Projekte scheitern? Das sind die Gründe

Warum läuft es im Projekt nicht rund? Genau diese Frage haben wir unseren Teilnehmern in der Projektmanagement-Umfrage 2024 gestellt. In diesem Artikel schauen wir genauer hin, warum Projekte scheitern und welche Themen besonders frustrieren.

Hinweis:
Was ist eigentlich ein gescheitertes Projekt? Wenn es vorzeitig abgebrochen wird? Wenn der Kunde zufrieden ist, aber das Budget überzogen wurde? Wenn nur ein Teil der Anforderungen umgesetzt wurde? In der Umfrage haben wir die Frage nicht genauer spezifiziert und den Befragten die Interpretation überlassen. Du kannst den Artikel auch so lesen: Wenn es nicht rund läuft – woran liegt es dann?

Häufige Gründe für das Scheitern von Projekten

Laut Umfrageergebnissen sind geänderte Zielvorgaben und Ressourcenmangel Hauptgründe für das Scheitern von Projekten, gefolgt von einer von Beginn an unklaren Zieldefinition und fehlenden Strukturen und Prozessen. Diese Aussagen stärken die Wichtigkeit des Projektstarts, einer sauberen Planung und geklärter Verantwortlichkeiten.

So ein Diagramm ist schön und gut – doch viel interessanter wird es, wenn wir auf die Antworten im Freitextfeld schauen. Genau hier wird das Thema nämlich differenzierter und noch spannender.

Ein genauer Blick auf die Hauptgründe

1. Unklare Ziele und Erwartungen

„Niemand ist sich im Klaren darüber, unter welchen Umständen das Projekt als erfolgreich betrachtet wird.“

Was passiert, wenn die Projektziele unklar sind? Ist es dann überhaupt möglich, ein Projekt erfolgreich abzuschließen? In den Antworten der Umfrage zeigt sich das Thema differenziert in drei Hauptbereiche:

• Ziele sind von Anfang an unklar: Projekte werden gestartet, ohne dass es überhaupt ein klares Verständnis der Projektziele gibt. Was gehört in den Projektumfang – und was nicht? Wie genau soll gemessen werden, ob das Projekt am Ende erfolgreich abgeschlossen wurde?
• Es fehlt das übergreifende Big Picture: In einigen Unternehmen klappt es durchaus mit der Zieldefinition – allerdings fehlt die übergreifende Vision der Zukunft. Dies kann zu überflüssig durchgeführten Projekten und unnötigen Nachbesserungen führen.
• Ziele werden im Projektverlauf angepasst: Es ist schwierig, zielgerichtet auf ein Ergebnis hinzuarbeiten, wenn dieses Ziel ständig „nachgebessert“ wird. Viele Teilnehmer der Umfrage drücken einen gewissen Frust darüber aus, wenn sorgfältige Planung ständig über den Haufen geworfen werden muss.

Im Bild der Schiffsreise:
Ein Kapitän soll ein Schiff von Hafen A nach Hafen B steuern – hier ist immerhin das Ziel klar definiert! Während der Reise erhält er jedoch ständig neue Anweisungen, Umwege zu machen, zusätzliche Häfen anzulaufen und andere Aufgaben zu übernehmen. Diese Kursänderungen führen dazu, dass das Schiff verspätet ankommt, die Mannschaft frustriert ist und die ursprünglichen Ziele nicht vollständig erreicht werden.

2. Mangelhafte Planung

„Das gesamte Umfeld möchte starten und sofort operativ werden, statt Zeit mit der Planung zu verbringen. “

Eine gute Idee, ein spannendes Thema, Lust auf schnelle Erfolge: Viele Menschen sind nicht dafür gemacht, detailliert zu planen. Doch auch hier liegt gemäß der Teilnehmer der Umfrage ein großes Problem in ihren Projekten. Konkret werden folgende Themen erwähnt:

• Zu kurze Start- und Planungsphase: Loslegen statt Planen steht in vielen Projekten auf der Tagesordnung. Was sich anfangs womöglich gut anfühlt („Endlich legen wir los!“), führt häufig zu späteren Mehrarbeiten und unnötigen Verzögerungen.
• Zu optimistische Planung: Oft wird geplant, allerdings nur der positivste Fall, in dem nichts schiefgeht und alles wie in einer perfekten Welt verläuft. Was passiert zum Beispiel, wenn wichtige Ressourcen ausfallen?
• Beschönigte Planung: Was, wenn ein Projekt unbedingt durchgedrückt werden soll, obwohl viele bereits bedenklich mit dem Kopf schütteln? „Planen“ heißt offenbar nicht immer „realistisch planen“.

Im Bild der Schiffsreise:
Der Kapitän beginnt seine Reise ohne eine detaillierte Route: „Das wird schon funktionieren!“ Unterwegs stellt er fest, dass er nicht genügend Vorräte für die gesamte Strecke transportiert und unerwartete Hindernisse wie Riffe auftauchen. Das Ergebnis: Das Schiff muss Umwege fahren, die Reise verzögert sich und das Vertrauen der Mannschaft in seine Führung schwindet.

3. Unzureichende Ressourcen

„100 % Tagesgeschäft plus 100 % Projektarbeit on top“

Was, wenn alle motiviert sind, aber die nötigen Ressourcen nicht oder nicht ausreichend zur Verfügung stehen? Und was, wenn trotz dieser Tatsache „von oben“ Druck ausgeübt wird, das Projekt pünktlich abzuschließen? Zu diesem Thema haben sich viele Umfrageteilnehmer geäußert und besonders folgende Punkte erwähnt:

• Schlüsselressourcen: Besonders in Unternehmen mit vielen parallel durchgeführten Projekten werden Ressourcen mit Expertenwissen oft mehrfach verplant – und das schadet allen Projekten.
• Projekte zusätzlich zum Tagesgeschäft: Ein Projekt findet einfach nebenbei statt, zusätzlich zu den Routineaufgaben? Das gibt es offenbar häufig und führt zu jeder Menge Frust.
• Ressourcen werden umgeplant: Wenn Projekte „von der Seite“ auftauchen, dann werden Ressourcen schnell vom eigenen Projekt abgezogen. Das allein wäre zu verkraften, schließlich ändern sich Rahmenbedingungen nun einmal. Frustrierend wird es allerdings dann, wenn das eigene Projekt trotzdem nach Plan verlaufen soll.
• Kompetenzmangel: Viele Teilnehmer erwähnen generell einen Mangel an Ressourcen mit geeigneten Kompetenzen.

Im Bild der Schiffsreise:
Der Kapitän beginnt seine Reise mit einer unterbesetzten Mannschaft, da nicht genügend qualifizierte Seeleute verfügbar waren. Die wenigen Crewmitglieder müssen Überstunden machen und Aufgaben erledigen, für die sie nicht qualifiziert sind. Die Überlastung führt zu Erschöpfung, erhöhtem Fehlerpotenzial und schließlich zu gefährlichen Situationen, da wichtige Aufgaben nicht rechtzeitig oder korrekt ausgeführt werden können.

4. Schlechte Kommunikation

„Es ist wiedermal die Kommunikation, obwohl es jeder weiß und immer wieder gepredigt wird.“

Das Zitat fasst es schön zusammen: Wir alle wissen, wie wichtig effektive Kommunikation für den Projekterfolg ist. Und trotzdem gibt es in vielen Projekten Kommunikationsprobleme auf allen Ebenen:

• Kommunikation im Team
• Kommunikation abteilungs- und fachbereichübergreifend
• Kommunikation mit Stakeholdern

Das Ergebnis: Missverständnisse, Konflikte und Verzögerungen. Besonders die mangelhafte Kommunikation über den Projektumfang wird häufig als problematisch genannt – und damit wären wir wieder beim Thema klare Ziele.

Häufig genannt wird die mangelhafte Kommunikation trotz bestehender Prozesse: Offensichtlich sind Software-Tools, Meetings und Regeltermine kein Garant dafür, dass Informationen auch effektiv ausgetauscht werden.

Im Bild der Schiffsreise:
Der Kapitän gibt keine klaren Anweisungen an die Mannschaft und informiert die Hafenbehörden nicht über den geplanten Kurs und Zeitplan. Unterwegs entstehen Missverständnisse, weil die Crew nicht weiß, wann und wo Stopps eingeplant sind, und es kommt zu Verzögerungen, da die Hafenbehörden nicht vorbereitet sind. Die fehlende Kommunikation führt zu Chaos und Unsicherheit, wodurch die gesamte Reise beeinträchtigt wird.

5. Fehlende Unterstützung durch das Management

„Projektmanagement wird als lästiger Aufwand gesehen und nicht als Tool, um „Projektunfälle“ zu vermeiden.“

Fehlende Unterstützung „von oben“ wird von vielen Teilnehmern als sehr frustrierend angesehen. Auch hier gibt es unterschiedliche Szenarien:

• Frust durch Fehlentscheidungen und Alleingänge: Vermutlich ist kaum jemand dauerhaft motiviert, wenn Entscheidungen falsch oder ohne Einbindung von Experten getroffen werden.
• Fehlendes Zuhören und unrealistische Vorgaben: Auch Entscheidungen trotz valider Gegenargumente tragen nicht zur Zufriedenheit bei. Ein „das muss aber so gehen“ ist offenbar weit verbreitet.
• Fehlende Übernahme von Verantwortung: Viele Teilnehmer der Umfrage wünschen sich klarere Entscheidungen vom Management
• Fehlende Unterstützung von Prozessen: Was, wenn es Prozesse gibt und ein Projektleiter sie einhalten will, alle anderen empfinden sie jedoch als Zeitverschwendung? Nicht einfach!

Im Bild der Schiffsreise:
Die Geschäftsführung des Kapitäns drängt ihn, Sicherheitsprotokolle und regelmäßige Wartungschecks zu überspringen, um Zeit zu sparen. Aufgrund des Fehlens dieser wichtigen Prozesse treten technische Probleme auf, und die Sicherheit der Crew wird gefährdet.

6. Unvorhergesehene Risiken

„Niemand nimmt sich die Zeit, vorher auf mögliche Risiken zu schauen.“

Obwohl im Diagramm oben das fehlende Risikomanagement auf dem letzten Platz gelandet ist, wurde es im Freitextfeld erstaunlich häufig erwähnt. Viele Teilnehmer bemängeln zwei wichtige Punkte:

• Risikomanagement findet generell nicht statt: Ähnlich wie die fehlende Planung zu Beginn des Projekts fällt auch eine Risikoanalyse gern mal unter den Tisch.
• Bekannte Risiken werden ignoriert: Selbst wenn Risiken betrachtet werden, werden Projekte trotzdem durchgeführt, ohne dass Maßnahmen durchdacht werden. Was in besonders risikobehafteten Entwicklungsprojekten verständlich ist, führt bei einigen Teilnehmer der Umfrage zu erheblichem Frust („Alle wussten es und hätten es verhindern können.“)

Im Bild der Schiffsreise:
Der Kapitän startet seine Reise, ohne eine Risikoanalyse durchzuführen oder einen Notfallplan zu erstellen. Während der Fahrt gerät das Schiff in einen unerwarteten Sturm, und die Crew ist unvorbereitet auf die rauen Bedingungen. Das fehlende Risikomanagement führt zu chaotischen Zuständen an Bord, Schäden am Schiff und einer erheblichen Verzögerung der Reise.

Fazit

Eines wird bei der Analyse der Freitextantworten deutlich: Bei der Frage zum Scheitern von Projekten kommt eine Menge Frust auf. Die meisten Teilnehmer sind sich der Probleme bewusst, würden es gern besser machen, scheitern aber am Umfeld und den Rahmenbedingungen. Besonders frustrierend: Wenn Probleme zwar gesehen und angesprochen werden, aber die Möglichkeit oder die Unterstützung für entsprechende Maßnahmen fehlt.

In solchen Frustmomenten ist es wichtig, sich eine Sache bewusst zu machen: Wir können nicht im gesamten Projektumfeld grundlegend ändern, wie andere entscheiden oder sich verhalten. Wir können allerdings zumindest unseren eigenen Spielraum vollständig ausnutzen: Wir können kommunizieren, so gut planen wie möglich, auf Risiken aufmerksam machen und Probleme regelmäßig ansprechen. Können wir damit jedes Projektproblem lösen? Sicher nicht – aber zumindest können wir so zeigen, wie es funktionieren sollte.