10 E-Mail-Tipps, die deine Produktivität in den Himmel schießen lassen

Mal ehrlich: Wie viele E-Mails liegen gerade in deinem Postfach? Wenn du zum durchschnittlichen E-Mail-Empfänger gehörst, sind es Unmengen. Unabhängig von der genauen Zahl: Es sind garantiert viel zu viele.

Eine volle Inbox fühlt sich nicht gut an. Sie raubt Konzentration, steigert das schlechte Gewissen („Ich müsste noch Herrn Quälgeist antworten!“) und schafft das Gefühl, einen riesigen, undurchschaubaren Berg mit sich herumzuschleppen.

Dabei sind E-Mails nützlich – wenn du sie denn richtig einsetzt. Schau dir die folgenden Tipps an, mit denen du produktiver und gelassener mit dem Thema umgehen kannst.

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1. Stelle Benachrichtigungen ab

Dieses blöde, kleine Fenster, das oben am Bildschirm hereingeflogen kommt. Oder das „Pling!“ beim Empfangen einer neuen E-Mail. Unzählige Male am Tag stört es deine Konzentration. Du kannst gar nicht anders, als kurz zu schauen, wer dir wieder geschrieben hat. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass die E-Mail (zumindest für den jetzigen Moment) vollkommen unwichtig ist.

Und doch ist sie wesentlich – und zwar im negativen Sinn: Sie reißt dich aus deinem aktuellen Thema heraus, und wenn es nur für eine Sekunde ist, in der du feststellst, dass du eine Werbemail für Kugelschreiber erhalten ist.

Schalt die Benachrichtigungen ab! Sie stören dich und lassen deinen Fokus auf die eigentliche Arbeit in den Keller sinken. Keine E-Mail ist so wichtig, dass sie sofort beantwortet werden muss. Das machst du später – und zwar in Zeitfenstern.

2. Setze dir Zeitfenster

Je ungestörter du dich auf eine Aufgaben konzentrieren kannst, desto effizienter wirst du sie erledigen. Was liegt also näher, als das Sichten und Beantworten von E-Mails zu bündeln? Setze dir ein oder zwei feste Zeiträume am Tag, in denen du nichts anderes machst, als dich um dein Postfach zu kümmern.

Tipp: Vermeide es, eines dieser Zeitfenster auf den frühen Morgen zu legen, sondern nutze die erste Zeit des Tages zur Erledigung von definierten Aufgaben. Denn dann bist du noch frisch und konzentriert, ohne dass die neuesten Nachrichten dein Denken beeinflussen.

3. Nutze E-Mail-Regeln

Stell dir vor, eines deiner Zeitfenster beginnt jetzt. Wäre es nicht schön, wenn jemand deine E-Mails vorher gesichtet hätte? Mit Prioritäten versehen oder in Ordner einsortiert hätte?

E-Mail-Programme sind wirklich clevere Tools. Wenn du dich mit ihnen anfreundest, werden sie liebend gern diese Aufgaben für dich übernehmen. Ihr müsst euch erst aneinander gewöhnen und du musst dem Programm klar sagen, was du von ihm möchtest – aber dann könnt ihr gute Partner werden.

4. Antworte nicht sofort

Grundsatz: E-Mails sind nicht für dringende Themen geeignet. Wenn jemand wirklich etwas Zeitkritisches von dir möchte, soll er dich anrufen. Das darfst du auch gern so kommunizieren.

Antwortest du sofort auf eine Nachricht, erziehst du deine Empfänger: „Der ist immer erreichbar, ich hol mir schnell eine E-Mail-Antwort.“

Diese Regel ist kein Freibrief, E-Mails unkommentiert für lange Zeit liegen zu lassen. Falls es dir nicht möglich ist, innerhalb von etwa 24 Stunden zu antworten, so lass es den Empfänger wissen.

5. Vermeide ausschweifende Konversationen

E-Mails sind kein Medium für lange Gespräche. Sobald du merkst, dass sich ein reges Hin-und-Her ergibt – greif zum Telefonhörer. Und was ist, wenn mehrere Personen am „Gespräch“ beteiligt sind? Dann ist es umso wichtiger, das Medium zu wechseln. Stell dir vor, zehn Leute werden regelmäßig von einem E-Mail-Gespräch gestört, in dem kaum einer mehr den Überblick behält? Tu dir und deinen Mitstreitern etwas Gutes – und redet miteinander.

6. Lass die E-Mail E-Mail sein

E-Mails sind weder Aufgaben-Systeme noch Dokumentablagen noch Projektmanagement-Tools. Wann immer du dich ertappst, die kleinen Nachrichten für solche Aufgaben zu verwenden – klopfe dir tadelnd auf die Finger. Viele Postfächer sind unüberschaubare Datengräber, auf die nur du allein Zugriff hast, und in denen keine Übersicht herrscht.

Nutze die Tools, die für den jeweiligen Einsatzzweck gemacht sind: Projektmanagement-Software oder Collaboration-Tools zur Aufgabenverteilung, Netzwerkordner oder Dokumenten-Managementsysteme zur Ablage.

7. Nutze VIP-E-Mails

Besonders, wenn du sehr viele E-Mails erhältst, solltest du die Kontakte hervorheben, die für dich besonders wichtig sind: Der Chef, der Premium-Kunde oder dein Liebster/deine Liebste. Je nach Programm kannst du einstellen, dass du nur über bestimmte E-Mails informiert wirst – oder die Nachrichten zumindest gesondert markiert sind. Mit solchen kleinen Helferlein stellst du sicher, dass du nichts Wichtiges verpasst – und fühlst dich gleichzeitig beruhigt.

8. Schreibe aussagekräftige Betreffzeilen

Kennst du E-Mails mit solchen Betreffzeilen:

„Anfrage“
„Termin“
„Anhang: Dokument XYZ.doc“

Das macht keinen Spaß. So ungern du solche Mails bekommst, solltest du sie auch schreiben. Formuliere kurz und knackig ein paar Worte, die dem Empfänger helfen, die E-Mail schnell zu erfassen.

Tipp: Arbeitest du in mehreren Projekten, so vereinbare mit deinen Kollegen einen einführenden Marker, z.B. „Projekt ABC: Protokoll zum Meeting vom 13.9.“.

9. Beachte die 3-Satz-Regel

E-Mails sollten kurz sein, einen Überblick verschaffen. Romane (und sogar Kurzgeschichten) haben hier nichts zu suchen.

Wie bekommst du das hin? Indem du dich an die 3-Satz-Regel hältst: Immer, wenn du antwortest oder weiterleitest, sollte deine Nachricht aus nicht mehr als 3 Sätzen bestehen. Sind es mehr, so nimm den Telefonhörer zur Hand. Das spart enorm viel Zeit!

10. Nutze die 1-Klick-Regel

Noch eine Regel zum Abschluss: Jede E-Mail wird nur ein einziges Mal angefasst.

Das heißt konkret: Befindest du dich in deinem E-Mail-Zeitfenster, so vermeide es, eine Nachricht anzuschauen und direkt danach die nächste zu lesen. Öffne sie stattdessen und führe dann eine der folgenden Aktionen durch:

• Löschen
• Antworten
• Weiterleiten
• Archivieren

Doch was, wenn eine E-Mail eine aufwändigere Handlung erfordert? Dann hast du bestimmt ein Tool, in dem du dir oder anderen Aufgaben zuweist – natürlich mit Termin.

Fazit

E-Mails können wirklich gute Freunde von uns werden – oder aber schlimmste Feinde. Wichtig für das eigene Mindset: Du hast die Kontrolle, wie du mit den elektronischen Nachrichten umgehst. Beachte die Tipps in diesem Artikel und du wirst nicht nur produktiver, sondern auch entspannter – garantiert.