SMARTe Ziele definieren: Einfache Beispiele zur effektiven Zielsetzung erklärt

Es klingt beinahe abgedroschen. Ziele müssen SMART formuliert sein. Immer wieder höre ich, dass diese Methode ein alter Hut sei, den jeder kennt.

Eigenartig. Warum wird sie dann nicht regelmäßig angewendet?

Eine Studie von Project Management Solutions nennt unklare und ungenaue Anforderungen und Ziele als den Top-Faktor für problematische Projekte, dicht gefolgt von Ressourcenmangel und zu kleinen Projektbudgets. Von den drei genannten Faktoren ist eine genaue Definition von Zielen die am einfachsten zu erreichende!

In diesem Artikel gehen wir auf zwei Beispiele näher ein und verwandeln mit Hilfe von SMART unscharf formulierte Wünsche in saubere Projektziele.

Was ist die SMART-Methode?

Zur Erinnerung: Die SMART-Formel ist eine Methode zur Formulierung von Zielen, die sicherstellt, dass diese klar definiert und erreichbar sind. SMART ist ein Akronym und steht für Spezifisch (specific), Messbar (measurable), Attraktiv (attractive / achievable), Realistisch (Realistic) und Terminiert (time-bound). Die Idee: SMART-Ziele helfen dabei, Ziele so konkret wie möglich zu formulieren, indem sie klare Vorgaben zur Messbarkeit und Erreichung setzen.

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SMARTe Ziele: Beispiel 1

Schlecht formuliertes Ziel

Ist das ein Ziel?

Vielleicht. Gut formuliert ist es jedenfalls nicht. Smarte Ziele klingen anders!

Um welchen Marktanteil geht es denn? Für welche Produkte? In welchem Marktsegment? Wie stark genau soll der Marktanteil denn steigen? Im Vergleich wozu? Und in welchem Zeitraum? Bis wann? Und wer misst ihn? Und überhaupt?

Wenn dieses Ziel im Projekt definiert wird, braucht sich niemand wundern, wenn

• der Marktanteil um 0,0001% steigt und diese Steigerung als Erfolg angesehen wird
• das falsche Marktsegment betrachtet wird
• der Marktanteil für einen nicht relevanten Zeitraum gemessen wird (z.B. nur für einen Tag)

Unscharf formulierte Ziele sind wirklich eine Quelle für Frustrationen. Besonders am Abschluss eines Projektes. Da kann es schnell zu Streitereien kommen, weil der Auftraggeber mit dem Ergebnis nicht zufrieden ist. Als Projektleiter willst du aber deine 0,0001% als Erfolg verkaufen. Dann machen wir es doch lieber gleich richtig! Schau mal, was man aus dem obigen „Ziel“ so alles machen kann.

SMART formuliertes Ziel

In diesem Ziel wurden die Kriterien der SMART-Formel wie folgt umgesetzt:

• Spezifisch: Die Umsatzsteigerung wird in einem konkreten Marktsegment angestrebt.
• Messbar: Mit 20% Steigerung im Vergleich zum 1. Halbjahr wird sichergestellt, dass die Zielerreichung gemessen werden kann.
• Aktiv und ausführbar: Im Ziel wird formuliert, auf welchem Weg das Ziel erreicht werden soll – nämlich durch die Einführung des Produkts und die Umsetzung der Marketingmaßnahmen.
• Realistisch: Hierfür wird keine einzelne Formulierung ins Ziel eingefügt. Stattdessen wird das gesamte Ziel von den Beteiligten als realistisch eingestuft.
• Terminiert: Die Angabe von Terminen gibt an, bis wann das Ziel erreicht werden soll.

SMARTe Ziele: Beispiel 2

Schlecht formuliertes Ziel

Aha.

Mal ganz davon abgesehen, dass dieses Ziel nicht einmal annähernd SMART ist, wurden hier auch die Tipps zur Zielformulierung nicht beherzigt. Es wird kein Zustand nach Abschluss des Projektes beschrieben, sondern eher ein grobes Vorhaben. In keinster Weise ist bei Projektabschluss messbar, ob das Ziel erreicht wurde:

Welches System soll denn dokumentiert werden? Das ganze – oder nur Teilbereiche? In welcher Form? Wie umfangreich soll die Dokumentation denn sein? Und bis wann soll die Dokumentation denn vorliegen? Reicht es auch noch in 5 Jahren?

Das muss besser gehen! Zum Beispiel so:

SMART formuliertes Ziel

• Spezifisch: Es wird deutlich beschrieben, welche Inhalte die Dokumentation enthalten muss.
• Messbar: In diesem Fall wird zwar keine Zahl oder Kenngröße genannt, aber trotzdem klar gemacht, dass für jedes der spezifizierten Module die Dokumentation vorliegen muss.
• Angemessen: In diesem Fall steht das „A“ für „angemessen“. Hierfür wird keine eigene Formulierung in die Zielbeschreibung eingefügt, sondern das Ziel insgesamt von den Beteiligten als angemessen eingestuft.
• Realistisch: Hier gilt das gleiche wie für „angemessen“ – das Ziel wird als realistisch angesehen.
• Terminiert: Hier wurde zwar kein konkretes Datum festgelegt, aber ein Termin abhängig vom Go-Live.

Hinweis:
Diese beiden Beispiele zeigen sehr schön, dass die Buchstaben bzw. Kriterien der SMART-Formel unterschiedlich interpretiert werden können. Je nach Ziel kann beispielsweise das „A“ für „aktiv“, „angemessen“ oder „akzeptiert“ stehen. Betrachte SMART nicht als eine feste Regel, sondern als eine praktische Checkliste, mit deren Hilfe du Ziele sauber formulieren kannst.

Weitere SMARTe Beispiele

SMARTe Ziele: Die wichtigen Kontrollfragen

Dir fällt es schwer, SMARTe Ziele zu formulieren? Keine Sorge: Damit stehst du nicht allein da. In den Beispielen oben kannst du dir Anregungen holen, wie du vage Ideen in konkrete Ziele umsetzt. Die folgenden Fragen helfen dir zusätzlich:

Die Anwendung von SMART

Muss jedes Ziel alle Kriterien vollständig erfüllen?

Nein, natürlich nicht. Nutze die SMART-Formel als Schablone, als Vorlage. Als Hilfsmittel zur Formulierung und zur Prüfung deiner formulierten Ziele.

Ist es nicht unübersichtlich, wenn die Ziele so lang ausformuliert werden?

Niemand zwingt dich, ausschließlich die ausformulierten Ziele zu verwenden! Jedes Ziel kann natürlich auch einen knackigen Kurztitel bekommen. Zum Laufschuh-Beispiel oben: „Steigerung Marktanteil 20%“. Es ist nicht wichtig, bei jeder Gelegenheit alle Ziele langatmig zu präsentieren. Es ist ganz einfach wichtig, dass sie existieren!

Gibt es zwischen den einzelnen Kriterien nicht Überlappungen?

Natürlich! Wird beispielsweise für ein Ziel „bis zum 31.07.“ formuliert, ist das sowohl spezifisch und terminiert, als auch angemessen und realistisch. Es muss also nicht immer krampfhaft versucht werden, noch eine zusätzliche realistische oder attraktive Komponente einzubauen. Wichtig ist lediglich, dass das Gesamtziel den Kriterien entspricht.

Fazit

SMARTe Ziele formulieren: Was so einfach klingt, hat in der Praxis seine Tücken. Anhand der genannten Beispiele kannst du gut nachvollziehen, wie die Kriterien der SMART-Formel angewendet werden und mit welchen Kontrollfragen du prüfen kannst, ob deine Ziele sauber formuliert sind. Zum Weiterlesen: Hier findest du alle Grundlagen zur SMART-Formel.

Durch die SMART-Formel können realistische Ziele gesetzt werden, die effektiv geplant und erreicht werden können.