SMARTe Ziele: Wie funktioniert die SMART-Formel?

SMART Ziele formulieren: Ist das nicht ein alter Hut? Kennt doch jeder! Wird in jedem Seminar und jeder Weiterbildung durchgekaut. Mittlerweile ist die SMART-Formel etwa 40 Jahre alt und definitiv die bekannteste Methode zur Zielformulierung.

Komisch ist nur, dass trotzdem so viele Fehler bei der Formulierung von Zielen gemacht werden. Also ist es ja scheinbar doch nicht so einfach, oder? Es kann nicht häufig genug betont werden, wie wichtig konkrete und messbar formulierte Ziele sind – besonders im Projektmanagement.

In diesem Artikel erfährst du, was SMARTe Ziele sind und wie du die SMART-Formel dazu einsetzen kannst, präzise und robuste Projektziele zu formulieren.

Hinweis: Wir beziehen uns in diesem Artikel und in den Beispielen meist auf Ziele im Projektmanagement und Business-Umfeld. Du kannst SMARTe Ziele aber auch im Privatleben einsetzen – die Mechanismen sind die gleichen.

SMARTe Ziele: Die wichtigsten Grundlagen

SMART ist ein Akronym, das als Hilfsmittel zur Formulierung präziser Ziele eingesetzt wird. Jeder der Buchstaben steht für ein Kriterium, das die Zielformulierung erfüllen soll. Im deutschen Sprachraum stehen die Buchstaben am häufigsten für folgende Begriffe:

• S: Spezifisch
• M: Messbar
• A: Akzeptiert
• R: Realistisch
• T: Terminiert

Achtung: Über die Jahrzehnte haben sich mehr und mehr Deutungen der Buchstaben eingebürgert. Obwohl verschiedene Begriffe verwendet werden, ändert dies nichts an grundlegenden Aussage von SMARTen Zielen: Die Methode ist ein einfaches Hilfsmittel, das bei der Formulierung guter Ziele hilft, auch wenn unterschiedliche Kriterien angewendet werden.

Die folgende Tabelle zeigt eine Übersicht über alternative Begriffe im Deutschen und Englischen, die häufig genutzt werden:

	Deutsch	Englisch
S	Spezifisch	Specific, Simple, Sensible, Significant
M	Messbar	Measurable, Meaningful, Motivating, Manageable
A	Akzeptiert, Attraktiv, Aktivierend, Angemessen, Ambitioniert, Aktiv, Ausführbar	Achievable, Assignable, Agreed, Attainable, Aligned, Ambitious, Appropriate
R	Realistisch, Realisierbar	Reasonable, Realistic, Relevant, Result-based
T	Terminiert	Time-related, Time-bound, Timely, Time-based, Time-sensitive, Trackable

Die Geschichte der SMART-Formel

Die Idee hinter SMARTen Zielen steckt im Konzept Management by Objectives von Management-Papst Peter Drucker. Ein gewisser George T. Doran hat schießlich 1981 einen Artikel über Zielsetzungen im Management veröffentlicht und SMART erstmals erwähnt: There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives In diesem Artikel beschreibt Doran folgende Kriterien für gute Ziele:

• Specific: Werde möglichst konkret!
• Measurable: Gib eine Messgröße an!
• Assignable: Definiere einen Verantwortlichen!
• Realistic: Formuliere realistische Ergebnisse unter Beachtung der vorhandenen Ressourcen!
• Time-related: Gib einen Endtermin an!

Bereits Doran empfiehlt, die Kriterien als eine Art Checkliste zu verwenden. Der Ansatz: Nicht jedes Kriterium muss zwingend formuliert werden, aber du solltest dich zumindest fragen, ob das Kriterium für dein Ziel sinnvoll ist.

Warum sind SMARTe Ziele wichtig?

Ganz einfach: Weil häufig Formulierungen als Ziele verkauft werden, die schlichtweg keine Ziele sind. Eher sind es vage Ideen, Wünsche oder eine Auflistung von Aktivitäten, die nur nach außen als Ziele dargestellt werden.

Beispiele gefällig?

• Verbesserte Nutzeroberfläche
• Geringere Herstellungskosten
• Umsetzung so schnell wie möglich
• Hohe Qualität
• Umzug in neues Bürogebäude
• Umsatzsteigerung im Vergleich zum Vorjahr

Was ist der Nachteil solcher vermeintlicher „Ziele“? Ganz einfach: Sie sind so unkonkret, dass alle Beteiligten sich ein eigenes Bild vom Zielzustand machen können. Das führt zu Missverständnissen und unklaren Erwartungshaltungen.

Spielen wir noch ein weiteres Beispiel durch:

Zugegeben: Dieses Beispiel ist vereinfacht, illustriert aber sehr schön die Auswirkungen unscharf formulierter Ziele. Selbst wenn das Unternehmen sich auf einen „Laufschuh für ambitionierte Wettkampfläufer“ konzentriert hätte, bleiben viele Fragen offen – wie du gleich beim ersten Bestandteil „S“ der SMART-Formel sehen wirst.

SMARTe Ziele: Die Bestandteile

In den folgenden Abschnitten gehen wir auf die Interpretation der Buchstaben ein, die im deutschen Sprachgebrauch am meisten verbreitet ist.

S – Spezifisch

Formuliere so klar und konkret wie möglich, was du erreichen möchtest. Je genauer du dein Ziel beschreibst, desto leichter kannst du die richtigen Schritte ableiten, die zur Zielerreichung nötig sind. Als Hilfsmittel haben sich die typischen W-Fragen bewährt:

• Wer wird zur Erreichung des Ziels benötigt? Wer sind die Schlüsselpersonen?
• Was genau soll erreicht werden? Welche Ergebnisse werden angestrebt?
• Wann Wann soll das Ziel erreicht worden sein? Zieltermine sind zwar auch im Bereich „T“ (terminierbar) vorgesehen, doch auch hier kannst du schon grobe Zeitangaben nennen.
• Wo soll das Ziel erreicht werden? Auch wenn dieses Kriterium nicht immer relevant ist, solltest du zumindest darüber nachdenken.
• Warum soll das Ziel erreicht werden? Was ist der Nutzen? Die Antwort auf diese Frage hat einen hohen Wert für die Motivation aller Beteiligten.
• Welche Hürden und Hindernisse können auftreten? In einer knappen Zielformulierung findet die Antwort oft keinen Platz – einen Gedanken ist die Frage allemal wert.

Wie bereits oben erwähnt: Nicht alle Antworten müssen zwingend in eine Zielformulierung gequetscht werden. Nutze die Fragen als Checkliste und formuliere das Ziel mit den für dich sinnvollen Kriterien.

Die folgenden Beispiele zeigen, wie Ziele spezifisch formuliert werden können:

Beispiele:
„Entwicklung eines Laufschuhs im mittleren Preissegment mit weicher Sohle, der im Sommer vor Schweißfüßen schützt, um neue Märkte zu erschließen“ statt „Entwicklung eines Laufschuhs“
“Bau eines Einfamilienhauses in Massivbauweise mit max. 125 qm Wohnfläche auf einem Grundstück in Hanglage mit Fertigstellung bis 30.11. des aktuellen Jahres” statt “Bau eines Einfamilienhauses”

Spezifische Ziele sind gut, doch sie haben einen Haken: Woher weißt du, dass das Ziel erreicht wurde? Schauen wir noch einmal auf das Laufschuh-Beispiel:

Beispiel:
Im Projekt wurde ein Prototyp mit weicher Sohle entwickelt. Aber was bedeutet eigentlich „weich“? Geht es noch weicher? Oder ist das dann zu weich? Woher wissen alle Beteiligten, dass sie am Ziel sind?

Genau hier kommt das nächste Kriterium ins Spiel: die Messbarkeit.

M – Messbar

Nenne wenn immer möglich messbare Kriterien, wie Kennzahlen, Mengen oder Einhaltung von speziellen Normen oder Standards. Ungünstige Formulierungen sind “möglichst niedrige Kosten”, “Erhöhung der Qualität” oder “Ausbau des Marktanteiles”. In diesen Formulierungen fehlt ein konkretes, messbares Kriterium.

Beispiel:
Im Laufschuh-Projekt wurden die maximalen Produktionskosten pro Stück, Kennzahlen zur Weichheit der Sohle und zur Wasserdampfdurchlässigkeit des Außenmaterials festgelegt. Auf diese Weise kann das Projektergebnis leicht bewertet werden – ohne lange Diskussionen.

Wenn du deine Ziele spezifisch und messbar formulierst und damit die beiden ersten Kriterien der SMART-Formel erfüllst, hast du die Löwenarbeit bereits erledigt. Jetzt beginnen wir mit dem Finetuning.

A – Akzeptiert

Das „A“ steht nicht nur für „akzeptiert“, sondern auch für „angemessen“ oder „attraktiv“. Alle drei Begriffe zeigen grob in die gleiche Richtung: Solange alle Beteiligten das Ziel als sinnvoll und motivierend wahrnehmen, werden sie an einem Strang ziehen und das Ziel mit einem guten Gefühl verfolgen.

Beispiel:
Ziele, die im Projektteam als unakzeptabel angesehen werden, haben wenig Aussicht auf Erfolg. Die “Verputzung des Einfamilienhauses mit rosafarbenem Putz und Anbringung eines Blümchenmusters” wird vermutlich vom Bauamt nicht akzeptiert im Gegensatz zu “Verputzung des Hauses im gleichen Farbschema wie das der Nachbarschaft.”

R – Realistisch

Dieses Kriterium hängt eng mit dem vorigen Punkt zusammen: Realistische Ziele werden leichter akzeptiert und motivieren deutlich stärker, als solche, die bereits im Vorfeld als unrealistisch angesehen werden. Lässt ein Laufschuh einen Läufer schnell wie ein Auto werden? Wohl kaum! Herausfordernde Ziele sind okay, unrealistische rauben die Motivation und machen unglaubwürdig.

Beispiel:
“Bau des Einfamilienhauses des Hauses bis Ende des Jahres“ statt “Bau des Hauses innerhalb von zwei Wochen”

Tipp: Vermeide Ziele, die nicht von dir oder deinem Team selbst beeinflusst werden können.

T – Terminierbar

Das letzte SMARTe Kriterium ist einfach: nenne eine Zeitangabe, bis wann das Ziel erreicht werden soll.

Dieses Kriterium trifft nicht auf alle Ziele zu. Handelt es sich beispielsweise um ein rein finanzielles Ziel wie die Budget-Einhaltung oder ein rein technisches (“dunkelrote Dachziegel”), dann spielt die Terminierbarkeit häufig keine Rolle. Stattdessen werden Terminziele werden häufig separat formuliert.

Beispiel:
Im Laufschuh-Projekt wurden Termine für den Test zur Dauerbelastung und für die Produktionsreife festgelegt.
Das Erdgeschoss des Einfamilienhauses soll Ende November einzugsfertig sein.

Müssen immer alle Kriterien der SMART-Formel erfüllt sein?

Klare Antwort: Nein. Nicht jedes Ziel muss alle der Kriterien vollständig erfüllen. Der gesunde Menschenverstand hilft dabei, wenig sinnvolle Kriterien wegzulassen.

Beispiel 1:
Werden Randbedingungen wie beispielsweise das Einhalten von Standards als Ziel definiert, dann ist es wenig sinnvoll, einen Termin festzulegen – das Ziel gilt schließlich für das gesamte Projekt.

Beispiel 2:
Auch die Messbarkeit bereitet immer wieder Probleme und wird von Perfektionisten oft mit abenteuerlichen Gedankenkonstruktionen messbar gemacht. „Das Karosserie-Design passt zur Formensprache und Tradition des Unternehmens.“ – Viel Spaß beim Formulieren der Messbarkeit!

Wie oben erwähnt: Nutze SMART als Checkliste und prüfe, ob die Kriterien für dein Ziel sinnvoll sind. Die Erfahrung aus der Praxis zeigt, dass die meisten Ziele zu unkonkret und messbar formuliert werden – hier gibt es meist das größte Potenzial zur Verbesserung.

Beispiele für SMARTe Ziele

Schlecht: Ich will weniger rauchen.
Besser: Ab dem 1.5. Rauche ich keine einzige Zigarette mehr – bis zum Rest meines Lebens.

Schlecht: Die Stakeholder sollen informiert werden.
Besser: Alle in der Stakeholder-Analyse mit Priorität A gekennzeichneten Stakeholder erhalten jeweils zum Monatsende einen 2-seitigen Statusbericht mit Angaben über Soll- und Ist-Stand des Projektes und aktuelle Aktivitäten per Mail zugesendet.

Schlecht: Bessere Nutzerfreundlichkeit.
Besser: Die Usability der Software wird von mindestens 90% der Teilnehmer eines Usability-Tests mit „Sehr gut“ bewertet.

Schlecht: Umsatzsteigerung
Besser: Die Bruttoumsätze in der Produktkategorie „Damenhüte“ steigen im 2. Quartal des Jahres um mindestens 15% im Vergleich zum Vorjahr.

Schlecht: Einhaltung des Kostenrahmens
Besser: Das Projektbudget i.H.v. 100.000 Euro wird nicht überschritten.

Noch jede Menge weitere Beispiele erhältst du hier:

Erweiterungen von SMART

Fünf Kriterien für gute Ziele reichen dir nicht? Dann findest du hier Erweiterungen, die in manchen Projekten eingesetzt werden:

• SMARTER: Hier wurden Kriterien wie „Evaluated“ (Evaluiert) und „Reviewed“ (Überprüft) hinzugefügt.
• SMARTTA: „Trackable“ (Nachverfolgbar) und „Agreed“ (Abgestimmt) wurden als zwei Kriterien ergänzt.
• I-SMART: Das vorgesetzte „I“ steht für „Impact“ und damit als übergeordnetes soziales Ziel.

Damit nicht genug: Angelehnt an SMART existieren weitere Akronyme, die ebenfalls zur Zielformulierung eingesetzt werden können:

Weiterlesen: PURE, CLEAR, PIDEWaWa, AMORE und MAGIE: Die unbekannten Geschwister der SMART-Formel

Kritik an der SMART-Formel

Du hast es sicher in den vorigen Abschnitten bereits gemerkt: SMART kann unterschiedlich eingesetzt werden:

• Welche Buchstaben sollst du überhaupt nutzen?
• Welche Bedeutungen haben sie?
• Und wäre eine Erweiterung oder ein anderes Akronym nicht noch besser geeignet?

Fragen wie diese führen schnell dazu, SMART als schwammige Methode anzusehen, die zu Missverständnissen führt, weil jeder sie anders interpretiert. Auch hier gilt: Sieh SMART nicht als feste Regel, sondern als ein einfaches Hilfsmittel und als Checkliste, um bessere Ziele zu formulieren. Falls du Missverständnisse vermeiden möchtest, kannst du die Bedeutung der Buchstaben in deinem Projekt konkret festlegen.

Eine weitere Kritik bezieht sich auf langfristige und strategische Ziele. Besonders bei der Formulierung visionärer Ideen ist es schwierig, eine Messbarkeit oder ein Zieldatum festzulegen. Und müssen solche Ideen immer realistisch sein? Manchmal bringen die verrückten, beinahe wahnsinnig wirkenden Ideen den größten Effekt – allein durch ihre Motivationswirkung. Reden wir allerdings über Projektziele, sind spezifische, messbare und realistische Ziele in den meisten Fällen angemessener.

Die wichtigsten Fragen und Antworten in Kurzform

Eine kurze Zusammenfassung gefällig? Dann wirf noch einmal einen Blick auf die wichtigsten Fragen und Antworten:

Fazit

SMARTe Ziele sind ein alter Hut? Wir sagen: Er passt immer noch! Wenn die SMART-Formel wirklich ausgelutscht wäre, würden alle Projektziele dieser Welt perfekt formuliert werden – was aber nicht der Fall ist.

Nutze diese einfache Formel und prüfe, ob deine Projektziele die Kriterien erfüllen. Ist das der Fall? Prima! Dann ist eine gute Basis für die weitere Arbeit geschaffen.