Ein Projekt wird von Beginn bis zum Ende haargenau so durchgeführt, wie zu Beginn geplant. Klingt unrealistisch? Ist es auch!
Planungen sind immer unscharf und mit Unsicherheiten belastet. Deshalb ist es weder ungewöhnlich noch schädlich, wenn es während der Projektdurchführung zu Änderungen kommt.
Schauen wir uns ein Beispiel an:
Was passiert in so einem Fall? Kann der Bauleiter eigenverantwortlich handeln? Vielleicht. Nämlich dann, wenn
a) kein Änderungsmanagement im Projekt benutzt wird, oder
b) der Bauleiter gemäß Änderungsmanagement dazu befugt ist, Entscheidungen in diesem Umfang zu treffen.
Gehen wir einmal von Fall c) aus: Der Bauleiter möchte gern die hochwertigere Drainage einbauen, benötigt allerdings die Genehmigung des höheren Budgets. Wie könnte er vorgehen?
Was ist ein Änderungsantrag?
Ein Änderungsantrag ist ein standardisiertes Formular, auf dem ein Änderungswunsch erfasst wird. Je nach Unternehmen und Projekt kann das Formular unterschiedlich aufgebaut sein.
Änderungen sind Abweichungen von der ursprünglichen Planung und können völlig unterschiedlicher Natur sein: Verschiebung von Terminen, andere Gestaltung einer Produkteigenschaft oder Einreichung eines Verbesserungsvorschlages.
Wichtig sind insbesondere die Angaben zu den Auswirkungen der Änderung auf
- Kosten
- Zeit und
- Leistung
des Projektes. Da haben wir es wieder, das magische Dreieck!
Änderungsanträge werden oft an zentraler Stelle (z. B. in einem Änderungspool) gesammelt und an regelmäßig stattfinden Terminen von den Verantwortlichen (z. B. dem Lenkungsausschuss) bewertet. Änderungen dürfen nur dann durchgeführt werden, wenn der Änderungsantrag genehmigt wurde.
Wozu brauchen wir Änderungsanträge?
Ein Änderungsmanagement wird aus folgenden Gründen in Projekten eingesetzt:
- Änderungswünsche strukturiert erfasst und klassifiziert.
- Änderungsanträge werden von den richtigen Verantwortlichen bearbeitet.
- Änderungswünsche werden realistisch bewertet und ihre Auswirkungen auf das Projektergebnis geprüft.
- Änderungen können dokumentiert und später leicht nachvollzogen werden.
Noch anschaulicher wird die Notwendigkeit eines Änderungsmanagements beim Blick auf ein Projekt ohne Änderungsmanagement:
- Jeder Arbeitspaketverantwortliche könnte eigenständig entscheiden, Dinge einfach einmal anders zu tun, ohne dass andere etwas davon mitbekommen oder die Änderung dokumentiert wird.
- Das Endprodukt könnte völlig von den vereinbarten Spezifikationen abweichen.
- Es wäre nicht nachvollziehbar, warum bestimmte Eigenschaften nicht erfüllt sind.
Betrachtest du diese Punkte, so wird schnell klar, dass ein derartig ablaufendes Projekt schnell im Chaos enden könnte.
Brauchen wir immer Änderungsanträge?
Ob ein ausgereiftes Änderungsmanagement notwendig und sinnvoll ist, hängt stark vom Projekt ab.
Wichtig und notwendig ist es in insbesondere in Projekten, die sehr komplex sind, lange andauern und in denen in der Zukunft nachvollziehbar sein muss, warum ein Projektergebnis von der ursprünglichen Spezifikation abweicht.
Weiterhin kommen Änderungsklassen und Befugnisse ins Spiel. Der Bauleiter kann z. B. die Befugnis haben, Entscheidungen bis zu einer Größenordnung von 5.000 Euro eigenständig treffen zu können, während darüber hinausgehende Änderungen von der übergeordneten Stelle genehmigt werden müssen.
Das Einführen von diesen Klassen hilft dabei, die Prozesse schlank zu halten und unnötigen Mehraufwand zu vermeiden. Unabhängig davon kann es je nach Projekt natürlich trotzdem nötig sein, die Änderung zu dokumentieren.
Inhalte
Was muss denn nun alles rein in so einen Änderungsantrag? Wie so häufig: Es kommt darauf an! In vielen Unternehmen gibt es vorgefertigte Formulare, die unterschiedlich aufgebaut sein können.
Standardmäßig sind folgende Angaben enthalten:
PM-Toolbox – Das große Projektmanagement-Vorlagenpaket
- Über 130 Vorlagen für smarte Projektmanager
- Einfach anpassbar, ohne Makros
- Sofort-Download nach Zahlungseingang
- Kopfdaten: Projektname und -nummer, Datum, Antragsteller und betroffenes Arbeitspaket werden genannt.
- Beschreibung der Änderung: Was soll geändert werden?
- Begründung der Änderung: Warum soll etwas geändert werden?
- Auswirkungen der Änderung: Was passiert, wenn die Änderung umgesetzt wird?
- Risiken der Änderung: Kann auch etwas schiefgehen?
- Zu ändernde Dokumente und zu informierende Personen
- Unterschriften von Antragsteller und Entscheider
- Angaben zur Genehmigung oder Ablehnung der Änderung
Kostenlose Vorlage Änderungsantrag
Eine grundlegende Vorlage für einen Änderungsantrag kann hier heruntergeladen werden und als Basis für die eigenen Projekte genutzt werden:
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Fazit
Der Änderungsantrag ist Teil des Änderungsmanagements, insbesondere in klassisch geplanten und durchgeführten Projekten. Sobald sich während der Projektdurchführung eine Abweichung des ursprünglichen Plans ergibt, wird diese mit einem Änderungsantrag beantragt, genehmigt und dokumentiert.
