Für Eilige: Alles Wichtige auf einen Blick
Artikel-Highlights
Wie liegen wir im Plan?
Werden die Termine eingehalten?
Wird das Projekt pünktlich fertig?
Findest du nicht auch? Fragen wie solche sind besonders „beliebt“ bei Projektleitern. Besonders dann, wenn sie gerade keine präzise Aussage treffen können. Dabei ist es gar nicht so schwierig, die Termine immer im Blick zu haben. Und noch besser: Sie auch noch grafisch darstellen zu können.
Genau dafür eignet sich die Meilensteintrendanalyse.
Was ist die Meilensteintrendanalyse im Projekt?
Die Meilensteintrendanalyse ist eine Methode zur Prognose und Steuerung von Terminen im Projekt. Die geplanten Meilensteintermine werden zu bestimmten Berichtszeitpunkten überprüft.
Die Analyse wird regelmäßig durchgeführt, um einen Überblick darüber zu haben, ob die geplanten Termine eingehalten werden, oder ob es Abweichungen gibt. Besonders wirkungsvoll ist die grafische Darstellung. Anhand der entstehenden Verbindungslinien können Trends abgeleitet werden:
Wenn frühzeitig Trends erkannt werden, können Gegenmaßnahmen zur Einhaltung von Terminen eingeleitet werden.
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Meilensteine als Grundlage für die Meilensteintrendanalyse
Nur zur Sicherheit: Um eine Meilensteintrendanalyse durchführen zu können, sollten logischerweise Meilensteine im Projekt definiert sein.
Zur Erinnerung: Meilensteine sind wichtige Punkte im Projekt, an denen definierte Ergebnisse vorliegen sollen. Oft stellen diese Meilensteine auch Prüfpunkte dar, an denen über die Fortführung des Projektes entschieden wird.
Aufbau des Diagramms
Das Diagramm besteht aus zwei Achsen:
An jedem Berichtszeitpunkt wird pro Meilenstein das voraussichtliche Fertigstellungsdatum eingetragen. Nach mehreren Berichtszeitpunkten könnte so ein Diagramm dann so aussehen:
Ein Schritt-für-Schritt-Beispiel findest du weiter unten im Artikel.
Ablauf der Meilensteintrendanalyse
Obwohl der Begriff im ersten Moment etwas kompliziert klingt, ist die Meilensteintrendanalyse eine sehr leicht durchzuführende Methode.
Ablauf der Meilensteintrendanalyse
- Ermittle die Meilensteintermine
Ein leichter erster Schritt: Die Meilensteintermine solltest du aus deiner Projektplanung schnell ermitteln können.
- Definiere die Berichtszeitpunkte
Im Vorfeld sollte definiert werden, in welchen Abständen und zu welchen Terminen eine Bestandsaufnahme durchgeführt werden soll. Beispiele: 1x pro Monate, alle 14 Tage …
- Führe zu jedem Berichtszeitpunkt eine Bestandsaufnahme durch
Stelle zu jedem Meilenstein die Frage, zu welchem Termin er nach aktuellem Stand erreicht werden wird. Dieser Termin kann vom ursprünglichen Termin selbstverständlich abweichen und sich auch an jedem Berichtszeitpunkt ändern. Ganz abhängig davon, wie sich das Projekt entwickelt. Trage zum Berichtszeitpunkt die prognostizierten Termine im Diagramm ein.
- Interpretiere das Ergebnis und leite Maßnahmen ab
Wie oben bereits beschrieben, bilden die Linien Trends ab. Verzögerungen im Projekt werden visualisiert und geben Anlass für mögliche Gegenmaßnahmen.
Beispiel für eine Meilensteintrendanalyse
Stell dir vor, in deinem Projekt gibt es 4 Meilensteine – wir halten es mal übersichtlich. Als Berichtszeitpunkte wurde jeweils der erste Tag des Monats definiert.
Das Beispiel zeigt, dass es im Projektverlauf immer wieder Änderungen an den prognostizierten Terminen geben kann. Der häufigere Fall, Verzögerungen (steigende Linien), kann folgende Ursachen haben:
- Ausfall von Ressourcen
- komplexere Umsetzung als geplant
- Lieferengpässe bei Lieferanten usw.
Im Gegensatz dazu können auch Beschleunigungen auftreten: Bei fallenden Linien werden Meilensteine früher erreicht. Das kann beispielsweise in folgenden Fällen auftreten:
- weniger komplexe Umsetzung als geplant
- Streichung von Arbeitspaketen
- Schnellere Lieferung als geplant
Achtung, für Spitzfindige:
Nur wenn auf beiden Achsen tatsächlich eine unverzerrte Datumsskala verwendet wird, entsteht das gezeigte typische Dreieck. Werden hingegen auf der Waagerechten lediglich die Berichtstermine grafisch mit gleichem Abstand eingetragen (Termin 1, Termin 2, …) ohne dass die Termine regelmäßig mit zeitlich gleichem Abstand stattfinden, so ergibt sich ein weniger gefälliges Bild. Die Methode funktioniert dann zwar nicht weniger gut, aber während dem Ersteller der Abbildung die Bedeutung klar sein dürfte, werden die meisten anderen in der Regel verwirrt. Daher raten wir dringend zu unverzerrten Datumsskalen auf beiden Achsen.
Dr. Blumenau
Vor- und Nachteile der Meilensteintrendanalyse
Die MTA ist ein leicht verständliches Tool, das dir hilft, Projektverläufe transparent und frühzeitig zu erkennen. Aber wie bei jedem Werkzeug gibt’s auch hier ein paar Haken:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Frühzeitiges Erkennen von Terminabweichungen Einfache, visuelle Darstellung der Projektentwicklung Unterstützt fundierte Entscheidungen und Gegenmaßnahmen Schnell durchführbar, auch ohne Spezialsoftware | Aussagekraft hängt stark von der Datenqualität ab Keine Ursachenanalyse – nur Trendanzeige Bei zu wenigen Meilensteinen wenig aussagekräftig In vielen PM-Tools nicht standardmäßig integriert |
Kostenfreie Vorlage für Excel
Alles klar? Wenn du magst, dann probiere es doch einfach mal aus und lade dir die folgende Excel-Vorlage herunter:
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Fazit
Die Meilensteintrendanalyse ist eine einfache Projektmanagement-Methode aus dem Bereich der Projektsteuerung. Trends können früh erkannt und durch die grafische Darstellung allen Beteiligten leicht vermittelt werden. Trotzdem wird die Methode in der Praxis nur selten angewendet – womöglich auch, weil sie nur selten in einer Projektmanagement-Software implementiert ist.
Hallo,
die Seite ist klasse aufgebaut und die Beschreibungen im Blog finde Ich als Junior Projektleiter sehr hilfreich.
Vielen Dank für die mühe und die sehr schön strukturierte Seite.
Weiter So.
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Müller
Hallo,
Ihnen ist ein kleiner Fehler im ersten Berichtszeitpunkt unterlaufen
Im letzten Absatz steht „Berichtstermins 1.2“ obwohl Sie gerade den Berichtstermins 1.1 ausfüllen.
Ansonsten kann ich mich dem Vorredner nur anschließen, super und Verständlich geschrieben!
Hallo, vielen Dank für den Hinweis! Ich habe es korrigiert :-) Viele Grüße!
Hallo,
Die Seite ist sehr hilfreich.
Ich wollte fragen welche Einschränkungen Meilenstein-Trendanalyse hat?
Welche Informationen kann man nicht im Meilenstein-Trendanalyse sehen?
Vielen Dank für die Seite.
Mit freundlichen Grüßen
Tom
Hallo Tom,
naturgemäß sagt die Meilensteintrendanalyse nur etwas über Termine aus. Kosten, Aufwände und andere Faktoren wie Qualität werden außen vor gelassen. Die reine Analyse gibt auch keine Aussagen zu Gründen oder Auswirkungen. All diese Einschränkungen bedeuten jedoch nicht, dass sie überflüssig wäre: Sie ist eine wunderbare Möglichkeit, die Schlüsseltermine gut im Blick zu behalten. In Verbindungen mit weiteren Analysen sowie Interpretation+Schlussfolgerungen spielt sie ihre ganze Kraft aus.
Viele Grüße
Andrea
Vielen Dank für die tollen Materialien! Mich würde interessieren woraus sich in der downloadbaren MTA die Meilensteintermine ergeben? Ich verstehe nicht wie diese eingetragen werden und es sich nicht diejenigen, die in der Tabelle nebenan zu sehen sind? Herzlichen Dank
Hallo Maria,
die Analyse liest sich wie folgt: Zum Berichtszeitpunkt 1.1.15 wird Meilenstein M0 voraussichtlich am 10.2. erreicht, M1 am 1.3. usw. Diese Werte finden sich in der Grafik auf der linken senkrechten Linie – eben dem Berichtszeitpunkt 1.1.
Der nächste Berichtszeitpunkt ist der 1.2. – die zweite senkrechte Linie. Hier haben sich die Meilensteine M0 und M1 auf den 15.2. und 10.3. verschoben – die Linien zeigen einen leicht ansteigenden Verlauf.
Die Daten in der Tabelle finden sich also in der Grafik wieder. Woraus sich die Meilensteine ergeben? Aus dem aktuellen Projektverlauf, Statusberichten usw.
Ich hoffe, die Erklärung hilft!
Andrea
Seit Mai 2017 gibt es ein neues Online Tool zur Meilensteintrendanalyse!
Unter https://www.planning25.com/ kannst Du die Methode sofort ohne Anmeldung und
ohne Installation interaktiv kennenlernen und selbst testen.
Ist viel einfacher und schneller als Add-Ons zu MS-Project oder Excel-Macros!
Viele Gruesse
Uwe Boehnke