Alle Jahre wieder, Teil 1: Ein Projekt entsteht!

Dieser Artikel ist Teil 1 von 9 der Serie Alle Jahre wieder!

sterneAlle Jahre wieder!

Es weihnachtet! Und zwar schon seit einer ganzen Weile, wenn wir das Anbieten von Lebkuchen und Schokoladen-Weihnachtsmännern im Supermarkt als Anhaltspunkt nehmen. Aber Ende November können wir doch nun wirklich von der Weihnachtszeit sprechen, oder?

Zeit für eine neue Artikelserie auf Projekte leicht gemacht! Beginnend mit dem heutigen Artikel erwartet dich über die nächsten hinweg ein ganz besonderer Einblick! Stelle dir ein Projekt mit folgenden Rahmenbedingungen vor:

  • globale Zielgruppe
  • Belieferung mehrere Länder in unterschiedlichen Zeitzonen
  • Anwendung verschiedener Sprachen
  • extrem kurzes Zeitfenster
  • begrenztes Projektteam

Durchaus anspruchsvoll!

Wo spielt das Projekt? Im tief verschneiten Norden Lapplands. Die Hauptperson: Ein betagter, fülliger Herr mit weißem Rauschebart. Sonstige Beteiligte: Unzählige Huftiere (teilweise mit roten Nasen) und Wichtel. Nur hier bekommst du einen spannenden Einblick in die Welt des Weihnachtsmannes!

Der Weihnachtsmann, Santa Claus, Babbo Natale, Joulupukki – oder wie immer er auch heißen mag – wird ja nicht jünger! Deshalb gibt er in diesem Jahr die Projektleitung ab. Und zwar an Oberwichtel Arttu Joulu (wir sind in Finnland!). Arttu bekommt die Ehre, weil er unglaublich strukturiert und organisiert ist. Genau der richtige Mann!

Wie wäre es mit einem Einblick in das „Projekt Weihnachten“? Auf geht’s!

Die Projektmerkmale

Mooooment … Handelt es sich überhaupt um ein Projekt? Lass es uns herausfinden und die Projektmerkmale überprüfen:

 

Ja. Doch. Die Projektmerkmale sind erfüllt. Hurra – wir haben ein Projekt! Sicher … die Neuartig- und Einmaligkeit ist sicher nicht 100%ig gegeben. Was sagt uns das: Die Projektmerkmale sind eine grobe Richtlinie, kein Gesetz. Sofern sich ein Vorhaben mit Projektmanagement-Methoden besser bearbeiten lässt, kann es auch als Projekt bezeichnet werden.

Historie und Ist-Stand

Weihnachten ist ja nun keine neue Angelegenheit. Dementsprechend liegen bereits viele Erfahrungen vor und Abläufe wurden festgelegt. Neu: Der „alte Mann“ will nicht mehr der alleinige Tausendsassa sein. Stattdessen bekommt Arttu Juolu die Projektleitung übergeben. Und auch sonst gibt es jede Menge Herausforderungen:

  • Die Menge und der Wert der gewünschten Geschenke wächst von Jahr zu Jahr weltweit.
  • Die Projektlaufzeit verkürzt sich, da sich Wünsche sich immer häufiger auf den letzten Stand der Technik beziehen (im Vergleich zu Holzeisenbahnen, die auch schon Monate vor dem Fest hergestellt werden konnten).
  • Die Anzahl der Reklamationen nach dem Fest steigt.
  • Das Projektteam ist begrenzt: Die Gemeinschaft der Wichtel ist übersichtlich!

 

Die KUSS-Formel

Es ist immer wieder schwierig … wie startet man am besten? Unzählige und vielfältige Informationen strömen auf Arttu Joulu ein. Zwar kennt er sich bereits mit den Prozessen des Weihnachtsgeschäftes aus, muss sich allerdings trotzdem zunächst einen Überblick verschaffen. Die KUSS-Formel ist ganz wunderbar für diese erste Strukturierung geeignet:

 

Anwendung der KUSS-Formel

 

Das magische Dreieck

Der Klassiker! Wenn ein Projekt schnell beschrieben werden soll, macht sich das magische Dreieck immer wieder gut. Was, bis wann und wie viel? Dieses magische Dreieck mit den Projekt-Zielgrößen wurde erarbeitet:

 

Anwendung des magischen Dreiecks

 

Was hat es denn mit diesem Budget auf sich? Weihnachtssterne? Lies mehr darüber im nächsten Abschnitt!

Hintergrundinformationen

Jetzt gibt es einen noch tieferen Einblick in die „Währung“ des Weihnachtsprojektes. Hier geht es natürlich nicht um harte Währungen in Banknoten und Münzen! Weihnachten läuft anders ab: Alle Aufwände werden in Weihnachtssternen abgegolten. Rentiere, Wichtel und der Weihnachtsmann … alle erhalten Weihnachtssterne für ihre Arbeit. Eine ideelle Währung. Wie entstehen Weihnachtssterne? Stell dir das wie folgt vor:

weihnachten-sterne

Jedes Kind, das am Weihnachtsabend nach dem Erhalt der Geschenke glücklich und zufrieden einschläft, generiert einen Weihnachtsstern. Und der fließt über magische Wege zurück in die Werkstatt des Weihnachtsmannes. Diese Weihnachtssterne werden in der Vorbereitung der Weihnachtszeit Stück für Stück aufgebraucht. Ziel ist die Sammlung von viiiielen Weihnachtssternen für die Durchführung des Festes im nächsten Jahr!


 

Puuuh … die erste Hürde ist geschafft. Erste Informationen zum Projekt wurden gesammelt und es gibt einen deutlich besseren Überblick. Bereit für den nächsten Schritt? In der nächsten Woche beschäftigen wir uns mit den Projektzielen!

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
Weitere Artikel der Serie:Alle Jahre wieder, Teil 2: Projektziele >>
5 Kommentare
  1. Anette Engljähringer
    Anette Engljähringer says:

    Tolles Beispiel….bin bereits gespannt wie es weitergeht!
    Danke für das wunderbare, anschauliche und aktuelle Thema.

    Antworten
    • Alexander
      Alexander says:

      Danke 🙂

      Leider erleben wir immer wieder, wie in sozialen Projekten das Thema Projektmanagement hinten runterfällt, weil oftmals alle Beteiligten voller Enthusiasmus an „der Sache“ arbeiten wollen, aber nicht an der Organisation.

      Oft führt dies zur Verschwendung von Ressourcen, die ja gerade in diesem Bereich meist eher dünn und sehr wertvoll sind. Das ist besonders dann schade, wenn ja im Grunde alle etwas Gutes bewegen wollen, es dann aber am Organisatorischen scheitert.

      Aber wir kennen zum Glück auch viele gute Beispiele aus dem sozialen Bereich! Wir freuen uns über jeden, der in diesem Bereich arbeitet, und zusätzlich noch Interesse am Thema Projektmanagement hat 🙂

      Antworten

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