Es geht uns doch allen oft ähnlich: Ein Projekt ist fertig, und schon steht das nächste vor der Tür. Nichts wirkt langweiliger und überflüssiger, als sich mit der Bürokratie eines Projektabschlusses zu beschäftigen, wo doch neue, spannende Themen warten – die noch dazu Fortschritt und Umsatz versprechen.

Vielleicht überzeugen dich die folgenden Beispiele, mal einen näheren Blick auf den Projektabschluss zu werfen:

Was passieren kann, wenn ein Projekt nicht richtig abgeschlossen wird

Ich könnte zahllose Beispiele aufführen, hier nur eine kleine Auswahl:

  • Der Kunde beschwert sich, dass nicht alle Teile der Anlage ordnungsgemäß geliefert oder in Betrieb genommen worden sind.
  • Ein Jahr nach Projektabschluss treten Probleme an einer Stelle auf, die nie dokumentiert wurde.
  • Dein Unternehmen erhält eine Mahnung von einem Lieferanten, weil Rechnungen noch immer nicht bezahlt wurden.
  • Offene Aufgaben werden nicht erledigt, weil sie nicht ins Folgeprojekt übernommen wurden.
  • Stakeholder sind unzufrieden, weil sie nicht wie versprochen über das Projektergebnis informiert wurden.
  • Selbst Monate nach Projektende bucht immer noch jemand auf die Kostenstelle des Projektes.
  • Das Controlling beschwert sich, weil noch immer die Kostenaufstellung für das Projekt fehlt.
  • Mitarbeiter hängen in der Luft, weil sie nach einem Projekt nicht formell in die Linienorganisation zurückgeführt oder einem neuen Projekt zugewiesen worden sind.
  • Ein Projektteam arbeitet im nächsten Projekt nicht gut zusammen, weil Konflikte nicht aufgelöst wurden.

… und der vielleicht für dich schwerwiegendste Grund:

  • Du wirst lange nach dem Projekt persönlich für ein Problem verantwortlich gemacht, dass für dich geklärt war, das aber niemals formell dokumentiert wurde.

Du willst dich vor Problemen schützen und die Sache vernünftig zu Ende bringen? Dann könnten dir die folgenden Anhaltspunkte helfen:

Der Projektabschluss: Daran musst du denken

  • Teilprojekte abgeschlossen: Wurden alle Meilensteine erreicht? Sind keine Arbeitspakete mehr offen bzw. wurden diese dokumentiert?
  • Lieferobjekte übergeben: Wurden die erstellten Produkte oder Prozesse an den Auftraggeber übergeben?
  • Freigabe erhalten: Wurden die Lieferobjekte vom Auftraggeber abgesegnet?
  • Übergabeprotokoll erstellt: Liegt ein Übergabeprotokoll vor?
  • Dokumentationen erstellt: Wurden die Lieferobjekte dokumentiert und die Dokumente übergeben?
  • Soll-Ist-Vergleich durchgeführt: Wurde eine Prüfung der Projektziele durchgeführt?
  • Ressourcen übergeben: Wurden die Ressourcen für andere Projekte freigegeben?
  • Abschlusskalkulation erstellt: Liegt eine abschließende Kalkulation der Projektkosten vor?
  • Kostenstelle geschlossen: Falls vorhanden: Wurde die Kostenstelle für das Projekt geschlossen?
  • Abschlussworkshop im Team durchgeführt: Wurden Erfahrungen im Projekt besprochen und Erkenntnisse für zukünftige Projekte gewonnen?
  • Abschlussbericht erstellt: Liegt ein Abschlussbericht vor?
  • Abschlusspräsentation gehalten: Wurde eine Abschlusspräsentation vor dem Lenkungskreis gehalten?
  • Projektabschluss gefeiert: Wurde der Projektabschluss gebührend zelebriert und dem Team Dank übermittelt?

Ist das alles? Nicht unbedingt! Diese Checkliste kann nur ein Anhaltspunkt für dein eigenes Projekt sein. Bevor du sie als endgültige Wahrheit ansiehst, geh noch einmal in dich: Gibt es für dein Projekt vielleicht noch weitere Punkte? Müssen vielleicht Lieferantenverträge gekündigt oder zusätzliche Freigaben eingeholt werden? Ergänze die Liste oder streiche Punkte, die für dein Projekt nicht relevant sind.

Fazit

Zugegeben: Der Projektabschluss mag lästig sein und ein klein wenig Bürokratie mit sich bringen. Trotzdem solltest du aus den erwähnten Gründen ein besonderes Auge auf diese wichtige Projektphase legen. Um es dir leichter zu machen, hilft dir die folgende kostenlose Checkliste:

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Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie fundiertes und zugleich leicht verständliches PM-Wissen vermittelt.