6 Tipps zur Zielformulierung im Projektmanagement

Dieser Artikel ist Teil 5 von 10 der Serie Ziele

tipps-ziele-projektmanagementAls erstes Hilfsmittel zur Formulierung von Zielen hatte ich bereits über die bekannte SMART-Formel berichtet. Zwar ist diese Formel sehr bekannt, die Anwendung bereitet jedoch vielen Projektmanagern Probleme. Oft können die Ziele beim besten Willen nicht als smart angesehen werden.

Wikipedia beschreibt ein Ziel als “Ein Ziel (griechisch τέλος [telos], lateinisch finis, englisch objective, goal) ist ein in der Zukunft liegender, gegenüber dem Gegenwärtigen im Allgemeinen veränderter, erstrebenswerter und angestrebter Zustand”. Soweit so gut. In der Praxis sehen Ziele häufig anders aus. Ein gutes – oder vielmehr besonders schlechtes – Beispiel ist das folgende:

Für die Vorabanalyse soll eine Internet-Recherche durchgeführt werden.

Auch mit viel gutem Willen: Das ist kein Ziel. Das ist die Beschreibung eines Vorhabens und entspricht nicht der SMART-Formel. Als Ergänzung gibt es hier also noch ein paar Tipps, die bei der Zielformulierung helfen können:

1. Einen Zustand beschreiben

Häufig ist es hilfreich, keine Aktivitäten zu beschreiben, sondern den Zielzustand bzw. die erarbeiteten Ergebnisse: “Eine Internet-Recherche wurde durchgeführt.” oder “Die Ergebnisse einer Internet-Recherche wurden in einem Dokument zusammengefasst.”

2. In die Zukunft versetzen

Wenn ich einen Zustand beschreiben möchte, funktioniert das häufig sehr gut, wenn ich mich in die Zukunft versetze. Am Ende des Projektes: Was möchte ich erreicht haben? Ein Hineinversetzen in die Zukunft hilft dabei, sich von Aktivitäten zu lösen, und sich auf den Zielzustand zu konzentrieren.

3. In der Gegenwartsform beschreiben

Sobald ich mich einmal in die Zukunft versetzt habe, kann ich viel besser in der Gegenwartsform den Zustand beschreiben. So kommt man weg von “Es soll xyz erreicht werden.” sondern “xyz liegt vor”.

4. Positiv formulieren

Es hat schon allein einen psychologischen Effekt: Ziele, die eine positive Aussage beinhalten, fühlen sich ganz einfach wesentlich besser an. Also einfach solche Floskeln wie “… soll nicht mehr …” vermeiden. Eine hilfreiche Fragestellung kann sein: Was ist der positive Endzustand, den ich erreichen möchte?

5. Vergleiche vermeiden

Wenn ein Ziel eine “höhere Kundenzufriedenheit” oder eine “niedrigere Ausschussquote” oder ähnliche Kriterien vorsieht, stellt sich immer sofort die Frage: Höher als was? Niedriger im Vergleich womit? Solche Vergleichsformulierungen sollten sofort hellhörig werden lassen. Lösung: Ganz einfach konkreter werden.

6. Hilfreiche Fragen stellen

Wenn wir davon ausgehen, dass ein Ziel einen Zustand beschreibt, liegt der Fokus häufig nicht auf Aktivitäten. Um das formulierte Ziel noch einmal zu überprüfen, bieten sich folgende Fragen an: “Was wurde erreicht?” oder “Was ist mein Ergebnis?” statt Fragen wie “Was wurde getan?”

Du hast die Aufgabe, Ziele für ein Projekt zu formulieren? Dann beherzige diese Tipps!

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
Weitere Artikel der Serie:<< Wie funktioniert die SMART-Formel?Die wichtigsten Ziele im Projekt sind gar keine >>
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