Change Management gilt als eines der angesagtesten Themen überhaupt – wen wundert’s? In Zeiten immer kürzerer Produktzyklen und schnellem technologischen Fortschritt überleben die Unternehmen, die sich schnell an veränderte Marktbedingungen anpassen können.

Aber was hat das mit Projekten zu tun?

Change Management und Projektmanagement

Im Gegensatz zu Routineaufgaben im Unternehmen beschäftigen sich viele Projekte mit Veränderungsaufgaben:

  • Es finden Umstrukturierungen statt.
  • Eine neue Software für alle Mitarbeiterwird eingeführt.
  • Das Unternehmen passt sich an neue Datenschutzgesetze an.
  • Neue Produkte werden entwickelt.

Kein Wunder, dass Projekt- und Change-Management so eng miteinander verknüpft sind: Viele Veränderungsprozesse werden in Form von Projekten abgewickelt.

Schauen wir uns den Veränderungsprozess einmal näher an. Wie so häufig gibt es hierfür ein simples Modell, das den Prozess in 3 Phasen aufteilt:

Was ist das 3-Phasen-Modell nach Lewin?

Machen wir es kurz: Das Modell wurde in den 1940iger Jahren durch den Psychologen Kurt Lewin entwickelt und besteht (Überraschung!) aus drei Phasen. Ursprünglich als Modell für soziale Veränderungen in einer Gesellschaft gedacht, findet es heute überall Anwendung, wo Veränderungen stattfinden – so auch in Unternehmen und Projekten.

Die drei Phasen des Modells sehen wie folgt aus:

Die drei Phasen nach Lewin

Stell dir vor, du hast einen kegelförmigen Eisblock vor dir liegen und sollst diesen in einen Würfel verwandeln. Wie gehst du vor? Okay … du könntest alles überflüssige weghacken – das würde aber eine Menge Ausschuss generieren.

Im 3-Phasen-Modell würdest du so vorgehen: Zunächst taust den Eisblock auf, dann formst du ihn nach Wunsch, um ihn schließlich wieder einzufrieren.

Lewin beschreibt zwei Arten von Kräften: widerstrebende und antreibende Kräfte. In der ersten Phase sind die antreibenden Kräfte stark – die Veränderung wird initiiert. In der zweiten Phase wird es schmerzhaft: Als Reaktion auf die drohende Veränderung treten Widerstände auf, die Produktivität sinkt. Ziel am Ende der Veränderung ist selbstverständlich eine höhere Produktivität als zu Beginn, oder zumindest eine vergleichbare unter den neuen Randbedingungen.

Schau dir nun die drei Phasen im Detail an:

Phase 1: Unfreeze – Auftauen

Stell dir vor, du sollst von heute auf morgen deinen Arbeitsplatz wechseln und ab morgen ausschließlich Englisch sprechen. Fühlst du dich überrumpelt? Bestimmt. Sicher hättest du dich gern auf die Veränderung vorbereitet.

Genau darum geht es in der Unfreeze-Phase:

  • Beschreibe die Ist-Situation: Alle Veränderungen gehen von der aktuellen Situation aus. Um andere überzeugen zu können, muss der aktuelle Stand bekannt und der Grund für die Veränderung aufgezeigt werden.
  • Stelle die Unterstützung sicher: Veränderungen klappen nur, wenn die Führungsriege dahinter steht. Du möchtest allein und ohne Rückendeckung einen neuen QM-Prozess einführen? Keine Chance!
  • Motiviere die Veränderung: Bereite die Beteiligten auf die Veränderungen vor. Beschreibe, warum sie notwendig ist und höre dir an, was alle davon haben.

Du siehst: In dieser Phase wird noch nicht direkt verändert, stattdessen analysiert, informiert und in oft großem Maße diskutiert. Besonders tiefgreifende Veränderungen tun oft weh – und eine sorgfältige Vorbereitung ist unerlässlich.

Phase 2: Change – Verändern

Die Phase „Change“ erklärt sich beinahe von selbst: Hier finden die tatsächlichen Änderungen satt. Prozesse werden eingeführt, Abteilungen umstrukturiert, neue Konzepte getestet. Um diese Phase zu meistern, stehen folgende Aufgaben an:

  • Kommuniziere: Sollen Veränderungen akzeptiert werden, ist dies ohne Kommunikation kaum möglich. Weise immer wieder auf Vorteile hin, informiere über Fortschritte und bereite auf die neuen Umstände vor.
  • Zerstreue Gerüchte: Fühlen sich Menschen bedroht, entstehen schnell Gerüchte und Befürchtungen. Gehe aktiv darauf ein, beantworte Fragen offen und ehrlich.
  • Beziehe ein: Neues wird leichter akzeptiert, wenn die Beteiligten mit eingebunden werden, mitgestalten können.

Veränderungsprozesse fallen nicht immer leicht, besonders wenn einige Beteiligte Nachteile erwarten. Investiere Zeit und Aufwand – und rechne nicht damit, dass mögliche Vorteile von allen sofort verstanden und akzeptiert werden.

Phase 3: Refreeze – Einfrieren

Eine Veränderung wurde durchgeführt und alles klappt reibungslos? Ganz so einfach ist es nicht. Nur weil du z.B. einen einwöchigen Crashkurs in einer neuen Software erhalten hast, brauchst du trotzdem noch eine Umgewöhnung, bis die Handgriffe auch im Alltag sitzen.

In der Refreeze-Phase wird deshalb sichergestellt, dass die Veränderung Bestand hat und nicht in alte Muster zurückgefallen wird. Ziel ist es, eine stabile Umgebung für alle Beteiligten zu schaffen, in der produktiv gearbeitet werden kann.

Folgende Aufgaben werden in dieser Phase angegangen:

  • Stelle Dauerhaftigkeit sicher: Management-Unterstützung, Feedback-Systeme, Kommunikation – bis eine Veränderung endgültig etabliert ist, müssen Prozesse überwacht und ggf. angepasst werden.
  • Unterstütze: Trainings, Coachings, Support – sorge mit entsprechenden Maßnahmen dafür, dass sich die Beteiligten an neue Prozesse gewöhnen.

Kritik am 3-Phasen-Modell

Das Modell gilt oft als zu stark vereinfach und teilweise als überholt. Veränderungsprozesse laufen heute oft viel schneller ab, als dass überhaupt eine Refreeze-Phase stattfinden kann. Aufbauend auf Lewins Modell existieren zudem weitere Change-Management-Modelle:

  • Konzepte der „lernenden Organisation“
  • Das 5-Phasen-Modell nach Kruger
  • Das 8-Stufen-Modell nach Kotter

Fazit

Das 3-Phasen-Modell nach Lewin ist ein einfacher Leitfaden, der Veränderungsprozesse beschreibt und dabei hilft, die Komplexität zu reduzieren.

Falls du ein Veränderungsprojekt leitest, solltest du die drei Phasen nach Lewin kennen: Bereite die Organisation in der Unfreezing-Phase vor, gestalte die Veränderung (Change) und sorge dafür, dass die Veränderung dauerhaft Bestand hat (Refreeze).

Kennst du diese Phasen, kannst du dein Veränderungsprojekt besser planen und dich auf mögliche Störungen und Aufgaben entsprechend vorbereiten.

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie fundiertes und zugleich leicht verständliches PM-Wissen vermittelt.