Herausforderungen für virtuelle Teams

Virtuelle Teams könnten der Traum für alle sein: Mitarbeiter über den Globus verteilt, flexible Arbeitszeiten, ungestörtes Arbeiten und die grenzenlose Freiheit, die unser vernetztes Zeitalter mit sich bringt.

Soweit die Theorie! In der Praxis gehören virtuelle Teams zu einer der größten Herausforderung für Projektmanager. Zu den typischen Anforderungen an Teambuilding, Kommunikation und gegenseitigem Vertrauen kommt nämlich noch eine ganze Schippe drauf: Wie können großartige Ergebnisse entstehen, wenn sich Teammitglieder nie in die Augen sehen können? Wie steuern Mitarbeiter ihre Arbeitszeit und woher wissen Projektmanager, ob ihre Leute zu wenig, zu viel oder gerade richtig ausgelastet sind?

In diesem Artikel nutzen wir den Begriff „Virtuelle Teams“ für Projektteams, an denen ein Großteil der Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten sitzen, oft im Homeoffice, teilweise weltweit verteilt. Viele der Tipps lassen sich auch anwenden, wenn nur ein kleiner Teil des Teams getrennt vom Rest arbeitet. 

Schauen wir mal auf typische Herausforderungen und Stolperfallen für virtuelle Teams:

1. Herausforderung: Kommunikation

Unabhängig von virtuell oder gemeinsam am Platz: Ohne Kommunikation läuft nichts. Klar, offen und ehrlich zu kommunizieren, ist bereits in traditionellen Projekten eine Herausforderung – bei virtuellen Teams wird jedoch eine andere Dimension erreicht. 

Wird ausschließlich über E-Mail, Chat- und Ticket-Systeme sowie Calls kommuniziert, wird leicht aus einem knappen schriftlichen Kommentar ein „Der mag mich nicht.“ Mimik und Gestik gehen verloren bzw. sind stark eingeschränkt, was alle Beteiligten in der Kommunikation auf die Sachebene zwingt, die dummerweise nur 20% unserer üblichen Kommunikation ausmacht. Die Risiken: Missverständnisse, Informationsverlust, geringere Effizienz und dem Gefühl der Isolierung, wenn wenig kommuniziert wird.

2. Herausforderung: Vertrauen

Besonders in internationalen Projekten arbeiten die Beteiligten selten zur gleichen Zeit. Schnell kommen Gefühle wie diese auf:

  • „Der antwortet immer so langsam. Vermutlich arbeitet er viel weniger als ich.“
  • „XXX ist ständig offline. Bestimmt tut er gerade andere Dinge.“
  • „Mitarbeiter XXX braucht viel länger als andere. Wer weiß, ob er sich voll reinhängt.“

In allen Teams tut es gut zu wissen, ein Teil einer starken Gemeinschaft zu sein, die mit Power an gemeinsamen Zielen arbeitet. Was aber, wenn statt eines motivierten Kollegen nur ein grünes Statuslämpchen zeigt, ob jemand anwesend ist?

3. Herausforderung: Zeitmanagement

In vielen Teams teilen sich die Mitarbeiter intuitiv in Gruppen ein:

  • Die Unkonzentrierten: Besonders im Homeoffice lauern Gefahren in Form von schreienden Kindern, der ungemachten Wäsche oder von spannenden Social Media-Kanälen. Arbeit? Kann ich doch später noch machen!
  • Die Overperformer: Vollgas, Motivation und eine gehörige Portion Verbissenheit – diese Gruppe tendiert entfernt von den Kollegen noch mehr dazu, auszubrennen und mehr zu machen, als von ihnen erwartet wird. 
  • Die Genau-Richtig-Typen: Pflichtbewusst und motiviert, aber auch mit dem Gespür, wann es Zeit für Feierabend ist. 

Was im realen Büro bereits nicht einfach ist, wird über die Distanz nicht leichter: Fehlt der Vergleich mit Kollegen, gleiten die beiden Extremtypen schneller in ihre jeweilige Richtung – mit dem Risiko der Unproduktivität oder dem Ausbrennen.

Ein weiteres Problem: Falls intensiv über Chat-Systeme kommuniziert wird, leidet die Konzentration, da sich ständige Ablenkungen mit einem „Pling“ melden.

4. Herausforderung: Unterschiedliche Kulturen

Internationale Teams zu führen, ist spannend genug. Arbeiten die Mitarbeiter nicht am gleichen Platz, wird es noch schwieriger: Kulturelle Unterschiede können sich noch mehr aufschaukeln, wenn die Kommunikation von Auge zu Auge fehlt (siehe oben). 

5. Herausforderung: Fehlender sozialer Austausch

Fast jeder hat schon einmal Freunde am Arbeitsplatz kennengelernt. Für viele ist es sogar DER Platz, an dem neue Bekanntschaften oder Freundschaften entstehen. Doch was, wenn statt persönlichem Kontakt nur ein Profilbild und ein paar geschriebene Worte auftauchen? Für manche ist die Arbeit eine erholsame Möglichkeit, dem Trubel zu entkommen – für andere führt es zu sozialer Isolation, wenn der tägliche Austausch in der Kaffeeküche fehlt. 

6. Herausforderung: Strukturen und Prozesse

Noch mehr als in „normalen“ Projekten müssen Abläufe und Strukturen geklärt und für alle zugänglich sein. In vielen virtuellen Teams kann dem Kollegen auf der anderen Seite des Schreibtischs nicht mal eben eine Frage zugeworfen werden. Was ist stattdessen nötig: Leicht zugängliches Wissen, klare Kommunikationswege und das gute Gefühl, mich immer an mein Team wenden zu können. 

7. Herausforderung: Tools

Wie kann eine effektive Kommunikation mittels Software hergestellt werden, die dem „genau-richtig“ Maß entspricht? Keine überwältigende Menge an Software-Tools, die wildwuchsartig im Team genutzt werden, aber auch keine Einschränkung auf ein Tool, das nicht alle Anforderungen abdeckt. 

Für jede Aufgabe gibt es das richtige Tool – nur welches ist das richtige? Ob Task-Management-System, Chatroom oder Zeiterfassung: Der Markt ist riesig und es gibt niemals DIE Universallösung. Neben den zwischenmenschlichen Themen ist dies eine echte Herausforderung. 

8. Herausforderung: Fehlendes Wir-Gefühl

Dieser Punkt hängt eng zusammen mit der erschwerten Kommunikation, dem Vertrauen und dem fehlenden sozialen Austausch: Wie können alle am gleichen Strang ziehen, wenn der tägliche Austausch und die gegenseitige Motivation fehlt? Welche Möglichkeiten hat ein Projektleiter, das Team anzustacheln und den Zusammenhalt aller zu steigern? 

9. Herausforderung: Fehlender Wissensaustausch

Ja, es gibt Wikis, Wissensdatenbanken und Prozessbeschreibungen. Diese können ungeheuer effektiv sein – wenn sie konsequent genutzt werden. Trotzdem werden immer wieder Fälle eintreten, in denen eine Kleinigkeit eben nicht dokumentiert wird, die einem anderen Kollegen aber helfen könnte. Der typische „Hey, du hattest doch mal Problem XYZ!“-Austausch kann über die Distanz schwerer aufrecht erhalten werden. Die Risiken: Wissen wird in geringerem Maße ausgetauscht, Fragen nicht gestellt und Problemlösungen mehrfach angegangen. 

10. Unterschiedliche Zeitzonen

Virtuell heißt nicht gleichzeitig global – doch natürlich gibt es diese über den gesamten Globus verteilten Teams. Wenn Antworten auf Fragen erst Stunden später eintrudeln, können Arbeitsprozesse leicht unterbrochen und die Produktivität vermindert werden. 

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Fazit

Die Arbeit in virtuellen Teams machen die Herausforderungen der Projektarbeit nicht einfacher – im Gegenteil. Doch egal, ob du ein Fan von verteiltem Arbeiten bist oder nicht – früher oder später wirst du mit hoher Wahrscheinlichkeit mit virtuellen Projektteams konfrontiert werden. Die einzig sinnvolle Lösung: Sich möglichst gut vorbereiten, Herausforderungen kennen und akzeptieren sowie sich bestmöglich anpassen. Im nächsten Artikel gehen wir auf Erfolgsfaktoren und Lösungskonzepte ein – sei gespannt!

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