Die 5 größten Zeitfresser für Projektmanager

Der Arbeitstag ist rum, und du hast keine Ahnung, was du eigentlich die letzten Stunden getrieben hast?

Vielleicht wolltest du mit einem Lieferanten telefonieren, mit zwei Mitarbeitern sprechen und einen Bericht schreiben. Beim Lieferanten war besetzt, einer der Mitarbeiter hat sich krank gemeldet, und irgendwie hat die Berichtsvorlage ein Formatierungsproblem, das erst gelöst werden musste.

Klar: Pläne werden oft sabotiert, und nicht immer klappt alles wie gewünscht. Aufmerksam solltest du allerdings dann werden, wenn du dich regelmäßig am Abend fragst, wo deine Zeit geblieben ist.

Inspiriert vom Blog-Artikel The 5 Biggest Time Wasters for Project Managers erhältst du hier mögliche Anregungen für deine eigenen Zeitfresser.

Du willst alles über gutes Zeitmanagement wissen?

Für dieses wichtige Thema haben wir einen umfassenden Überblick erstellt:
✔ Die wichtigsten Grundlagen und besten Methoden ✔ Alle Artikel auf einen Blick

Zum ultimativen Überblick →

Aufschieberitis

Wir kennen es alle: Eine unangenehme Aufgabe schieben wir vor uns her, bis sie uns bis in den Schlaf verfolgt und zu einem furchteinflößenden Monster heranwächst. Prokrastinieren hat gleich mehrere negative Effekte:

• Wichtige Aufgaben werden zu spät oder gar nicht erledigt.
• Die Zeit während des Aufschiebens wird häufig mit unproduktiven Ablenkungen verbracht.
• Im Grunde unwichtige Aufgaben erhalten unbewusst eine höhere Priorität, weil sie vor den eigentlich wichtigen Dingen erledigt werden.

Nicht gut – und das wissen wir alle. Doch was tun? Über das Thema wird geforscht und es wurden Bücher geschrieben. Da wir alle unterschiedlich ticken, gibt es nicht DAS Patentrezept.

Ein bewährter grundlegender Ansatz:

1. Priorisiere deine Aufgaben.
2. Setze dir konkrete Ziele für die wichtigsten Aufgaben.
3. Verfolge genau nach, ob und wann du diese erledigt hast.
4. Belohne dich für Erfolge (auch wenn sich das Erledigt-Häkchen an einer unangenehmer Aufgaben an sich schon großartig anfühlt).

Fehlendes oder falsches Delegieren

Delegieren an sich ist essentiell für ein funktionierendes Projekt und deine Rolle als Führungskraft. Als Zeitfresser kann es dann wirken, wenn es falsch oder gar nicht durchgeführt wird:

• Du versäumst es, Aufgaben zu delegieren? Dann bleibt die Arbeit an dir hängen, und dir bleibt weniger Zeit für deine eigentlichen Verantwortlichkeiten wie Projektsteuerung und Teamführung. Achtung: Besonders wer nicht als „Führungskräfte geboren“ wurde hält sich gern an inhaltlichen Themen fest, mit denen er sich sicher fühlt.
• Du delegierst, aber es klappt nicht richtig? Herrscht Unklarheit über die Aufgabe oder wird ein Arbeitspaket an den falschen Mitarbeiter delegiert, kann dies schnell zu doppelter Arbeit führen.

Falls du dich ertappt fühlst, empfehlen wir folgende Artikel:

• Bist du ein Micromanager? Diese Behandlungsmöglichkeiten gibt es!
• 9 Gründe, warum du Probleme hast, Aufgaben abzugeben
• Warum, wann und an wen: Das 1×1 des Delegierens
• Delegieren leicht gemacht: Eine Anleitung in 10 einfachen Schritten

Fehlerhafte Kommunikation

Sicher kennst du diese Meetings, in denen du dich fragst, was zum Teufel du hier zu suchen hast. Warum bist du noch einmal eingeladen worden? Und hättest du nichts besseres zu tun? Appell an dich: Sorge dafür, dass es Teilnehmern in von dir organisierten Meetings nicht ähnlich geht.

Weitere potenzielle Zeitfresser:

• Telefonate und Gespräche, in denen 80% des Inhalts nichts mit dem Projekt zu tun haben
• Unübersichtliche E-Mail-Schleifen, deren Fragestellung jeweils in einem kurzen Telefonat viel besser geklärt werden könnte
• E-Mail-Schleifen mit unzähligen Empfängern, die „nur zur Information“ mit Antworten überschwemmt werden
• Zeitaufwändige Berichte, die nur der Form halber erstellt werden, obwohl sie keiner liest.

Plaudern und Tratschen

Eine herrliche Form der Aufschieberitis sind Gespräche auf dem Gang, an der Kaffeemaschine oder hinter verschlossenen Bürotüren.

Sicher: Niemand behauptet, du sollst dich hinter deinem Schreibtisch verkriechen, Kopfhörer und Scheuklappen aufsetzen. Sozialer Austausch im Büro gehört dazu und trägt (hoffentlich) zu einer positiven Atmosphäre bei. Auch so manches Problem im Projekt ist erst bei einer Kaffeepause aufgedeckt worden.

Vielleicht schaust du trotzdem mal auf deine vergangenen Tage und fragst dich selbst, ob manche Gespräche nicht ein wenig zu stark ausufern und besser in der Freizeit erledigt werden sollten. Klares Indiz: Du hast zwar nette Gespräche geführt, jedoch am Abend nicht dein geplantes Pensum geschafft.

Ein weiterer riskanter Moment: das Ende von Meetings. Wenn alles gesagt ist, Entscheidungen getroffen und alle entspannt sind, entwickeln sich oft Gespräche, die vielleicht angenehm sind, aber niemanden mehr weiterbringen. Zudem kannst du sicher sein, dass zumindest ein Teil der Anwesenden den unproduktiven Teil des Meetings gern verlassen würde.

Multitasking

Viele Menschen bezeichnen sich als stark im Multitasking. Klingt ja auch nach einem erfolgsversprechenden Konzept: Mehrere Aufgaben können parallel und mit hoher Qualität abgearbeitet werden. Aber wusstest du, dass nur 2% aller Menschen wirklich multitasken können?

Tja … die Wahrscheinlichkeit ist leider hoch, dass du und ich zu der überwältigenden Mehrheit gehören. Unsere Produktivität sinkt durch ständiges Hin- und Herspringen enorm – und das kann zu einem fiesen Zeitfresser ausarten.

Falls du dich mal voll und ganz auf eine Sache konzentrieren möchtest, empfehlen wir folgende Artikel.

• Mehr Produktivität mit der Pomodoro®-METHODE – Meine Erfahrungen
• Meine Erfahrungen mit der Pomodoro®-Technik: Wie du das Beste aus der Tomate herausholst
• Timeboxing: So wirst du produktiver!

Fazit

Niemand ist ständig 100% produktiv, und das ist auch gar nicht nötig. Werden deine Zeitfresser allerdings stark übergewichtig, weil sie allzu viel von deinem Tag abbekommen, solltest du hellhörig werden. Fühlst du dich mit diesem Artikel angesprochen? Dann nimm dir doch mal Zeit (ohne dass sie aufgefressen wird) und überlege, an welchem Punkt du als Erstes ansetzen kannst.