Die SWOT-Analyse: Alles, was du wissen musst

Egal ob du ein Unternehmen steuerst, den Angelverein leitest oder du dir Gedanken über dich selbst und deine persönliche Zukunft machst: Um schon heute das strategisch Richtige für die Zukunft zu tun, musst du erst einmal wissen, wo du überhaupt stehst. Wie bist du strategisch aufgestellt? Wo liegen deine Stärken und Schwächen? Welche Gefahren und Möglichkeiten gibt es?

Um das rauszufinden und das Richtige daraus abzuleiten: Genau dabei hilft die SWOT-Analyse – übrigens einer unserer persönlichen Lieblingsmethoden im Projektmanagement.

In diesem Artikel erfährst du, wie so eine SWOT-Analyse funktioniert, wie du am besten vorgehst und welche Tipps dir bei der Durchführung helfen.

Was ist die SWOT-Analyse?

Die SWOT-Analyse stammt von der Harvard Business School. Sie wurde dort in den 1960er Jahren ursprünglich als Hilfsmittel für die strategische Unternehmensplanung erdacht. SWOT ist ein Akronym und steht für:

• Strengths (Stärken)
• Weaknesses (Schwächen)
• Oppportunities (Chancen)
• Threats (Bedrohungen)

Im Rahmen der Analyse wird die Ist-Situation eines Unternehmens oder Projekts näher beleuchtet – genau in diesen vier Bereichen.

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Einsatzgebiete der SWOT-Analyse

Ist die SWOT-Analyse nur auf strategisches Management begrenzt? Absolut nicht! Diese Methode ist herrlich universell und kann immer dann eingesetzt werden, wenn

• Stärken ausgebaut
• Schwächen minimiert
• Chancen genutzt und
• Bedrohungen identifiziert werden sollen.

Es folgen ein paar Beispiele in welchen Situationen die Analyse nützlich ist:

• Strategisches Management: Wo stehen wir? Welche Geschäftsfelder werden zukünftig relevant?
• Gründer und Start-Ups: Oft ist die SWOT-Analyse Bestandteil von Business-Plänen, um Stärken und Schwächen der Geschäftsidee darzustellen.
• Marketingplanung: Da explizit auch externe Faktoren betrachtet werden, wird die Analyse häufig in Marketing-Konzepten eingesetzt, um Marktpotenziale zu betrachten.
• Projektplanung: Die SWOT-Analyse kann Ideen für Projekte generieren und als Basis für die Betrachtung von Risiken, Chancen, Stakeholdern und des Projektteams selbst genutzt werden.
• Selbstmanagement: Auch im persönlichen Umfeld und zur zur Selbsteinschätzung ist die Analyse ein geeignetes Werkzeug. Was sind Stärken und Schwächen? Wo kann ich mich entwickeln? Wie steht es um meine Karriere?

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Der Ablauf der SWOT-Analyse

Wie also wird so eine SWOT-Analyse erstellt? Beginnen wir mit der Kurzfassung:

Das war der allgemeine Überblick! In den nächsten Abschnitten findest du detaillierte Informationen zu den einzelnen Bereichen der Matrix.

S – Strengths

Im ersten Feld dreht sich alles um die Stärken des Unternehmens, Teams oder Projekts:

• Worin sind wir gut?
• Was zeichnet uns aus?
• In welchen Bereichen haben wir keine Probleme?
• Wo sind wir besser als die anderen?
• Was lief in der Vergangenheit gut?

Es macht Spaß, dieses Feld auszufüllen, wird doch der Fokus auf Positives gelenkt. Nur keine falsche Bescheidenheit: Hier dürfen die eigenen Stärken bewusst hervorgehoben werden.

W – Weaknesses

Im Gegenzug werden natürlich auch die Schwächen betrachtet:

• Was können wir nicht so gut?
• Wo sind andere besser?
• Wo treten immer wieder Probleme auf?
• Wo besteht Verbesserungsbedarf?

Achte darauf, wie bei den Stärken interne Faktoren zu sammeln. Auch hier zählt Ehrlichkeit: Ausbaufähige und problematische Punkte können nur gelöst werden, wenn sie deutlich formuliert werden.

O – Opportunities

Schritt Nummer 3: Chancen und Möglichkeiten eingetragen. Hier und im nächsten Schritt liegt der Fokus auf externen Faktoren, die nicht direkt beeinflusst werden können.

• Von welchen Trends könnten wir profitieren?
• Welche wirtschaftlichen oder demografischen Entwicklungen helfen uns?
• Welche Veränderungen unterstützen uns und unseren Ideen?

In der Praxis fällt dieser Schritt nicht immer ganz leicht, weil der berühmte „Blick über den Tellerrand“ unverzichtbar ist.

T – Threats

Ebenfalls externe Faktoren sind die Risiken oder Bedrohungen. Beispiele:

• Welche Trends könnten uns schaden?
• Welche Entwicklungen könnten uns Probleme bereiten?
• Welche Einschränkungen sind zukünftig zu erwarten?
• Welche Konkurrenten könnten uns gefährlich werden?

Du siehst: Hier können Änderungen der Gesetzeslage oder sonstige Entwicklungen dir und deinem Projekt schaden. Wichtig: Betrachte externe Faktoren. Eine überalterte Belegschaft ist beispielsweise keine Bedrohung von außen, sondern ein interner Faktor und damit eine Schwäche.

Beispiel

Lust auf ein Beispiel? Dann haben wir eine SWOT-Analyse der fiktiven HOLZ-FIT AG für dich! Dieses Unternehmen setzt auf die Herstellung exklusiver Sportgeräte aus Holz und erstellt die Matrix, um eine Bestandsaufnahme vor der Planung der neuen Produktpalette zu erarbeiten.

Das gesamte Beispiel kannst du hier nachlesen: Beispiel zur SWOT-Analyse Schritt für Schritt

Achtung:
Auch wenn die SWOT-Analyse einfach aussieht, können sich viele Beteiligte den Kopf darüber zerbrechen. In großen Unternehmen stehen oft hinter einer vermeintlich simplen Analyse interne Audits, Mitarbeiterbefragungen, Brainstormings, Marktanalysen, Technologiescouting und Risikoanalysen – bis am Ende die Ergebnisse in der Matrix zusammengefasst werden.

Vorteile und Nachteile der SWOT-Analyse

Vorteile

Kann die SWOT-Analyse noch mehr, als Stärken auszubauen, Schwächen auszugleichen, die Nutzung von Chancen zu optimieren und Bedrohungen auszuschalten? Ja, das kann sie sehr wohl, schau mal hier:

• Basis für strategische Planung: Dank der Bestandsaufnahme können Erkenntnisse und Maßnahmen abgeleitet werden.
• Schafft tieferes Verständnis: Wie oft geht im Kleinklein des Alltags der Überblick verloren? SWOT hilft allen Beteiligten, genau diese Weitsicht zu erhalten.
• Zeitlich übergreifend: Es werden Faktoren aus Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft berücksichtigt und so ein Gesamtbild geschaffen.
• Flexibel einsetzbar: Die SWOT-Analyse kann in verschiedenen Umgebungen eingesetzt werden.
• Grafische Darstellung: Die Matrix-Darstellung ist für alle Beteiligten leicht zu erfassen.
• Fördert die Zusammenarbeit: Gemeinsames Erarbeiten und Diskutieren schafft einen Austausch und ein gemeinsames Verständnis.

Nachteile

So wie es nicht das perfekte Werkzeug für den Bau eines Carports gibt, so gibt es nicht die perfekte Methode. Die folgenden Punkte sind also eher Beschränkungen als echte Nachteile:

• Oberflächliche Betrachtung: Auch wenn eine SWOT-Analyse das Ergebnis tiefgreifender Untersuchungen sein kann, werden viele Analysen in Workshops in kurzer Zeit erarbeitet. Dementsprechend kann das Ergebnis oberflächlich ausfallen.
• Einseitige Einordnung: Da Faktoren normalerweise einem der vier Felder zugeordnet werden, können bestimmte Themen einseitig betrachtet werden. Ist allerdings ein Faktor beispielsweise sowohl Chance auch als Risiko, sollte er auch in beiden Feldern notiert werden.
• Fehlende Priorisierung: Aus der Analyse geht nicht hervor, welche Faktoren besonders wichtig sind. Ist diese Information allerdings relevant, können die Faktoren in einem zweiten Schritt vom Team mit Prioritäten versehen werden.
• Subjektive Analyse: Besonders wenn SWOT-Analysen in Workshops erstellt werden, stammen nicht alle Faktoren zwingend auf Fakten und Zahlen sondern stellen teilweise subjektive Meinungen dar.
• Keine Ableitung von Lösungen: Die reine Form der SWOT-Analyse ist zunächst eine Bestandsaufnahme. Diese ist allerdings nur sinnvoll, wenn die Erkenntnisse verarbeitet werden, beispielsweise in einer TOWS-Matrix.

5 Tipps Praxistipps zur Erstellung einer SWOT-Analyse

Lust auf eine SWOT-Analyse? Dann lies dir noch die Praxistipps durch, damit du zu optimalen Ergebnissen kommst:

1. Nutze die Power im Team: Natürlich kannst du die Analyse allein durch führen, doch mit mehreren Köpfen erhältst du fundiertere Ergebnisse aus mehr Blickwinkeln.
2. Definiere ein klares Ziel: Stelle direkt klar, worauf sich die Analyse bezieht. Auf ein konkretes Projekt? Ein einzelnes Team? Oder soll es eine Ist-Analyse für das gesamte Unternehmen werden? Durch klaren Fokus hilfst du allen Beteiligten, die richtigen Faktoren zu sammeln.
3. Beschreibe die Methode: Auch wenn die Matrix beinahe selbsterklärend ist, solltest du vor der Durchführung Wissen vermitteln oder auffrischen. Gehe gern noch einmal auf das Vorgehen und den Aufbau der Matrix ein.
4. Stelle Fragen: Schweigen im Walde? Sei darauf vorbereitet, dass nicht alle sofort schlaue Antworten parat haben. Du solltest ein paar zielgerichtete Fragen für jedes der vier Felder in der Hinterhand haben.
5. Leite Maßnahmen ab: Niemandem ist geholfen, wenn die Faktoren nur gesammelt wurden. Wirklich nützlich ist die Analyse erst, wenn die Erkenntnisse auch verwertet werden. Also: Identifiziere Maßnahmen und lege fest, wer sie wann erledigt. Als praktische Methode kannst du die TOWS-Matrix als Weiterentwicklung der SWOT-Analyse benutzen.

Kostenfreie Vorlage

Im Team macht es sich gut, die SWOT-Analyse ganz einfach an Flipchart oder Whiteboard zu erstellen. Als Aufbereitung für eine Präsentation kannst du dir die folgende Vorlage herunterladen:

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Fazit

Die SWOT-Analyse ist nicht ohne Grund so beliebt: Egal ob im strategischen Management, im Marketing, im Projektmanagement, in der Personalentwicklung oder auch im persönlichen Bereich: Wann immer du eine Bestandsaufnahme einer Ist-Situation durchführen möchtest, kann die SWOT-Analyse das Mittel der Wahl sein. Mit ihren nur 4 Feldern lassen sich Einflussfaktoren leicht strukturieren. Damit dient sie als Basis, um Erkenntnisse und Maßnahmen abzuleiten.