Der OKR-Zyklus: Ziele optimal im Jahresverlauf definieren und nachverfolgen

Der OKR-Zyklus ist der zweite Artikel zum Thema OKR! Zur Erinnerung: Im ersten Artikel hast du erfahren, dass OKR für „Objectives & Key Results“ steht und es ein einfaches Framework ist, um bessere (messbare!) Ziele zu formulieren und nachzuverfolgen.

Messbare Kriterien sind schön und gut: Doch wie wird vermieden, dass die sorgfältig ausgefeilten Ziele zu Neujahrsvorsätzen verkümmern, die schon nach wenigen Wochen wieder vergessen werden? Ganz einfach: Indem du verstehst, dass Ziele nicht statisch sind, es unterschiedliche Ebenen von Zielen gibt und diese unterschiedlich nachverfolgt werden sollten.

Dieser Artikel ist Teil 2 der Serie über OKR. Du willst mehr erfahren? Dann schau gern in die anderen Teile rein:
Teil 1: OKR – Objectives and Key Results: Mehr als nur Ziele (Grundlagen)
Teil 2: Der OKR-Zyklus: Ziele optimal im Jahresverlauf definieren und nachverfolgen
Teil 3: So funktionieren OKR im Projektmanagement
Teil 4: OKR, KPI, SMART & MBO: Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Achtung: OKR ist ein flexibles Framework ohne starre Regeln. Die folgenden Abschnitte enthalten Informationen, wie OKR häufig angewendet wird. Je nach Unternehmen können die genannten Zeiträume deutlich abweichen.

Die drei Ebenen von OKR

Was unterscheidet „Marktführer sein“ von „Web-Framework auf die neueste Version umgestellt“? Mal abgesehen vom offensichtlich anderen Inhalt ist das erste Ziel langfristiger und vager formuliert.

Aus diesen Gründen werden in vielen Organisationen auch für OKR unterschiedliche Rhythmen festgelegt:

• Ein strategischer Rhythmus für übergeordnete, langfristige Ziele, oft auf Unternehmensebene. Diese OKR werden häufig jährlich neu definiert.
• Ein taktischer Rhythmus mit kurzfristigeren OKR für Abteilungen und Teams – meist quartalsweise festgelegt und mit einem Check-in nach der Hälfte des Quartals versehen.
• Regelmäßige Check-ins, um den Fortschritt der Zielerreichung nachzuverfolgen, beispielsweise wöchentlich oder alle zwei Wochen.

Der Vorteil: Durch unterschiedliche Zeitintervalle wird der Tatsache Rechnung getragen, dass sich taktische Ziele viel schneller ändern können als strategische.

Von der Vision zu Initiatives

Du erinnerst dich? Mit Initiatives setzt du deine OKR praktisch in die Tat um. Die folgende Grafik zeigt schön, wie OKR das Bindeglied zwischen der großen Unternehmensvision und den tatsächlichen Handlungen bildet:

Angelehnt an: https://www.perdoo.com/the-ultimate-okr-guide

Jährlich werden OKR aus der Vision abgeleitet und quartalsweise in taktische OKR heruntergebrochen. Initiatives wie z. B. Projekte sorgen dafür, dass die Key Results erreicht werden.

Beispiel:

1. Unternehmensvision: Der größte Online-Shop für Auto-Ersatzteile in der EU sein
2. OKR für das Jahr: Markteintritt in Frankreich
3. OKR für das Quartal: Web-Auftritt in Frankreich steht
4. Initiatives: Projekte „Übersetzung aller Inhalte“ und „Anpassung der Rechtstexte nach französischem Recht“

Anmerkung: Der Einfachheit halber wurden in diesem Beispiel die OKR nur vage formuliert und nicht in Objectives und messbare Key Results heruntergebrochen. Dieses Beispiel demonstriert lediglich das schrittweise Vorgehen von der Vision zur Initiative

Typischer OKR-Zyklus im Jahr

Ein grober Ablauf wurde bereits erwähnt: Strategische Ziele werden auf Jahresebene festgelegt, taktische Ziele quartalsweise. Um dies noch anschaulicher zu gestalten, werden OKR in vielen Organisationen nach folgendem Rhythmus definiert und nachverfolgt:

• Etwa 4–6 Wochen vor dem Jahreswechsel: Die Unternehmensleitung und das obere Management führt ein Brainstorming für die OKR des Unternehmens durch. Aus diesen ergeben sich häufig direkt die OKR für das 1. Quartal.
• Etwa 2 Wochen vor dem Jahreswechsel: Die OKR für das Unternehmen werden feingeschliffen und an alle Beteiligten kommuniziert.
• Jahreswechsel: OKR auf Abteilungsebene werden basierend auf den Unternehmens-OKR kommuniziert. Aus den Abteilungs-OKR entwickeln Teams ihre eigenen OKR.
• 1 Woche nach Jahreswechsel: Falls im Unternehmen umgesetzt, werden OKR auf Mitarbeiterebene vereinbart.
• Während des Quartals: Mitarbeiter und Teams verfolgen ihren Fortschritt, z. B. in wöchentlichen Check-ins. Häufig wird etwa nach der Hälfte des Quartals ein „Middle Check-in“ durchgeführt. Neben der Frage „Wie weit sind wird?“ wird auch folgende Frage beantwortet: „Wie sicher sind wir, dass wir das Ziel erreichen können?“
• Etwa 3 Wochen vor Ende des Quartals: Unternehmensleitung und oberes Management setzen die Prioritäten für das nächste Quartal und kommunizieren diese. Die OKR sollten dazu dienen, die OKR für das Gesamtjahr zu erreichen.
• Etwa 1 Woche vor Ende des Quartals: Alle Beteiligten führen Reviews durch: Wie lief das Quartal? Welche Ziele wurden erreicht, welche Ergebnisse geschaffen? Was kann verbessert werden?
• Ende des Quartals: OKR auf Abteilungsebene werden für Q2 festgelegt.

Und dann gilt es, diesen Prozess iterativ zu wiederholen!

Weekly Check-in

Was erhöht nachgewiesen die Einhaltung von Neujahrsvorsätzen? Richtig: regelmäßige Zeitpunkte, an denen die Fortschritte geprüft und eventuelle Maßnahmen abgeleitet werden.

Ähnlich funktioniert es bei OKR: In den wöchentlichen Check-ins dreht sich alles um Zielerreichung. Was haben wir geschafft? Wie weit sind wir auf dem Weg zur Zielerreichung gekommen? Welche Ergebnisse wurden erreicht? Weekly Checkins dienen nicht in erster Linie dazu, akute Probleme zu lösen, sondern den Fokus auf die vereinbarten OKR und dessen Erreichung zu lenken.

Ist der OKR-Zyklus für alle Unternehmen gleich?

Klare Antwort: nein. OKR gibt weder feste Zeitrahmen noch Termine vor. Jedes Unternehmen kann für sich festlegen, welche Zyklen sich eignen. Spotify nutzt zum Beispiel einen strategischen Zyklus von nur 6 Monaten statt eines ganzen Jahres, taktische OKR werden für 6 Wochen festgelegt.

Wichtig: Je kürzer die Zyklen, desto effizienter muss der Prozess gestaltet werden, um nicht zu viel Zeit mit Zieldefinition und -nachverfolgung zu verbringen.

Fazit

Hinter OKR steht ein Prozess von regelmäßigen Zieldefinitionen, Reviews und Anpassungen. OKR gibt zwar keine festen Termine und Prozesse vor, als Orientierung haben sich die in diesem Artikel beschriebenen quartalsweisen und jährlichen Zyklen bewährt. Vor Einführung von OKR ist es sinnvoll, die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens zu prüfen und ggf. kürzere Zyklen festzulegen.