War Projektmanagement immer schon da? Wenn ein Projekt auf die Welt kommt, weiß dann jeder, wie es funktionieren sollte?

Klar: Projektmanagement besteht zu einem gehörigen Anteil aus gesundem Menschenverstand, Pragmatismus und der Orientierung auf ein gemeinsames Ziel.

Doch was du weißt, wissen noch lange nicht alle deine Mitarbeiter.

Stell dir vor, du übernimmst ein Projekt in einem Umfeld, das … sagen wir mal … eher nach Pi-mal-Daumen arbeitet. Oder anders ausgedrückt: wo das Chaos herrscht und sich alle darüber wundern, dass die Projekte nicht funktionieren.

Hier stehst du vor einer großen Aufgabe. Wie bringst du den Leuten bei, dass einige Dinge anders laufen sollten?

Risiken, Ziele und Terminpläne: Was für dich als Projektmanager selbstverständlich sein mag, gilt nicht für alle Menschen. Wer noch nie mit Projekten in Berührung gekommen ist oder jahrelang als Experte auf einem Gebiet gearbeitet hat, dem fällt es manchmal schwer, sich auf geordnete Prozesse einzulassen.

Umso wichtiger ist deine Aufgabe, dein Team von neuen Ansätzen zu überzeugen. Klappt das immer gut? Ganz sicher nicht. Hier findest du ein paar typische Kandidaten, die dir in einem Meeting gegenübersitzen könnten:

Der Wissbegierige

Das Verhalten:

Der Wissbegierige sitzt dir mit strahlenden Augen gegenüber. Er nickt, wenn du etwas sagst und hebt die Hand, um vertiefende Fragen zu stellen. Er lernt gern neue Dinge und lässt sich leicht auf neue Ansätze ein.

Die Probleme:

Große Probleme hast du mit dem Wissbegierigen nicht. Sind deine Vorschläge sinnvoll und sachlich fundiert, wird er schnell zum Unterstützer deiner Ideen.

Der Ansatz:

Mach es wie im Projekt – kümmere dich um deine Unterstützer. Wissbegierige Mitarbeiter können leicht zum Promoter deiner Sache werden und Barrieren im Team beseitigen.

Der Ablehnende

Das Verhalten:

Der Ablehnende will von neuen Ansätzen nichts wissen. Er hat alles „schon immer so gemacht“ und sieht auch keinen Grund, das zu ändern. In Weiterbildungen sitzt er bevorzugt mit verschränkten Armen da und blickt brummig in die Runde – zumindest wenn er es dir leicht machen will.

Die Probleme:

Viele Ablehner machen es dir eben nicht leicht. Sie argumentieren dagegen, ignorieren die neuen Ansätze und machen es schwer, neue Prozesse zu etablieren.

Der Ansatz:

Hier ist dein Geschick gefragt! Oft hilft eine offene Konfrontation: „Was genau gefällt dir nicht? Wie würdest du es anders machen?“ Offene Fragen locken den Ablehnenden aus der Reserve und geben dir die Möglichkeit, offen für deine Sache zu argumentieren. Und wer weiß: Vielleicht gibt es einen triftigen Grund für die Skepsis, der dir bisher entgangen ist?

Der Bürokrat

Das Verhalten:

Der Bürokrat hält sich gern an Regeln. Wenn er etwas macht, dann richtig. Gibt es neue Vorlagen oder Prozesse, hält er sich akribisch daran – Regeln sind schließlich Regeln!

Die Probleme:

Diesem Mitarbeiter könnte ein klein wenig Entspannung gut tun, wird manch einer klammheimlich denken. Für diesen Mitarbeiter sind Regeln das wichtigste. Den pragmatischen, oft ebenso zielführenden Weg lehnt er prinzipiell ab. Wird von einem vereinbarten Prozess aus sinnvollen Gründen abgewichen, erhältst du schnell eine „Aber wir hatten doch abgesprochen, dass …“-Mail. Oder der Bürokrat verbündet sich mit dem Ablehnenden, die gemeinsam zu der Erkenntnis kommen, dass diese ganze Projektmanagement-Sache von Beginn an eine blöde Idee war, wenn sich letztendlich doch nicht daran gehalten wird.

Der Ansatz:

Nutze den Bürokraten für dich! Leute wie er können deine verlängerte Hand im Team sein und darauf achten, dass Projektmanagement-Prozesse eingehalten werden. Schätze seine pedantische Art und versuche, ihm langfristig vielleicht ein wenig Lockerheit auf den Weg zu geben.

Der Mitläufer

Das Verhalten:

Der Mitläufer hört zu. Er lässt nicht erkennen, ob er die Ansätze begrüßt oder ablehnt. Du wirst kaum eine Reaktion von ihm erhalten. Im Zweifel orientiert er sich an den Meinungsführern im Team.

Die Probleme:

Diese Kollegen sind schwer zu lesen. Sie könnten dir bedingungslos folgen, oder sich aber abwenden. Beziehungen zählen für sie mehr als Argumente. Wenn du Pech hast, orientieren sie sich im Zweifel lieber an den Ablehnenden, wenn sie zufällig ein Büro teilen – und du kannst dir den Mund fusslig reden.

Der Ansatz:

Tu das, was du mit allen deinen Leuten tun solltest: Baue ein gutes Verhältnis zu ihnen auf. Höre sie an, frage nach, beziehe sie ein. Je eindeutiger deine Position als Leitwolf ist, desto eher kannst du sie überzeugen.

Fazit

Mitarbeiter von Projektmanagement und neuen Prozessen zu überzeugen, ist nicht immer leicht. Wenn doch, wo wäre dann die Herausforderung? Sei dir immer klar darüber, welche Vorteile du für dein Projekt siehst und stelle diese schlüssig dar. Was auch oft hilft: Male Bilder, aus denen klar hervorgeht, was passiert, wenn sich nichts ändert.

Und wenn du für deine nächste Schulung nicht von Null anfangen möchtest, dann nutze doch die folgenden Vorlagen als Basis für deine eigene Präsentation:

Powerpoint-Vorlagen Projektmanagement