linienorganisation zurückgeführt oder einem neuen Projekt zugewiesen worden sind.
- Ein Projektteam arbeitet im nächsten Projekt nicht gut zusammen, weil Konflikte nicht aufgelöst wurden.
… und der vielleicht für dich schwerwiegendste Grund:
- Du wirst lange nach dem Projekt persönlich für ein Problem verantwortlich gemacht, dass für dich geklärt war, das aber niemals formell dokumentiert wurde.
Du willst dich vor Problemen schützen und die Sache vernünftig zu Ende bringen? Dann könnten dir die folgenden Anhaltspunkte helfen.
Aktivitäten während des Projektabschlusses
Abnahme des Projekts bzw. Produkts
Die Abnahme des Projekts wird vom Auftraggeber durchgeführt. Je nach Projektart werden bei der Abnahme unterschiedliche Ergebnisse übergeben. Mittels eines Übergabe- bzw. Übernahmeprotokolls wird die Abnahme des Projekts dokumentiert.
Beispiele:
Eine erstellte Studie, ein erstelltes Gebäude, ein entwickeltes Produkt oder ein geführter Prozess, der wie vorgegeben dokumentiert wurde.
Nachkalkulation und Abweichungsanalyse
Insbesondere Controlling und Rechnungswesen fordern häufig eine Nachkalkulation des Projekts ein. Warum? Um das Projekt anhand von Soll-Ist-Vergleichen bewerten und Kennzahlen für den Vergleich mit anderen Projekten ermitteln zu können.
In die Kalkulation gehen alle Aufwände ein, die durch das Projekt verursacht wurden, z. B. Personalaufwände und Materialkosten. Es ist empfehlenswert, ein einheitliches Schema für Vor- und Nachkalkulation zu verwenden.
Neben der rein monetären Bewertung spielt auch die Analyse der Soll-Ist-Werte anderer Parameter eine Rolle:
- Einhaltung von Terminen
- Erreichung der Leistungsmerkmale
- Erreichung der vorgesehenen Qualität
Erfahrungssicherung
Dokumentation und Erfahrungssicherung spielen insbesondere für zukünftige Projekte eine große Rolle. Folgende Instrumente eignen sich für diese Zielstellung:
- Durchführung und Dokumentation von Kundenbefragungen
- Pflege von Kennzahlensystemen
- Aufbau und Pflege einer Erfahrungs- und Wissensdatenbank
- Archivierung der Projektunterlagen
- Durchführung von Lessons-Learned-Workshops
Auflösung der Projektstruktur
Nach der Abnahme des Projekts muss dieses auch formell aufgelöst werden. Folgende Aktivitäten werden hierbei durchgeführt:
- Überleitung des Personals zurück in die Linienpositionen (oder ggf. direkt in andere Projekte)
- Herauslösen des Projekts aus dem Projektportfolio des Unternehmens
- Auflösung der Ressourcen (z. B. Arbeitsräume, Planungsinstrumente …)
- ggf. Schließen der Kostenstelle im IT-System
Wichtige Dokumente
Projektpräsentation
Die Projektpräsentation wird in der Regel vom Projektleiter vor dem Auftraggeber und/oder Lenkungsgremium durchgeführt. Zielstellungen sind:
- Präsentation der Projektergebnisse
- Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Werten
- Erläuterung von Planabweichungen
- Vorlage für die Projektabnahme
Projektabschlussbericht
Der Projektabschlussbericht ist der wichtigste Bericht zum Ende eines Projekts. Er besteht nicht nur aus der Zusammenfassung der Projektergebnisse, sondern auch aus einer Vielzahl von Dokumenten, die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen:
- Abnahmeprotokoll
- Nachkalkulation
- Auswertung von Kundenbefragungen
- Produkt- und Messdaten
- Personal-Überleitungsplan
Wichtig ist ebenfalls die Auflistung offener Punkte und Arbeiten, die auch nach dem Projekt noch erledigt werden müssen. Der Bericht wird üblicherweise zentral im Unternehmen archiviert und so für spätere Verwendungen gesichert.
Der Projektabschluss: Daran musst du denken
- Teilprojekte abgeschlossen: Wurden alle Meilensteine erreicht? Sind keine Arbeitspakete mehr offen bzw. wurden diese dokumentiert?
- Lieferobjekte übergeben: Wurden die erstellten Produkte oder Prozesse an den Auftraggeber übergeben?
- Freigabe erhalten: Wurden die Lieferobjekte vom Auftraggeber abgesegnet?
- Übergabeprotokoll erstellt: Liegt ein Übergabeprotokoll vor?
- Dokumentationen erstellt: Wurden die Lieferobjekte dokumentiert und die Dokumente übergeben?
- Soll-Ist-Vergleich durchgeführt: Wurde eine Prüfung der Projektziele durchgeführt?
- Ressourcen übergeben: Wurden die Ressourcen für andere Projekte freigegeben?
- Abschlusskalkulation erstellt: Liegt eine abschließende Kalkulation der Projektkosten vor?
- Kostenstelle geschlossen: Falls vorhanden: Wurde die Kostenstelle für das Projekt geschlossen?
- Abschlussworkshop im Team durchgeführt: Wurden Erfahrungen im Projekt besprochen und Erkenntnisse für zukünftige Projekte gewonnen?
- Abschlussbericht erstellt: Liegt ein Abschlussbericht vor?
- Abschlusspräsentation gehalten: Wurde eine Abschlusspräsentation vor dem Lenkungskreis gehalten?
- Projektabschluss gefeiert: Wurde der Projektabschluss gebührend zelebriert und dem Team Dank übermittelt?
Ist das alles? Nicht unbedingt! Diese Checkliste kann nur ein Anhaltspunkt für dein eigenes Projekt sein. Bevor du sie als endgültige Wahrheit ansiehst, geh noch einmal in dich: Gibt es für dein Projekt vielleicht noch weitere Punkte? Müssen vielleicht Lieferantenverträge gekündigt oder zusätzliche Freigaben eingeholt werden? Ergänze die Liste oder streiche Punkte, die für dein Projekt nicht relevant sind.
Ein Projekt sauber abschließen – aber wie?
Nach dem Projekt ist vor dem Projekt – schon allein deshalb fällt ein runder Projektabschluss oft unter den Tisch. Schade eigentlich, schließlich müssen Projektergebnisse übergeben und Erfahrungen gesichert werden. Souverän und selbstsicher Projekte leiten: Das ist kein Kinderspiel! Falls du deine Projekte stressfrei und erfolgreich managen möchtest oder eine Zertifizierung anstrebst: Die flexible ittp-Online-Ausbildung schafft den entscheidenden Vorteil für deinen nächsten Karriereschritt. In fokussierten Micro-Learning-Modulen erhältst du alle Werkzeuge, um produktive Teams zu führen und herausragende Projektergebnisse zu erzielen – zufriedene Kunden inklusive.
Egal ob alter Hase oder Projektmanagement-Neuling: Nur mit der nötigen Expertise und Praxiswissen in Management, Teamführung und Organisation gelingt dir der hektische Projektalltag. Klar, den gesunden Menschenverstand musst du schon selbst mitbringen – aber das nötige Know-How für erfolgreiche Projekte bekommst du von uns. Die innovative ittp-Lernplattform bietet dir fundiertes Grundlagenwissen, wertvolle Praxistipps und reichlich Gelegenheit zum Üben – damit du selbst in kniffligsten Projektsituationen gelassen bleibst und kompetent agierst.
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Um es dir leichter zu machen, hilft dir die folgende kostenlose Checkliste:
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Fazit
Zugegeben: Der Projektabschluss mag lästig sein und ein klein wenig Bürokratie mit sich bringen. Trotzdem solltest du aus den erwähnten Gründen ein besonderes Auge auf diese wichtige Projektphase legen.
