Für Eilige: Alles Wichtige auf einen Blick
Ist ja mal wieder typisch: Das Meeting ist vorbei, alle gehen auseinander, und ein paar Tage später erinnert sich keiner mehr so genau, wer was bis wann erledigen sollte. Beschlüsse sind nicht mehr nachvollziehbar, Aufgaben bleiben liegen und das nächste Treffen beginnt mit dem Satz: „Worauf hatten wir uns eigentlich geeinigt?“
Mit einer klaren Protokollvorlage passiert dir das nicht: Sie hilft, Ergebnisse, Aufgaben und Verantwortlichkeiten übersichtlich festzuhalten.
📄 Mini-Guide: So schreibst du Protokolle effektiv
Arten von Protokollen im Überblick
Protokoll ist gleich Protokoll? Nicht ganz! Bevor du loslegst, lohnt sich ein Blick auf unterschiedliche Arten, um die passende Variante für deinen Einsatzzweck zu wählen:
| Protokollart | Zweck | Typische Inhalte | Geeignet für … |
|---|---|---|---|
| Ergebnisprotokoll | Dokumentiert Beschlüsse, Entscheidungen und Aufgaben kurz und prägnant | Stichpunkte zu Ergebnissen, Verantwortlichen, Fristen | Regelmeetings, Projektbesprechungen, Team-Updates |
| Verlaufsprotokoll | Hält den Ablauf und Argumentationsverlauf eines Meetings fest | Chronologische Darstellung, Wortmeldungen, Diskussionen, Ergebnisse | Workshops, Verhandlungen, Sitzungen mit komplexen Diskussionen |
| Wortprotokoll | Gibt den Gesprächsverlauf nahezu wörtlich wieder | Vollständige Redebeiträge, Zitate, Reihenfolge der Wortmeldungen | Gremien, Ausschüsse, juristische oder politische Sitzungen |
Neben diesen drei Haupttypen gibt es einige Sonderformen:
- Gedächtnisprotokoll: Wird nachträglich aus dem Gedächtnis erstellt, wenn kein offizielles Protokoll geführt wurde und enthält eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und Entscheidungen.
- Kurzprotokoll: Komprimierte Variante, die nur die wichtigsten Ergebnisse, Entscheidungen und Verantwortlichen enthält .
- Versuchsprotokoll: Dient der Dokumentation von Ablauf, Beobachtungen und Ergebnissen bei Experimenten oder Tests – häufig in Forschung, Technik oder Ausbildung eingesetzt.
Learning
Nicht jedes Protokoll ist gleich: Ob Ergebnis-, Verlaufs- oder Wortprotokoll: Wähle die Form, die zum Ziel deiner Besprechung passt. In vielen Fällen reicht ein kompaktes Ergebnisprotokoll völlig aus.
Protokoll schreiben: Vorbereitung ist alles
Bevor du mit dem Schreiben loslegen kannst, solltest du zwei Dinge vorbereiten:
- Kläre ab, welche Art von Protokoll (Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll) du schreiben sollst und wie ausführlich es werden soll.
- Bereite das Protokoll idealerweise bereits vor dem Meeting vor. Das erledigst du am besten gleich in der Vorlage. Falls es bereits eine Tagesordnung gibt, trage diese gern schon vorher ein.
Danach geht es los – mit dem Meeting und dem Protokoll. Welche Inhalte in ein gutes Protokoll gehören und weitere Tipps beim Schreiben kannst du gern im Artikel „Protokolle schreiben leicht gemacht“ nachlesen. Ansonsten kannst du dich bei der Protokollführung problemlos an der Struktur der Vorlage orientieren.
Learning
Ein gutes Protokoll startet lange vor dem Meeting. Wer Protokollart, Teilnehmer und Tagesordnung klärt, spart später Zeit und kann im Meeting direkt loslegen. Die Vorlage hilft dir, alles Wichtige schon vorab strukturiert einzutragen.
Vorlage Besprechungsprotokoll
Protokolliere einfach das nächste Meeting:
Meeting protokollieren: Die Anleitung für das optimale Sitzungsprotokoll
Du willst jetzt loslegen und dein Protokoll schreiben? So kannst du die Vorlage optimal nutzen:
Vorlage Protokoll: So setzt du sie erfolgreich ein
- Vorlage herunterladen
Lade dir die Vorlage im Word-Format herunter.
- Stammdaten eintragen
Trage zunächst die allgemeinen Daten in die Felder im Kopfbereich ein. Dazu zählen der Name des Projektes oder des Meetings, falls vorhanden eine Projektnummer sowie Datum, Ort, alle Beteiligten mit Vor- und Nachnamen, der Sitzungsleiter (meist derjenige, der zu diesem Meeting eingeladen hat), dich selbst als Protokollführer und den Verteilerkreis.
- Tagesordnungspunkte anlegen
Prüfe nun, wie viele Tagesordnungspunkte (TOP) das Meeting hat. Sollten es mehr als 3 Punkte sein, kannst du die Tabelle für einen weiteren Tagesordnungspunkt einfach kopieren und so oft ergänzen, wie du es für dein Meeting brauchst. Trage die Themen der einzelnen Tagesordnungspunkte ein und (ggf. falls bekannt) bereits erste inhaltliche Punkte.
- Stichpunkte machen
Sobald das Meeting losgeht, werden die wichtigsten Punkte stichpunktartig unter Inhalt oder Ergebnis / Entscheidung festgehalten.
- Verantwortliche festlegen
Versuche bereits während des Meetings bei neuen Aufgaben zu erfragen, wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist und fasst einen Beschluss, bis wann die Aufgabe erledigt werden soll, falls dies in dem Meeting nicht klar ausgesprochen wird. Der Protokollführer darf das!
- Follow-up-Meeting festlegen
Am Ende trägst du noch das Datum des nächsten Follow-up-Meetings ein, falls es eins geben sollte.
Fertig ist dein Protokoll! Falls sinnvoll: Erstelle eine kurze Zusammenfassung, ab zur Freigabe damit, und dann kann es auch schon idealerweise als Dokument im PDF-Format an den Verteilerkreis verschickt werden.
Learning
Ein Protokoll zu führen, ist recht straightforward: Tagesordnung anlegen, stichpunktartig mitschreiben, Verantwortliche und Fristen klar benennen. Machst du es richtig, können nach der Besprechung alle Ergebnisse leicht abgelesen werden.
Download: Kostenlose Vorlage Protokoll herunterladen
Hier kannst du die Protokollvorlage direkt herunterladen und loslegen:
Vorlage Besprechungsprotokoll
Protokolliere einfach das nächste Meeting:
Tipps zum Schreiben von Protokollen
Selbst wenn du keine große Lust auf das Protokollführen hast – es ist alles gar nicht so schwer. Die folgenden Tipps können dir helfen:
Falls du immer noch unsicher bist, ob du es richtig machst: Es stellt sich schnell eine gewisse Routine ein, wenn du so etwas häufiger tust.
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Ein gutes Protokoll lebt von Klarheit und Struktur: Schreib sachlich und halte Beschlüsse präzise fest. Stichpunkte, klare Zuständigkeiten und eine einheitliche Formatierung machen deine Mitschrift übersichtlich und professionell.
Fazit
Ein gutes Protokoll zeigt, was in der Besprechung festgehalten wurde, wer für welche Aufgabe zuständig ist und wann welche Ergebnisse erwartet werden. Mit einer klaren Vorlage sparst du Zeit bei der Erstellung, vermeidest Missverständnisse und machst das Protokollieren von Besprechungen effektiv und nachvollziehbar. Ob Word, PDF oder Excel – eine strukturierte Vorlage hilft, die wichtigsten Informationen festzuhalten und den Diskussionsverlauf sauber zu dokumentieren.
Fragen und Antworten
Für die meisten Teams reicht ein Ergebnisprotokoll. Es ist kurz, präzise und hält alle gefassten Beschlüsse übersichtlich fest. Wenn der Diskussionsverlauf wichtig ist, eignet sich ein Verlaufsprotokoll. Bei juristischen Sitzungen kommt oft ein wörtliches Protokoll zum Einsatz.
Der Protokollkopf enthält grundlegende Informationen: Datum, Ort, Art des Protokolls, teilnehmende Personen (und abwesende), Protokollführer und Verteilerkreis. Je nach Unternehmen und Projekt könne weitere sinnvolle Kopfinformationen ergänzt werden.
Abwesende Personen sollten im Protokollkopf ausdrücklich vermerkt werden. So ist transparent, wer das Meeting verfolgt hat und wer die Nachbearbeitung erhält.
Sollten nach dem Meeting unterschiedliche Erinnerungen bestehen, dient das Protokoll als offizielle Niederschrift. Alle Informationen, Anträge und Beschlüsse sind darin festgehalten und können bei Bedarf gemeinsam geprüft werden.
Nach dem Meeting erfolgt die Nachbearbeitung durch den Protokollführer. Danach wird das Dokument als PDF gespeichert, ggf. unterzeichnet und an alle Teilnehmenden verteilt. Wer alles das Protokoll unterzeichnet hängt ganz individuell von den Vorgaben der Organisation und der Art des Protokolls ab. Ist das Protokoll verteilt, so ist die Protokollierung abgeschlossen.
