Business Case: Alles Wichtige auf einen Blick

Was genau ist eigentlich ein Business Case? Und was hat er mit Projekten zu tun? Genau diese beiden Fragen werden in diesem Artikel beantwortet.

Lass uns direkt ins Thema springen!

Warum ein Projekt auf einem Business Case basieren sollte

Bevor ein Projekt gestartet wird, sollte eine große Frage um Raum stehen: Warum? Da „Warum?“ zwar allumfassend aber wenig greifbar ist, schauen wir genauer hin und stellen folgende Fragen:

• Warum soll das Projekt durchgeführt werden?
• Was passiert, wenn wir es nicht durchführen?
• Welcher Nutzen wird erwartet?
• Lohnt es sich, Zeit und Geld zu investieren?
• Warum ist genau dieses Projekt wichtiger als andere?

Genau diese Fragen beantwortet ein Business Case. Er begründet, warum ein Projekt sinnvoll ist, wie Kosten und Nutzen zueinander im Verhältnis stehen und welche Risiken auftreten können. Existiert diese Begründung nicht, kann dies zu massiven Problemen im Projektverlauf führen:

• Das Projekt ist womöglich nicht auf die Unternehmensziele ausgerichtet.
• Damit erhält es eine niedrigere Priorität als andere Projekte und ist bei der Vergabe von Budgets und Ressourcen im Nachteil.
• Es wird im schlimmsten Fall irrelevant, nachdem finanzielle und personelle Ressourcen bereits verschwendet wurden.

Ist ein Business Case also wichtig? Ja, das ist er. Schauen wir noch einmal genauer hin:

Was ist ein Business Case?

Es handelt sich um ein Dokument, in dem eine wirtschaftliche Rechtfertigung für ein mögliches Projekt oder eine Investition beschrieben wird. Die wichtigste Frage: Lohnt es sich, in dieses Vorhaben zu investieren? Um diese zu beantworten, enthält er folgende Informationen:

• Angestrebter Nutzen
• Beitragen zum Erreichen strategischer Unternehmensziele
• Wirtschaftlichkeit
• Mögliche Risiken
• Ist-Zustand und Auswirkungen, wenn nicht gehandelt wird
• Mögliche Lösungsansätze mit einer Handlungsempfehlung
• Informationen zu Zeitrahmen und Beteiligten

Basierend auf diesen Informationen können Geschäftsführung oder andere Entscheidungsträger eine fundierte Entscheidung zum weiteren Vorgehen treffen.

Wann wird ein Business Case erstellt?

Business Cases kommen immer dann zum Einsatz, wenn Entscheidungen im Raum stehen, zum Beispiel:

• Wollen wir lieber Investition A oder Investition B tätigen?
• Welche Projekte tragen am meisten zur Erreichung der Unternehmensziele bei?
• Entstehen neue Chancen auf dem Markt?
• Wie riskant ist eine Investition?

Wichtig: Ein Business Case wird immer vor einer Investition oder dem Start eines Projekts erstellt. Erst wenn er abgesegnet wurde, wird der nächste Schritt in Angriff genommen.

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Der richtige Aufbau

Ein Business Case ist kein genormtes Dokument und kann unterschiedlich aufgebaut sein. Folgende Elemente finden sich fast immer wieder:

1. Executive Summary (Management Summary): Der Inhalt des Business Cases in Kurzform. Hier solltest du die wichtigsten Erkenntnisse zusammenfassen.
2. Ausgangslage und Motivation: Welche strategische Relevanz hat das Vorhaben? Warum ist die Durchführung so wichtig – und was passiert, wenn es nicht durchgeführt wird?
3. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung: Je nach Vorhaben kommen hier unterschiedliche Methoden zum Einsatz, wie zum Beispiel Kosten- und Nutzenrechnung, Berechnung des Return on Investment (ROI) und der Amortisationsdauer oder Umsatzschätzungen.
4. Risiken: Was sind die größten möglichen Risiken?
5. Einschätzung und Empfehlung: Abschließend sollte der Ersteller eine klare Empfehlung abgeben, ob und in welcher Form das Vorhaben umgesetzt werden sollte.

In vielen Business Cases wird nicht nur ein einzelnes Vorhaben beschrieben, sondern Optionen näher beleuchtet. In solchen Fällen enthält er folgende zusätzliche Informationen:

6. Beschreibung von Varianten: Mehrere Lösungsansätze werden miteinander verglichen und auf ihren Nutzen, ihre Risiken und ihre Wirtschaftlichkeit hin untersucht.

Soll es noch ein wenig konkreter sein? In manchen Business Cases wird bereits ein Projekt grob skizziert:

7. Grobe Projektinformationen: Projektstart- und Ende, Kosten, nötige Ressourcen und weitere Informationen können es manchmal Entscheidern leichter machen, ein Vorhaben einzuschätzen.

Die wichtigsten Vorteile

Noch nicht überzeugt, wofür so ein Business Case gut ist? Dann schau dir die folgenden Vorteile an:

• Erleichterte Entscheidungsfindungen: Bevor Projekte gestartet werden, werden ihre Auswirkungen auf das Gesamtunternehmen sorgfältig untersucht.
• Fokus auf den Projektnutzen: Durch die Betrachtung der Wirtschaftlichkeit und den Nutzen für die strategischen Unternehmensziele wird das Projekt von Beginn an klar motiviert.
• Vergleichbarkeit und Priorisierung: Durch einheitliche Formate können Business Cases untereinander verglichen und die vielversprechendsten Ansätze ausgewählt werden.
• Sinnvoller Ressourceneinsatz: Die Ressourcen eines Unternehmens werden für die Projekte reserviert, die den größten Erfolg versprechen.
• Frühe Risikoanalyse: Noch bevor das Projekt gestartet wird, werden Risiken näher betrachtet.
• Sicherung der Finanzierung: Wird ein Business Case genehmigt, erhält das Projekt oft die offizielle Freigabe – und somit das nötige Budget.
• Gesamtüberblick: Nicht nur wirtschaftliche Kennzahlen spielen eine Rolle, sondern auch Projektinhalte, Alternativen und der nicht-monetäre Nutzen.

Die besten Tipps für einen überzeugenden Business Case

Du sollst einen Business Case erstellen, willst für dein Projekt unbedingt eine Genehmigung erhalten und du brauchst noch ein paar praktische Tipps? Hier sind sie:

• Behalte die Unternehmensziele im Blick: Dein Projekt wird mit höherer Wahrscheinlichkeit genehmigt, wenn du klar mit den Projektzielen den Beitrag zur Erreichung strategischer Unternehmensziele darstellst.
• Versetze dich in den Entscheider: Betrachte deinen Business Case mit etwas Abstand, als ob du ihn als Außenstehender lesen würdest. Sind alle Angaben schlüssig? Fühlst du dich motiviert, dieses Projekt freizugeben? Falls dir der Rollentausch schwer fällt: Lass das Dokument von einer dritten Person lesen und bitte um Feedback.
• Liste Alternativen auf: Selbst wenn das Vorgehen klar ist und Alternativen deiner Meinung nach nicht in Frage kommen – führe trotzdem welche auf. Sobald du zusätzliche Lösungsansätze sowie deren Vor- und Nachteile präsentierst, wirkt dein Business Case vollständiger und zeigt, dass du das Gesamtbild im Blick hast.
• Begründe deine Empfehlung: Ein guter Business Case lebt von einer klaren Handlungsempfehlung, die du wirtschaftlich begründen kannst. Mache deine Hausaufgaben und stelle sicher, dass dein Dokument ein schlüssiges Bild ergibt.
• Poliere die Executive Summary: Verfasse die Executive Summary ganz zum Schluss und feile so lange daran herum, bis du 150%ig zufrieden bist. Dieser erste Abschnitt wird mit hoher Wahrscheinlichkeit als erstes gelesen und muss stark überzeugen.

Fazit

So ein Business Case ist eine tolle Sache: Er ermöglicht noch vor dem Start eines Projektes einen umfassenden Blick auf die geschätzte Wirtschaftlichkeit, den Nutzen, den Beitrag zu den Unternehmenszielen und die Risiken. Entscheidungsträger erhalten die wichtigsten Informationen sauber aufbereitet und können darauf basierend Projekte priorisieren und freigeben.

Kurz gesagt: Beschreibe das große Warum, ergänze mit Was, Wie, Wer und vergleiche Handlungsoptionen miteinander. Das Ergebnis: Eine deutliche Motivation für dein Projekt, die nicht nur Entscheidungsträger überzeugt, sondern auch weitere Stakeholder und das Projektteam motiviert.