Die 9 wichtigen Schritte bei der Projektübernahme (+ Checkliste)

Brandneue Projekte sind wirklich arbeitsaufwändig! Ist es dann nicht wunderbar, durch Projektübernahme ein bereits bestehendes Projekt zu übernehmen? Sich ins gemachte Nest zu setzen und das Projekt einfach nur fortführen zu müssen? Theoretisch müsste ein Großteil der Arbeit bereits erledigt sein, oder?

Kann sein – muss aber nicht. Und noch wichtiger: Egal, ob das Projekt bisher mit sicherer Hand geführt oder sich eher „durchgewurschtelt hat“ – als neuer Projektleiter in einem bestehenden Projekt stehst du vor einer großen Herausforderung.

Zum einen musst du dich erst in die Rolle begeben, Informationen über Vergangenes sammeln und für dich ordnen – und weiterhin wird selbstverständlich von dir erwartet, das Projekt sofort am Laufen zu halten und voranzutreiben.

Ganz schön viel verlangt, oder? Wie gut, dass du dich für die Projektübernahme an den folgenden Schritten orientieren kannst, um dir einen Überblick zu verschaffen und herauszufinden, welche Bereiche im Projekt funktionieren – und wo Nachholbedarf besteht.

Schau sie dir an:

1. Deine Rolle

Ein guter Start für die Projektübernahme: Finde dich erst einmal zurecht. Finde heraus, welche Stellung der Projektmanager in dem Projekt bisher hatte und stelle sicher, dass du in der Lage bist, das Projekt zu führen.

Falls es einen Programm- oder Portfoliomanager gibt, solltest du abklären, wie die Entscheidungsverhältnisse bisher geregelt waren.

Ein weiterer Schritt mag oft überflüssig erscheinen, ist jedoch extrem sinnvoll: Mache dir selbst für dich klar, wofür du von nun an verantwortlich bist. Bedenke, dass dieses Projekt ganz anders gestrickt sein könnte als all deine bisherigen.

2. Vision

Existiert für dein neues Projekt eine Vision? Oder etwas griffiger ausgedrückt: Ist jedem klar, wo genau es hingehen soll? Manchmal gibt es dieses einheitliche Verständnis. Falls es noch nicht schriftlich festgehalten wurde, dann hole dies nach. Es ist unglaublich, wie viel klarer ein Endpunkt erscheint, wenn er eindeutig formuliert und allen zugänglich gemacht wurde.

In diesem Schritt der Projektübernahme solltest du auch herausfinden, wie dein Projekt zu den Unternehmenszielen passt und welchen Beitrag es hierfür leistet.

3. Ziele

Die Wichtigkeit von klaren Zielen kann nicht oft genug betont werden. Während die Vision gern noch etwas „unklar motivierend“ formuliert sein darf („Wir entwickeln die leckerste Pizza der Welt!“), geht es bei Zielen ans Eingemachte: Klare und messbare Kriterien müssen her.

Wurde das Projekt zuvor gut geführt, musst du dich nur mit den bestehenden Zielen vertraut machen, sie womöglich in den Köpfen des Teams etwas auffrischen.

Existieren keine klaren Ziele, liegt mehr Arbeit vor dir, die du definitiv vor allen anderen Tasks erledigen solltest. Was bringt eine Planung, wenn unklar ist, was erreicht werden soll? Je nach Konstellation ist ein Workshop mit dem Auftraggeber, Projekt-Sponsor oder Kunden eine exzellente Idee.

4. Planung

Verschaffe dir einen Überblick über die bisherigen Planungsdokumente. Was gibt es schon? Wie hat das Team bisher gearbeitet? Gibt es grobe Zeitplanungen, oder sehr detaillierte?

Achte darauf, dich nicht nur an Dokumenten festzuhalten. Manche Projekte funktionieren in eingespielten Teams ohne viel Dokumentation. Nicht nach Lehrbuch – aber auch diesen Fall solltest du berücksichtigen. Sprich mit den Leuten und überlege anhand der definierten Ziele, welcher Aufwand für die Planung für dieses Projekt angemessen ist.

5. Führung und Lenkung

Du bist der Projektmanager – das sollte klar sein. Aber wie ist das Projekt in die Organisation eingebettet? Gibt es einen Sponsor, einen Lenkungskreis, ein Projektmanagement-Office? Wer sind deine Ansprechpartner, wer steht für Entscheidungen oder Eskalationsfälle zur Verfügung?

Der Vorteil, diesen Schritt zu gehen: Du findest dich schneller in der neuen Struktur zurecht und identifizierst die Ansprechpartner, die am Ende über den Erfolg deines Projektes entscheiden können.

6. Budget

Dein neues Projekt hat ganz sicher ein Budget zur Verfügung. Nicht? Dann leg los: Finde heraus, wer für Budgets und Finanzen zur Verfügung steht und welche Schritte unternommen werden müssen, um sauber arbeiten zu können.

Auch mit genehmigtem Budget gibt es keine Zeit zur Untätigkeit: Verschaffe dir einen Überblick über Soll- und Istkosten und prüfe, wo das Projekt aktuell steht, um eventuelle Steuerungsmaßnahmen einleiten zu können.

7. Ressourcen

Wer ist überhaupt alles an deinem Projekt beteiligt? Und zu welchem Prozentsatz arbeiten diese Personen mit? Gibt es externe Partner, die du einsetzen sollst?

Keine Frage: Um das Projekt steuern zu können, brauchst du einen Überblick über die Leute, die dir zur Verfügung stehen. Achte darauf herauszufinden, wo es Engpässe geben könnte, wer die Schlüsselressourcen sind.

Dieser Schritt ist eine wunderbare Möglichkeit, sich persönlich mit dem Team vertraut zu machen!

8. Kommunikation

Ein wichtiger Punkt bei der Projektübernahme: Finde heraus, wie bisher im Projekt kommuniziert wurde. Gibt es vielleicht eine klare Meeting-Struktur, sind Kommunikationsmaßnahmen mit Stakeholdern geplant?

Egal, ob es schon existierende Strukturen gibt – stelle dir immer wieder die Frage: Wer muss wann in welcher Form informiert werden?

9. Dokumentation

Es kann ermüdend sein, sich durch alle bereits erstellten Dokumente zu kämpfen. Je nach Projektumfang sogar unmöglich (zumindest nicht ohne Nachtschichten und durchgearbeitete Wochenenden).

Trotzdem: Ignorieren solltest du die Dokumentation auf keinen Fall. Besonders zu Beginn des Projektes erstellte Zielformulierungen, Kosten-Nutzen-Analysen usw. geben dir einen guten Überblick über die ursprüngliche Motivation, das Projekt zu starten.

Viele Fragen lassen sich in persönlichen Gesprächen schneller klären – finde hier einen guten Mittelweg!

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Fazit

Beachtest du diese Schritte bei der Projektübernahme, hast du zumindest einen guten Überblick über das Projekt. Du solltest ein Gefühl dafür haben, wo du stehst, was getan wurde und wo Handlungsbedarf besteht.

Die Übernahme eines Projekts kannst du dir als eine Art Mini-Projekt im Projekt vorstellen: Ziehe Schlussfolgerungen aus deinen Erkenntnissen, leite Maßnahmen ab und sorge dafür, dass deinem Team klar ist, was du warum in die Wege leitest.