Projektmanagement wird von vielen mit Bürokratie und Papierkram in Verbindung gebracht. Kein Wunder: Projektdokumente gibt es wie Sand am Meer – und alle haben ihr Daseinsberechtigung. Um im Dschungel nicht den Überblick zu verlieren, haben wir 7 essenzielle Projektdokumente für dich, ohne die du kein Projekt managen solltest:
Business Case
Wie wird aus einer Idee ein Projekt? Nicht immer fragt ein Kunde an und nicht immer zwingen gesetzliche Vorschriften zum Aufsetzen eines Projekts. Häufig hat jemand einen smarten Einfall, will Änderungen umsetzen oder ein neues Produkt entwickelt.
Ein Business Case ist die formelle Variante der Idee: In diesem Dokument werden Motivation und Nutzen beschrieben und die Frage beantwortet: Warum soll dieses Projekt durchgeführt werden – und welche Optionen liegen vor?
Je nach Projektumfang kann dieser Business Case als formlose E-Mail oder zig-seitiges Dokument ausfallen – meist liegt der Umfang irgendwo dazwischen.
Sobald der Business Case einen Daumen nach oben bekommen hat, geht es weiter zum nächsten Dokument:
Projektauftrag
Ohne Projektauftrag kein Projekt! In diesem Dokument erhältst du als Projektleiter das offizielle Mandat, Ressourcen zu nutzen und Geld auszugeben, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Auch wenn es in der Praxis manchmal anders gehandhabt wird: Ohne formellen Projektauftrag sollte kein Projekt existieren.
Je nach Umfeld fallen Projektaufträge unterschiedlich aus. Wir sind Fans vom knappen One Pager in Form eines Projektsteckbriefs. Warum? Weil er dazu zwingt, die Informationen auf den Punkt zu bringen.
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Wesentlich ausführlicher geht es im nächsten wichtigen Projektdokument zur Sache:
Projektplan
Der Projektplan ist ein meist mehrseitiges Dokument, in dem alle wichtigen Aspekte genauer behandelt werden. Der Grundgedanke: Jeder weiß nicht nur, worum es geht, sondern auch wie und mit welchen Rahmenbedingungen. Ein Projektplan enthält typischerweise folgende Inhalte:
- Projektziele
- Stakeholder
- Team und Organisation
- Projektrisiken und Gegenmaßnahmen
- Projektinhalt
- Zeitplanung
- Ressourcen- und Kostenplanung
Auch hier sollte ein pragmatischer Ansatz gewählt und die Projektgröße berücksichtigt werden – ein Flughafenbau benötigt einen anderen Projektplan als die jährliche Weihnachtsfeier.
Schritt für Schritt einen Projektplan erstellen:
Zeitplan
Teil des Projektplans und doch so nützlich für den Projektalltag: Ein (möglichst grafischer) Phasenplan mit Markierung der wichtigsten Zwischentermine bzw. Meilensteine. Eine kostenlose Vorlage für einen einfachen Phasenplan findest du hier:
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Etwas ausführlicher kannst du dein eigenes Gantt-Chart mit Excel erstellen oder folgende Vorlage herunterladen:
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Task-Log
Das nächste praktische Projektdokument: In beinahe jedem Projekt werden Aufgaben mit einem Software-Tool verwaltet. Ist dies nicht vorhanden, kann eine einfache Excel-Vorlage den Alltag erleichtern: Aufgaben, Status, Fortschritt und Prioritäten werden auf einen Blick sichtbar:
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Statusbericht
Ob Präsentation vor dem Kunden oder dem Lenkungskreis: Verschiedene Beteiligte wollen gern einen Zwischenstand sehen. Was sich für viele Projektleiter unangenehm anfühlt, ist in Wahrheit eine hervorragende Chance, um Feedback und offene Entscheidungen einzuholen.
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Projektabschluss
Das Projekt ist vorüber und sofort startet das nächste? So läuft es in der Praxis oft ab – was nicht heißt, dass dies der richtige Weg ist. Besonders der Abschluss des Projekts bietet die Möglichkeit zum Reflektieren und Auswerten – damit das nächste Projekt noch erfolgreicher als das letzte abläuft!
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Fazit
Als Projektleiter ist es unerlässlich, den Überblick zu behalten – und die wichtigsten Projektdokumente zu kennen. Wenn die genannten in deinem Projekt vorliegen: Glückwunsch! Dann bist du gut gerüstet, und kannst dich um die Inhalte kümmern – der solide Rahmen ist vorhanden!
