Warum „fast fertig“ nur selten stimmt und was du dagegen tun kannst

90-prozent-syndromWas ist die häufigste Antwort auf die Frage, wie weit einer deiner Mitarbeiter mit einer Aufgabe ist?

Oder andersherum: Was antwortest du am häufigsten auf die Frage, wie weit du bist?

Wenn deine Projekte halbwegs dem Durchschnitt entsprechen, wird sehr oft folgende Antwort fallen:

„Fast fertig!“

Vermutlich hat dich die Erfahrung gelehrt, dass diese Aussage deutlich positiver klingt, als sie tatsächlich ist. Denn die Betonung liegt eben nicht auf „fertig“, sondern auf „fast“.

Das 90%-Syndrom

Für die „Fast fertig“-Antwort gibt es einen feststehenden Begriff: Das 90%-Syndrom.

Das bedeutet: Der Fortschritt eines Arbeitspaketes oder Projektes wird viel zu hoch eingeschätzt. Daraus folgt ein noch verbleibender Aufwand, der deutlich höher ausfällt, als die scheinbar noch nötigen 10 Prozent. Wenn du in einer Woche beim gleichen Mitarbeiter wieder nachfragst, wird der geschätzte Fortschritt vermutlich noch immer bei genau 90% liegen: Alle arbeiten weiter, aber es geht nicht mehr voran.

Diese ominösen 90% werden erfahrungsgemäß sehr früh erreicht, während die restlichen 10% unerwartet teuer und zeitaufwändig werden.

Gründe für das 90%-Syndrom

Die „Fast fertig“-Antwort ist eine wirklich menschliche Sache und kann einfach begründet werden:

Sobald ein gewisser Fortschritt erreicht wurde, sagen wir 50%, ist der Lösungsweg üblicherweise bekannt. Das vermittelt Sicherheit und das gute Gefühl, die Aufgabe nur noch abarbeiten zu müssen. Mögliche Probleme oder Schwierigkeiten sind jedoch noch nicht bekannt und werden daher nicht einkalkuliert.

Dazu kommt, dass Menschen gern gut dastehen wollen – wenn auch oft unbewusst. Sobald sie selbst das Gefühl haben, eine Aufgabe meistern zu können, wird der Fortschritt üblicherweise viel zu hoch eingeschätzt. „Fast fertig“ klingt ja auch viel besser als „gerade angefangen“, oder?

Auswirkungen des 90%-Syndroms

Dass diese Art der Fortschrittsmessung Probleme nach sich zieht, ist offensichtlich:

  • Die Glaubwürdigkeit leidet, wenn fehlerhafte Angaben weitergegeben werden und andere Beteiligte sich auf diese verlassen.
  • Andere Arbeitspakete, die in den Startlöchern stehen, verzögern sich, da sie sich auf die Angaben verlassen haben.
  • Die verbleibenden 10% schaffen eine trügerische Sicherheit, die dazu führt, weitere Aufgaben oder Projekte zu beginnen, da ja „nicht mehr viel zu tun ist“. Als Konsequenz gibt es verschieden angefangene Aufgaben, die nie fertig werden.
  • Passt man nicht auf, werden Mitarbeitern immer mehr Aufgaben zugewiesen, da die 90%-Aufgaben beinahe fertig sind. Das führt zu einer Überlastung und Unzufriedenheit.

Das kannst du dagegen tun

Vermutlich wird es dir nicht gelingen, das 90%-Syndrom vollständig aus deinen Projekten zu verbannen. Das ist auch nicht schlimm, solange du dir dieses Effekts bewusst bist.

Folgende Möglichkeiten können dir dabei helfen, nicht völlig unrealistischen Angaben aufzusitzen:

1. Hinterfrage die Antwort

Sobald die Worte „fast fertig“ oder „90 Prozent“ fallen, sollten die Alarmglocken zu schrillen beginnen. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass

a) dein Mitarbeiter die Antwort nur halbherzig gibt und nicht wirklich darüber nachgedacht oder

b) es sich bei dem Mitarbeiter um jemanden handelt, der seine Fortschritte tatsächlich zu hoch einschätzt und

c) dass du nie im Leben mit einer Fertigstellung der Aufgabe nach den verbliebenen 10 Prozent rechnen kannst.

Werde hellhörig, frage nach und schau dir den Fortschritt der Aufgabe genauer an.

Das klingt etwas vage? Ist es auch. Gründlicher gehst du mit dem folgenden Punkt vor:

2. Analysiere den Stand

Statt nur zu hinterfragen, kannst du den Inhalt des Projektes oder Arbeitspaketes genauer analysieren:

Liste die bereits erledigten Unteraufgaben auf und stelle sie den noch offenen Punkten gegenüber. Oft ergibt sich allein dadurch ein Aha-Effekt, wenn die Liste der verbliebenen Tasks überraschend lang ist.

Noch strukturierter gehst du mit dem nächsten Ansatz vor:

3. Definiere Fortschrittsgrade

Wenn etwas zu vage ist, musst du es messen. Der Vorteil: Du kannst wesentlich genauer bestimmen, ob eine Aufgabe schon zu 90 oder vielleicht doch eher zu 60 Prozent abgeschlossen ist. Der Nachteil: Diese Methode ist aufwändiger, da Messkriterien definiert und die bisherigen Fortschritte eingeordnet werden müssen.

Bei Aufgaben mit klaren Mengen- oder Zeiteinheiten geht das sehr leicht:

  • Wurden 3 von 6 Servern ausgetauscht, ist das Arbeitspaket zu 50% abgeschlossen.
  • Wurden 4 der 10 Stunden für einen Software-Test absolviert, ist das Arbeitspaket zu 40% abgeschlossen.

Bei weniger klar messbaren Paketen müssen eigene Kriterien gewählt werden. Das folgende Beispiel bezieht sich auf die Erstellung eines Marketing-Konzepts:

  • 25% Fortschritt nach Durchführung einer Ist-Analyse
  • 50% Fortschritt nach Durchführung einer Wettbewerbsanalyse
  • 75% Fortschritt nach Erarbeitung von strategischen Maßnahmen
  • 100% Fortschritt nach Erstellung des Konzepts und Präsentation vor dem Team

Mein eigenes 90%-Projekt

Kennst du die PM Toolbox schon? Das ist mein persönliches 90%-Projekt.

Beinahe ein Jahr lang führte es einen Dornröschenschlaf. Warum ist es dennoch nicht pünktlich fertig geworden? Weil der erste Wurf sehr schnell erarbeitet wurde. Weil alles schon „fast fertig“ aussah. Und weil die letzten Arbeiten bei genauem Hinsehen aufwändiger waren als gedacht.

Ganz klar: „Fast fertig“ war die PM Toolbox nicht schon die ganzen Monate über, sondern erst kurz bevor ich auf den Knopf zum Veröffentlichen gedrückt habe.

Fazit

Niemand ist vor dem 90%-Syndrom gefeit. Es liegt in der Natur des Menschen, die Fortschritte als zu hoch anzusehen. Sei dir dieses Syndroms bewusst, definiere wenn nötig Fortschrittsgrade und hinterfrage den Fortschritt immer, wenn du unsicher bist. Denn: Der Teufel steckt im Detail!

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
7 Kommentare
  1. Fabian
    Fabian says:

    Danke für diesen Artikel, denn zu oft wird dieses Thema ignoriert.

    Super hilfreich finde ich Punkt 3. Auch wenn Fortschrittsgrade zu definieren Aufwand ist, funktioniert es einfach gut – und bringt Klarheit.

    Ich bin auch ein großer Freund von „Work in Progress“-Limits, also einer maximalen Anzahl an Projekten/Arbeitspaketen an denen man gleichzeitig arbeiten darf. Dadurch muss man andere Projekte abschließen, bevor man neue beginnt…

    Viele Grüße und erfolgreiche Projekte! Fabian

    Antworten
    • Alexander
      Alexander says:

      Hallo Fabian,

      Mit den, wie du sie nennst, „work-in-progress“-Limits hast du Recht. Es gibt eine ganze Menge Mitarbeiter, die sich nie offen beschweren, wenn auf ihrem Tisch immer mehr Aufgaben abgelegt werden. In diesen Fällen wird oft mit den neuen Aufgaben begonnen, und die Arbeit an den alten wird eingestellt, obwohl wirklich nur noch 10% fehlen. Schlimmstenfalls wird nie etwas fertig. Das kann aber mit genau so einem Limit verhindert werden. Schöne Anregung!

      Dir auch viel Erfolg in deinen Projekten!

      Alexander

      Antworten
  2. Ralf Pirle
    Ralf Pirle says:

    Schöner Artikel über ein bekanntes Dilemma.
    Ich persönlich bevorzuge einen ganz einfachen Ansatz, noch nicht angefangen ist 0%, angefangen 50% und fertig 100%.
    Ohne saubere Definition von Zielen werden die Sprünge immer kleiner und gehen irgendwann in die Nachkomma-Stellen.
    Spätestens dann ist eine intensiveAnalyse notwendig 😉

    Antworten
    • Alexander
      Alexander says:

      Für überschaubare Aufgaben ist das in der Tat ein sinnvolles Vorgehen. Im Projektalltag gibt es ja eine ganze Menge Vorgänge, von denen man weiss, wie lang sie in der Regel dauern.
      Dann mache ich das auch ganz genau so.

      Wird es hingegen komplexer, lohnt es sich, Zwischenziele zu setzen, die den Fortschritt messbar machen. Zugegebenermassen muss ich persönlich immer aufpassen, dass ich unangenehmen Teilaufgaben dabei nicht zuviel Gewicht gebe. Nur weil ich das Einholen von Angeboten bei einem bestimmten, unangenehmen Lieferanten endlich erledigt habe, heisst das eben nicht, dass deshalb das entsprechende Teilprojekt zu 70% erledigt ist 😉

      Antworten
  3. Friedemann Iwanowski
    Friedemann Iwanowski says:

    Liebe Andrea!

    Danke für den tollen Input!

    Was mir gerade auffällt: Oft ist das 90%-Thema auch eine Frage des eigenen Anspruchs und kann manchmal auch perfektionistische Züge haben.
    Gerade wenn Mitarbeiter bei 90% stehen bleiben, wird man auf Dauer misstrauisch und fragt sich: Warum kommen wir hier nicht weiter, was ist denn noch final zu tun?

    Um zu einem guten Abschluss zu kommen, finde ich es dann sinnvoll, im Projektkontext gemeinsam auf die anstehenden Arbeiten zu schauen und noch einmal das Ziel in den Raum zu stellen. Zur Klärung der Sachlage und um das Projekt in Richtung Abschluss zu bewegen, hilft es dann, die weiteren Schritte in „in-scope“ und „out-of-scope“ einzuteilen und passende Zeiträume zur Bearbeitung zu finden.

    Oftmals sind Projekte ja – was die eigentliche Zielstellung angeht – schon durch, aber unser eigener Anspruch auf Vollständigkeit bremst uns aus. Detailklärung ist hier sicherlich notwendig und auch sinnvoll, allerdings kann man oft einen Abschluss herbeiführen, wenn man genau diese beschriebene Klärung sucht und durchführt.

    Beste Grüße,

    Friedemann

    Antworten
    • Alexander
      Alexander says:

      Hallo Friedemann,

      „Perfektionismus“ kann in der Tat auch ein Problem sein, wenn jemand nie zu einem Ende kommt. Über solche Fälle stolpere ich auch das ein oder andere Mal. Vor allem, wenn die Ziele (zu)viel Interpretationsfreiraum lassen. Da hört man dann schnell „Aber ich dachte, das Userinterface sollte auch noch Feature XYZ haben.“
      Um dies zu verhindern, hilft es, sich schon zu Beginn mit der Formulierung der Nicht-Ziele (out-of-scope) Mühe zu geben. Oftmals kennt man seine Projektleiter oder Leiter von Arbeitspaketen ganz gut, und weiss, in welche „Perfektionierungsschleife“ sie gern laufen.

      Wie du ganz richtig schreibst: Später, während des Projekts, hilft insbesondere Reden und gemeinsam auf den Stand zu schauen.

      Viele Grüße,
      Alexander

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  1. […] Windolph von Projekte leicht gemacht (übrigens sehr zu empfehlen) hat erst kürzlich ein paar der Gründe beschrieben, die ich durchaus auch von mir selbst […]

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