Der 5-15-Report: Der smarte Bericht für optimalen Informationsfluss

Auf den Punkt gebracht
Der 5-15-Report ist ein wöchentlicher Management-Report, dessen Erstellung nicht mehr als 15 Minuten dauern soll und der in nicht mehr als 5 Minuten gelesen werden kann. Mit Hilfe des Reports können alle Beteiligten effektiv die Arbeitsergebnisse der letzten Woche zusammenfassen, vor Hindernissen warnen und ihre Pläne für die nächste Woche teilen.

Kennst du auch diese Idee im Team oder Unternehmen, „besser kommunizieren“ zu wollen? Oder „transparenter“ zu werden? Klingt nach einem schönen Wunschbild – doch „gute Kommunikation“ sagt noch nichts darüber aus, wie dieser Wunsch umgesetzt werden soll. Es gibt sicher unzählige Ansätze – einen stelle ich dir heute vor: über 30 Jahre alt, einfach in der Erstellung und mit dem Potenzial, die Kommunikation im Unternehmen zu revolutionieren: der 5-15-Report.

Was ist ein 5-15-Report?

Der 5-15-Report (auch: Five Fifteen) wurde vom Gründer der Outdoor-Marke Patagonia Yvon Chouinard entwickelt und von vielen weiteren Unternehmen aufgenommen. Der Auslöser-Frage: „Wie halte ich mich über alles auf dem Laufenden, wenn ich ständig unterwegs bin?“

Die Lösung ist so einfach wie effektiv: Vor dem Feierabend am Freitag erstellt jeder Mitarbeiter einen kurzen Report, der an seinen Vorgesetzten weitergegeben wird. Es dauert nicht länger als 15 Minuten, diesen Report zu erstellen und für den Vorgesetzten nicht länger als 5 Minuten, ihn zu lesen. Jeder Vorgesetzte stellt nun seinen eigenen Report in 15 Minuten für die nächste Management-Ebene zusammen. Richtig angewendet ergibt sich für alle Ebenen ein wöchentlicher Statusbericht mit allen Dingen, die gut oder schlecht laufen.

Aufbau des 5-15-Reports

In seiner Urform beinhaltet der 5-15-Report drei Kernbereiche:

  1. Eine kurze Beschreibung der Aktivitäten der letzten Woche: „Was habe ich erledigt?“
  2. Eine offene und ungefilterte Beschreibung der aktuellen Stimmung im Team: „Wie geht’s mir?“
  3. Eine Idee zur Verbesserung der eigenen Arbeit oder für die Organisation

Heute existieren unzählige Varianten und Formblätter für den 5-15-Report – immer angepasst an das Unternehmen und die Fragestellung: „Welche Informationen helfen uns am meisten?“

Typische Inhalte sind die folgenden:

  • KPIs: Typische Kennzahlen zur eigenen Arbeit (z.B. erledigte Tickets, Anzahl Kundenkontakte)
  • Erledigte Aufgaben der letzten Woche: Was wurde geschafft? Welche Ergebnisse wurden erreicht? Fokus hier sollte auf den „großen“ Dingen liegen – nicht auf Routineaufgaben. Besonders nützlich: Wie sehen die Ergebnisse verglichen mit den geplanten Angaben aus dem letzten Report aus?
  • Ziele oder Prioritäten für die nächste Woche: Was soll in der nächsten erreicht werden? Wo liegt der Arbeitsschwerpunkt? Idealweise sind die Aufgaben messbar
  • Herausforderungen und Hindernisse: Was behindert bei der Arbeit? Wo könnten Probleme lauern und welche Auswirkungen können diese haben?
  • Verbesserungspotenziale: Welche Prozesse können optimiert werden? Welche gute Idee bringt das Team oder das Unternehmen weiter?
  • Stimmungsbaromether: Wie ist die persönliche Stimmung und die Lage im Team? Wie sieht die Motivation aus, Ziele zu erreichen? Was stört? Was kommt gut an?
Der 5-15-Report

Vorteile des 5-15-Reports

Brauchen wir wirklich „yet another report“? Wenn in deinem Team, Projekt oder Unternehmen transparent und effektiv kommuniziert wird, dann womöglich nicht. Schau dir trotzdem die Vorteile des 5-15-Reports näher an:

Vorteile für den (Projekt)Manager

  • Aktueller Status: Egal ob auf Reisen, im Büro oder im Homeoffice: Dieser Report gibt Managern die Möglichkeit, in Kurzfassung auf dem aktuellen Stand zu sein.
  • Möglichkeit für Lob: Es gibt regelmäßige Anlässe, die Leistungen der Mitarbeiter anzuerkennen – und damit die Motivation zu steigern.
  • Erkennen von Risiken: Gesammelte Reports bilden eine gute Möglichkeit, Risiken und Probleme frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.
  • Alle werden gehört: Die Reports werden auch von Team-Mitgliedern eingereicht, die sich in Meetings eher zurückhaltend verhalten.
  • Mitarbeitergespräche: Die gesammelten Reports bilden eine optimale Grundlage für jährliche Mitarbeitergespräche.

Vorteile für Teammitglieder

  • Klarheit über Ziele und Prioritäten: Das reduzierte Format zwingt alle Beteiligten, sich auf die wichtigsten Themen zu konzentrieren.
  • Erfolge kommunizieren: Erfolge können vor dem Vorgesetzten deutlich hervorgehoben werden – ohne sich wie ein Angeber zu fühlen.
  • Probleme kommunizieren: Es kann frühzeitig auf Hindernisse und wichtige Erkenntnisse hingewiesen werden.
  • Plan für die nächste Woche: Mit der aktuellen Woche noch frisch im Kopf, wird der Report am Freitag vor Feierabend erstellt. Am Montagmorgen kann direkt mit Aufgaben und Prioritäten gestartet werden.
  • Erinnerung an den Chef: Der Chef ist noch eine Antwort schuldig? Im 5-15-Report kann besonders effektiv darauf aufmerksam gemacht werden.

Vorteile für die Organisation

  • Gesteigerte Kommunikation: Alle Beteiligten werden auf den aktuellen Stand gebracht und wichtige Informationen fließen über alle Managementebenen hinweg.
  • Bessere Stimmung: Mitarbeiter werden gehört, Feedback und Lob häufiger eingesetzt, die Motivation steigt.
  • Geringere Zeit in Meetings: 15 Minuten statt langwieriger Meetings! Der 5-15-Report hat das Potenzial, unproduktive Zeit in Meetings stark zu reduzieren.
  • Big Picture: Statt sich im Klein-Klein des Arbeitsalltags zu verlieren, bietet der 5-15-Report die Möglichkeit, einen Schritt zurückzutreten und mit Abstand auf Prioritäten zu blicken.
  • Transparenz: Öffentliche 5-15-Reports steigern das Gefühl, nicht allein hart zu arbeiten, sondern Teil eines produktiven Teams zu sein.
  • Prioritäten über Unternehmensbereiche hinweg: Es wird allen Beteiligten klarer, was für andere wichtig ist

Der 5-15-Report im Projektmanagement

Ein Management-Report über mehrere Ebenen? Ist dieser überhaupt relevant für Projektmanager? Ja, das ist er – und zwar in verschiedenen Varianten:

  1. Du hast ein kleines Projektteam? Dann setze den 5-15-Report ganz einfach für dein Team ein, um ein Stimmungsbild am Ende der Woche zu erhalten.
  2. Dein Projektteam ist größer mit mehreren Teilprojektleitern? Dann betrachte dein Projekt wie ein Unternehmen mit Managementebenen – und lasse die Reports über mehrere Ebenen zusammenfassen.
  3. 5-15-Reports werden in deinem Unternehmen eingesetzt, aber nicht in deinem Projekt? Auch gut! Dann fasse die wichtigsten Erkenntnisse der letzten Woche für deinen Vorgesetzten zusammen.
  4. In deinem Projekt existieren bereits Systeme und Prozesse zur Aufgabenverwaltung und für Statusberichte? In vielen Situationen hilft der 5-15-Report trotzdem weiter – um mit Abstand all die Informationen der letzten Woche zusammenzufassen.

Tipps zur Anwendung des 5-15-Reports

Der 5-15-Report soll ein Stimmungsbild im Team abgeben, den Fokus auf Wesentliches lenken und die Kontaktpunkte zwischen Mitarbeitern und vorgesetzten erhöhen. Folgende Tipps helfen dabei, diesen Fokus zu erhalten oder sogar zu verbessern:

  • Vermeide den Drang, möglichst viele Informationen zu sammeln! Der Charme der Methode liegt in der Kürze: „Es ist ein Schnappschuss, kein Ölgemälde.“
  • Im Report sollten möglichst wenig Routineaufgaben auftauchen, sondern der Fokus auf erreichten Ergebnissen liegen.
  • Idealerweise werden nur fertiggestellte Aufgaben erwähnt – keine Langläufer.
  • Erweitere den Report gern um Icons, Tags oder sonstige Kennzeichen, z.B. wenn eine Aufgabe zwar begonnen, aber nicht beendet wurde.
  • Ein Mitarbeiter nimmt sich regelmäßig mehr vor, als er schaffen kann? Dann ist es Zeit für eine Feinjustierung!
  • Falls es regelmäßige Teammeetings zum Wochenabschluss oder -start gibt: Die Ergebnisse der 5-15-Reports können sehr gut eine Agenda für das Meeting bilden.

Achtung: Stolperfallen!

Nicht immer ist diese Art von Report sinnvoll. Es gibt bereits einen guten Informationsfluss und robuste Prozesse, über die kommuniziert wird? Dann überlege, ob diese Art von Report sinnvoll und nützlich ist. Kein Mensch braucht übermäßige Bürokratie.

Gleiches gilt für Organisationen, in denen Vorgesetzte große Teams führen: Auch wenn ein Report in 5 Minuten gelesen werden kann, hat ein Vorgesetzter mit einem Team von 60 Leuten wohl kaum Spaß an der Methode.

An alle Nicht-Projektmanager: Teams, in denen ausschließlich wiederkehrende Routineaufgaben auf der Tagesordnung stehen, profitieren kaum von dieser Methode. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, wöchentlich eine Beinahe-Kopie der Vorwoche zu erhalten.

Fazit

Der 5-15-Report ist eine einfache und effektive Möglichkeit, wöchentliche Stimmungsbilder einzufangen, den Blick auf das Wesentliche zu lenken und die Informationen über mehrere Projekt- oder Abteilungsebenen hinweg fließen zu lassen. Der Report beinhaltet Erfolge, Probleme, Erkenntnisse der letzten Woche und Prioritäten für die Folgewoche – ein optimale Möglichkeit für Anerkennung, Lob und Feedback.

Hol dir deine kostenlose Word-Vorlage für den 5-15-Report!

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