Wie du mit der ALPEN-Methode deinen Arbeitstag strukturierst

alpen-methode„Wer sich nicht selbst führen kann, kann überhaupt niemanden führen.“

 

Dieses Zitat stammt von Management-Papst Peter Drucker – und er hat vollkommen recht!

Mit der Eisenhower-Matrix, dem Pareto-Prinzip und der Pomodoro-Methode wurden hier schon einige Methoden zum Selbstmanagement erläutert. Heute kommt eine weitere hinzu: Die ALPEN-Methode.

Mit dem gleichnamigen Gebirge hat die Methode wenig zu tun, nur der Name ist wunderbar einprägsam. Wenig überraschend ist ALPEN ein Akronym, das für folgende Schritte steht:

  • A: Aufgaben und Termine auflisten
  • L: Längen schätzen
  • P: Pufferzeiten einplanen
  • E: Entscheidungen fällen
  • N: Nachkontrolle durchführen

Das klingt nach ziemlich viel Planung – und genau so ist die Methode auch angelegt.

Einsatzzweck

Die ALPEN-Methode wird verwendet, um den Arbeitstag zu planen. Selbstverständlich kann sie auch auf andere Zeiträume, wie z.B. eine Woche, angewendet werden. Sie ist besonders dann sinnvoll einsetzbar, wenn du morgens ins Büro kommst und so viele Aufgaben und Themen auf deinem Tisch liegen, dass du absolut nicht weißt, wie du diese strukturieren und in welcher Reihenfolge angehen sollst.

Bei der ALPEN-Methode geht es nicht allein darum, alle Aufgaben selbst zu bearbeiten. Auch das Delegieren und Weglassen können mögliche Ergebnisse der Planung sein.

Wie also wird die Methode durchgeführt?

Der Ablauf

A: Aufgaben und Termine auflisten

Im ersten Schritt werden alle anstehenden Aufgaben und Termine aufgelistet. Ein bereits bestehender Überblick über die anliegenden Tasks ist hier natürlich sehr nützlich. Einfließen sollten auch nicht erledigte Aufgaben aus vorangegangenen Planungen/Tagen, bereits feststehende Meetings usw.

Liste also einfach alles auf, was an diesem Tag getan werden muss.

L: Längen schätzen

Der vermutlich schwierigste Schritt ist die Schätzung der Zeitdauern der einzelnen Aufgaben. Dies bessert sich erfahrungsgemäß jedoch mit steigender Routine, besonders dann, wenn es sich um sich häufig wiederholende Aufgaben handelt.

Auf folgendes solltest du achten:

  • Die Zeiten sollten nicht zu knapp kalkuliert sein. Nichts ist frustrierender, als ständig seinem eigenen Plan hinterherzulaufen.
  • Gleichzeitig ist es ungünstig, zu großzügig zu schätzen. Die Vorgaben sollten realistisch, aber ambitioniert sein.
  • Die geschätzten Zeiten können auch als Zeitlimit fungieren. Das ist besonders für Perfektionisten nützlich, die Aufgaben schwer beenden können, weil an Details gefeilt werden muss.

Notiere die geschätzten Zeitdauern hinter den Aufgaben.

P: Pufferzeiten einplanen

In den seltensten Fällen können Projektleiter ihren ganzen Tag komplett für ihre eigenen Aufgaben verplanen. Sie sind häufig auch Ansprechpartner für Stakeholder und Projektmitarbeiter, so dass regelmäßig unvorhergesehene Unterbrechungen zu berücksichtigen sind. Von den unvorhergesehenen Problemen einmal ganz zu schweigen.

Oft wird empfohlen, die 60/40-Regel anzuwenden: Nur 60% der Arbeitszeit werden verplant, die restlichen 40% füllen sich von selbst. Jeder sollte selbst entscheiden, ob dieses Verhältnis für den eigenen Arbeitsalltag passend ist.

E: Entscheidungen fällen

Dieser Punkt ist der vermutlich wichtigste: Es wird entschieden, welche Aufgaben

  • wann umgesetzt
  • delegiert
  • auf einen späteren Zeitpunkt verschoben
  • oder vernachlässigt

werden.

Bei der Priorisierung kann das Pareto-Prinzip oder die Eisenhower-Matrix helfen.

Wird die ALPEN-Methode sehr streng angewendet, wird nicht nur entschieden, WAS erledigt wird, sondern auch WANN – und zwar mit konkreten Terminen und Uhrzeiten.

N: Nachkontrolle durchführen

Dieser Schritt prüft die Planung auf Sinnhaftigkeit und Schlüssigkeit. Wurden nicht aus Versehen zwanzig Stunden Arbeitszeit verplant? Gibt es genügend Pufferzeiten? Sind die hoch priorisierten Aufgaben auch wirklich die wichtigsten?

Wichtig ist an dieser Stelle: Aus vorangegangenen Planungen sollte gelernt werden.

Das klappt am besten, wenn die Nachkontrolle am Ende des Tages durchgeführt wird. So können nicht erledigte Aufgaben oder Erkenntnisse einer Fehlplanung am nächsten Tag berücksichtigt werden.

Vorteile und Nachteile der ALPEN-Methode

Wie überall hat auch diese Methode Vor- und Nachteile, schau sie dir mal an:

Vorteile:

  • Sehr strukturierter Ansatz.
  • Der Tag kann detailliert geplant werden.
  • Für Unvorhergesehenes werden Pufferzeiten eingeplant.
  • Das schriftliche Festhalten schafft eine Verbindlichkeit.

Nachteile:

  • Relativ hoher Planungsaufwand.
  • Unflexibel, wenn sie sehr streng angewendet wird.
  • Schwierig in sehr dynamischen Projekten anwendbar, in denen oft auf Unvorhergesehenes reagiert werden muss.
  • Herangehensweise wirkt für eher unorganisierte Menschen schnell bürokratisch.

Mein eigenes Fazit

Ich muss zugeben: Ich persönlich bin kein glühender Anhänger der ALPEN-Methode. Das hat zwei Gründe:

  • Mir persönlich erscheint der Planungsaufwand etwas zu hoch. Eine Priorisierung nach Eisenhower funktioniert für mich besser und geht deutlich schneller.
  • Meinen eigenen Arbeitstag gestalte ich sehr gern mit der Pomodoro-Methode, die für einen großen Schub an Fokus und Konzentration sorgt.

Warum findet die Methode trotzdem einen Platz in diesem Blog? Weil ich auch von guten Erfahrungen mit der Methode gehört habe – und jeder anders arbeitet. Wie bei vielen andern Themen gilt auch für das Selbstmanagement: Ausprobieren. Oft findest du „deinen Weg“ erst nach einiger Zeit.

Willst du die Methode einmal ausprobieren? Dann kannst du die folgende kostenlose Vorlage nutzen:

Hol dir die kostenlose Vorlage für die ALPEN-Methode!

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Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
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