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Effizienz und Effektivität: Hier erfährst du den Unterschied!

Auf den Punkt gebracht

Die Begriffe Effektivität und Effizienz werden häufig synonym verwendet, obwohl sie unterschiedliche Bedeutungen haben: Effektivität – Die richtigen Dinge tun. Effizienz – Die Dinge richtig tun. Dieser Artikel beschreibt die Unterschiede der beiden Begriffe und nennt Beispiele aus der Praxis.

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Fragst du dich auch manchmal, was eigentlich falsch läuft? Du arbeitest auf ein Ziel hin, aber es geht kaum voran? Tja: Vielleicht bist du in eine ganz typische Falle gelaufen: Du arbeitest nicht zu wenig – du arbeitest ganz einfach falsch. Oft hängt es an zwei kleinen Worten: Arbeitest du wirklich effizient oder vielleicht nur effektiv?

Warum die Unterscheidung so wichtig ist

Was unterscheidet die beiden Begriffe Effizienz und Effektivität eigentlich? Und warum ist das so wichtig, um nicht ständig auf der Stelle zu treten?

Interessant: In der Alltagssprache werden die beiden Worte oft durcheinander geworfen. Sogar laut Duden kannst du „effizient“ und „effektiv“ synonym verwenden.

Es gibt aber eine kleine aber feine Bedeutungsnuance – mit riesiger Auswirkung! Schau dir dazu folgendes Beispiel an:

Beispiel:
Im Projekt gibt es eine Terminänderung, und ein Kollege soll alle Beteiligten darüber informieren. In der Mittagspause fragst du nach dem Fortschritt und erntest nur ein Kopfschütteln: „Das ist ja ein riesiger Aufwand … Ich hab den ganzen Vormittag nur telefoniert, bis ich alle erreicht habe. Bin zu nichts anderem mehr gekommen.“

Klingt das für dich auch nach einer echten Verschwendung von Arbeitszeit? Wäre eine E-Mail an alle Beteiligten nicht einfacher gewesen, womöglich mit einem persönlichen Anruf bei ausgewählten Schlüsselpersonen? Das hätte jede Menge Zeit gespart!

Genau hier kommen wir zur Unterscheidung der Begriffe:

  1. Das Rumtelefonieren führte zum angestrebten Ziel: Der Kollege hat alle informiert. Er hat also effektiv gehandelt und den gewünschten Effekt erreicht – wunderbar.
  2. Verglichen mit dem Versenden einer E-Mail war es allerdings Zeitverschwendung – es war nicht effizient.

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Jetzt schauen wir genauer hin. Erster Begriff: Effektivität.

Effektivität

Bei der Effektivität geht es darum, die Dinge zu tun, die dich einem Ziel näher bringen und einen gewünschten Effekt haben.

„Effektives Arbeiten“ bedeutet also, nur die Maßnahmen zu ergreifen, die dich auch wirklich weiter bringen. Wenn zum Beispiel die Bekanntheit eines Unternehmens bei einer jungen Zielgruppe gesteigert werden soll, dann gibt es vielfältige Maßnahmen. Wäre das Schalten einer Anzeige in einer Zeitschrift für Fliegenfischen effektiv? Vermutlich nicht. Es gilt also herauszufinden, welche Maßnahmen den gewünschten Effekt haben.

Hilfsfragen:

  • Bringt uns die Maßnahme dem Ziel näher?
  • Tun wir die Dinge, die uns voranbringen?
  • Haben die Maßnahmen einen Effekt?

Du tust also die richtigen Dinge – aber das möglichst nicht irgendwie. Genau hier kommt die Effizienz ins Spiel.

Effizienz

Du handelst effizient, wenn du das gewünschte Ziel möglichst schnell und mit wenig Aufwand erreichst.

Was effizient ist, hängt vom Einzelfall ab, wie die folgenden Beispiele schön illustrieren:

  • E-Mail vs. Telefon: Eine E-Mail an den Verteiler? Das ist effizienter als 20 Telefonate mit identischem Inhalt. Umgekehrt aber auch: 10 Minuten Telefonat mit dem Kunden? Das ist oft effizienter als stundenlanges E-Mail-Ping-Pong.
  • Recherche: Einmal den Richtigen um Rat fragen? Das ist oft effizienter als alles selbst per Google zu recherchieren.
  • Aufgabenverteilung: Aufgaben im Team so verteilen, dass jeder das macht, was er am besten kann? Das ist effizient.

Hilfsfragen:

  • Gehen wir den Weg des geringsten Aufwands, um unser Ziel zu erreichen?
  • Tun wir die Dinge richtig?

Die richtige Reihenfolge

Effektivität und Effizienz kannst du durchaus als Schrittfolge betrachten:

  1. Was müssen wir überhaupt tun, um unser Ziel zu erreichen? (Oder: Wie arbeiten wir effektiv?)
  2. Wie können wir das Ziel möglichst optimal erreichen? (Oder: Wie arbeiten wir effizient?)

Ein paar Beispiele

EFFEKTIVITÄTEFFIZIENZ
Fällen eines BaumesWir nutzen eine Nagelfeile, um den Baum zu fällen. Diese Maßnahme bringt uns dem Ziel näher.Wir nutzen eine Kettensäge, um den Baum zu fällen. Wir fällen den Baum also mit möglichst geringem Aufwand.
Reise nach BerlinWir starten in München und setzen uns in unser Auto. Wir fahren über Stuttgart, Düsseldorf und Hamburg nach Berlin. Das ist effektiv, denn das bringt uns unserem Ziel näher. Wir setzen uns in einen Zug und fahren auf direktem Wege mit dem ICE. Das ist schnell und ohne Umwege (wenn die Bahn nicht gerade streikt). Könnte ein Flug noch effizienter sein? Vielleicht! 
Ermittlung der KundenzufriedenheitEin Mitarbeiter geht von Haus zu Haus und besucht nacheinander alle Kunden. So bekommen wir direktes Feedback. Ein Online-Formular wird zur Verfügung gestellt, um möglichst viele Kunden zeitgleich zu erreichen.
Evaluierung von Software-SystemenVerschiedene Maßnahmen bringen uns dem Ziel näher. Internet-Recherchen, Probezugänge, Anforderungs-Abgleiche usw. Welche Maßnahmen sind wohl am effizientesten? Könnte es die Beauftragung einer unabhängigen Agentur sein, die mit ihrem Knowhow schnell eine Evaluierung durchführt?
Effektivität und Effizienz

Viele Wege führen nach Rom … aber nicht alle sind effizient!

Muss es immer effektiv UND effizient sein?

Schauen wir uns noch einmal eines der Beispiele von oben an: Bei der Ermittlung der Kundenzufriedenheit ist das „von Haus zu Haus gehen“ sicher nicht die effizienteste Vorgehensweise.

Was aber, wenn das Unternehmen eine sehr enge Kundenbeziehung aufbauen will und die Kunden für die Befragung sehr selektiv auswählt? Dann kann die weniger effiziente Lösung durchaus sinnvoller sein!

Du siehst: Effizienz und Effektivität sind in Kombination oder auch unabhängig voneinander sinnvoll – je nach Situation.

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Fazit

Alles klar? Die Unterscheidung der Begriffe ist gar nicht so schwierig. Frag dich immer, ob deine Aktionen einen Effekt haben (Effektivität) und ob du sie möglichst optimal ausführst (Effizienz).

Besonders im Projektmanagement kommt es auf beides an: Das Streben nach dem Erreichen von Projektzielen beschreibt effektives Handeln, das Beachten enger Termine und Ressourcen verlangt nach Effizienz.

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