3 Zeichen, dass Prioritäten falsch gesetzt werden – und was du dagegen tun kannst

falsche-prioritaeten-projektWelche Aufgaben sind am wichtigsten?

Welche Ziele müssen bevorzugt erreicht werden?

Welche Probleme müssen am dringendsten gelöst werden?

Viele Projektleiter haben Probleme damit, die richtigen Prioritäten in ihrem Projekt zu setzen. Das führt schnell zu Frust auf allen Seiten: Sowohl Projektleiter als auch Auftraggeber und Teammitglieder müssen mit Projekten leben, in denen fehlerhafte oder gar keine Entscheidungen gefällt werden. Der Projektleiter selbst fühlt sich häufig überfordert, weil zu viele Dinge mit „höchster Priorität“ erledigt werden müssen.

Dieser Artikel beschreibt drei Zeichen dafür, dass Prioritäten nicht oder fehlerhaft gesetzt werden – und was du dagegen tun kannst:

Alles hat hohe Priorität

In manchen Projekten haben alle Ziele, alle Aufgaben und alle Stakeholder hohe Priorität. Weil ja alles irgendwie wichtig ist.

Doch das ist kein Setzen von Prioritäten! Wenn alles hohe Priorität hat, hat nämlich nichts Priorität. Wird keine Abstufung vorgenommen, ist völlig unklar, welche Themen wirklich bevorzugt behandelt werden müssen.

Lösung: Priorisiere!

So schwer es manchmal fallen und so simpel es jetzt klingen mag: Vergib Prioritäten und identifiziere die Punkte, die aktuell am kritischsten sind.

Vielleicht hilft dir beim Priorisieren die Methode der Eisenhower-Matrix.

Entscheidungen orientieren sich nicht an den Projektzielen

Zu Beginn des Projektes werden die Projektziele definiert. Üblicherweise findet eine Unterscheidung in Kostenziele, Terminziele und Ziele betreffend Projektinhalt und Qualität statt.

Doch dann finden in Projekten häufig Änderungen statt. Das ist normal und vollkommen verständlich. Sind jedoch alle Änderungen wirklich nötig? Führen sie dazu, dass die Projektziele eher erreicht werden können?

Änderungen, die nicht sich nicht an den Zielen orientieren, sind willkürlich und basieren häufig auf persönlichen Vorlieben. Und sie sind ein klares Indiz dafür, dass falsche Prioritäten gesetzt werden.

Lösung: Orientiere dich an deinen Projektzielen!

Behalte deine Ziele im Auge und prüfe, ob die gewünschten Änderungen wirklich notwendig sind und dich der Erreichung deiner Ziele näher bringen. Oftmals sind Änderungswünsche nicht mehr als eben „Wünsche“: Dinge, die nett wären, wenn sie im Rahmen des Projektes noch umgesetzt werden könnten.

Doch auch wenn Änderungen durchaus plausibel und vielleicht sogar leicht umzusetzen sind, ist Vorsicht geboten. Denn diese Änderungen können sich schnell ansammeln, ohne dass sie der Erreichung der eigentlichen Ziele dienen.

Der Projektumfang wächst

Es gibt diese Projekte, die ursprünglich einmal recht übersichtlich aussahen. Und welche dann nach und nach mit weiteren Wünschen so aufgebläht werden, dass das ursprüngliche Vorhaben kaum noch erkennbar ist.

Auch das ist ein Zeichen für ein mangelhaftes Setzen von Prioritäten: Nimmt der Projektleiter zusätzliche Punkte  in den Projektumfang auf, basiert das häufig nicht auf sinnvollen Entscheidungen, sondern eher aus dem Gefühl der Verpflichtung heraus.

Lösung: Sage Nein!

Es ist nicht deine Aufgabe, die Wünsche der gesamten Menschheit zu erfüllen. Du bist zunächst dafür verantwortlich, dein Projekt zum Erfolg zu führen. Und dazu gehört auch, dass nicht alle Wünsche berücksichtigt werden können. Mache darauf aufmerksam, welchen Umfang das Projekt ursprünglich haben sollte und mache deutlich, dass alle Zusatzwünsche Konsequenzen haben und nicht „einfach so nebenbei“ erledigt werden können.

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
1 Antwort
  1. Peter
    Peter says:

    Hallo Andrea,

    ich versuche, die Teilnehmer beim Priorisieren dazu zu bringen, die Themen von 1 bis n zu nummerieren. Denn alles ist zwar wichtig, aber einiges doch mehr und anderes weniger. Bei einer solchen Liste kann man dann abzählen, bis zu welcher Nummer das Budget reicht. Danach diskutiert man nur über die Themen, die in der Grauzone rund um die Budgetlinie liegen, ob man vielleicht eine Feinjustierung der Prioritäten in diesem Bereich vornehmen will. Und dann hat man seine rot/grün-Liste.

    Was auch helfen kann: wenn jedes Thema mit Aufwand oder Kosten verbunden ist: Ein Thema, für das sich kein Verantwortlicher findet, das biete ich zum streichen an. Wenn es jemandem wichtig ist, dann ist er bereit den Aufwand zu leisten oder die Kosten zu tragen. Will das keiner, dann braucht’s auch niemand. Die Vorgehensweise ist etwas platt, aber äußerst effektiv 😉 Z.B., wenn in einem Workshop viel zu viele Aufgaben erarbeitet werden und man sich von einigen wieder trennen muss.

    Gruß
    Peter

    Antworten

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