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Wer ist wofür verantwortlich? Diese Methode schafft Übersicht!

raci-matrix-klein1. Viel zu tun.

2. Viele Beteiligte.

3. Wenig Übersicht.

Das haben Projekte nun einmal so an sich. An den ersten beiden Punkten kann man nichts ändern – am dritten jedoch schon. Nicht umsonst gibt es jede Menge Methoden und Werkzeuge, um die Übersicht im Projekt ein klein wenig zu erhöhen und den Spaß an der Sache zu erhalten.

Eine dieser nützlichen Methoden stelle ich heute vor: die RACI-Matrix.

Was ist die RACI-Matrix?

Die RACI-Matrix wird auch RAM genannt, was für „Responsibility Assignment Matrix“ steht. Kurz gesagt: Es handelt sich um eine Matrix, aus der hervorgeht, welche Beteiligten wofür verantwortlich sind. Dabei werden folgende Fragen beantwortet:

  • Welche Aufgaben sind zu erledigen?
  • Welche Rollen sind beteiligt?
  • Wer ist wofür verantwortlich?

Um die Antworten auf diese Fragen übersichtlich darzustellen, wird eine Matrix erstellt mit folgendem Aufbau:

Im linken Bereich werden entweder Aufgabenbereiche (z.B. „Projektmanagement“) oder konkrete Aufgaben (z.B. „Prototyp erstellen“) notiert. In die Kopfzeilen werden die Rollen der Beteiligten eingetragen:

raci-matrix

Jetzt kommen endlich die vier wichtigen Buchstaben ins Spiel. Das bedeutet RACI im Detail:

R – Responsible: Wer ist für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich? Genannt wird üblicherweise eine Person, auch wenn diese weitere Personen zur Abarbeitung der Aufgabe hinzuziehen kann.

A – Accountable: Wer entscheidet, ob die Aufgabe korrekt durchgeführt wurde? Oft delegiert diese Person eine Aufgabe an die „responsible“ Person und prüft die Ergebnisse der Durchführung.

C – Consulted: Wer wird zur Durchführung der Aufgabe befragt? Hier handelt es sich oft um Fachexperten oder Dritte, die nicht direkt an der Durchführung beteiligt sind, die jedoch beratend zur Seite stehen.

I – Informed: Wer wird über die Ergebnisse der Aufgabe informiert? Hier findet in der Regel keine zweiseitige Kommunikation statt, sondern es werden lediglich Informationen übertragen.

Vorteile der RACI-Matrix

Praktisch, oder? Schau dir hier ein paar Vorteile der RACI-Matrix an:

  • Sie stellt die Beteiligten und Verantwortlichen übersichtlich grafisch dar.
  • Sie verbessert die Kommunikation im Projekt. Die Wahrscheinlichkeit, Beteiligte zu vergessen, wird verringert.
  • Rollen und Verantwortlichkeiten werden unmissverständlich geklärt – was die Konfliktwahrscheinlichkeit im Projektverlauf verringert.
  • Missverständnisse durch unklare Erwartungshaltungen können eliminiert werden: Jeder weiß, wo er steht und welche Aufgaben bei ihm liegen.
  • Sie ist einfach zu erstellen in Excel oder Powerpoint.

Tipps zur RACI-Matrix

Probier es doch mal aus! Hier bekommst du noch ein paar Tipps:

  • In jeder Zeile sollte genau ein Verantwortlicher (R) genannt werden. Sind mehrere Personen verantwortlich, geht viel von der klaren Verantwortlichkeitszuordnung verloren. Ist niemand verantwortlich – dann ist das erst recht schlecht 😉
  • Wurden doch mehrere Verantwortliche (R) pro Zeile zugeordnet, sollte über eine Aufteilung der Aufgabe nachgedacht werden.
  • Falls eine Spalte (Rolle) zu viele A’s und R’s hat, ist diese ein potenzielles Bottleneck. Hier sollte geprüft werden, ob auf dieser Rolle zu viel Verantwortung lastet.
  • Enthält eine Rolle kaum Zuordnungen, kann darüber nachgedacht werden, ob sie überhaupt eingebunden werden muss.

Varianten der RACI-Matrix

Die RACI-Matrix ist so einfach, dass problemlos Variationen genutzt werden können, um noch mehr Informationen unterzubringen oder weitere Aufgabenbereiche abbilden zu können. Die folgenden Varianten existieren:

RASCI:
Die Standard-RACI-Matrix ergänzt um „Support“, also die Personen, die die „responsible“ Person bei der Durchführung einer Aufgabe unterstützen.

RACI-VS:
Hier gibt es gleich noch zwei weitere Bereiche: Wird einer Rolle ein „Verify“ zugeordnet, so soll diese überprüfen, ob die definierten Produkteigenschaften wie gewünscht umgesetzt wurden. „Signatory“ bedeutet, dass eine Person das „Verify“-Ergebnis absegnet. Im Vergleich zum Standard-RACI werden hier also noch weitere Prüfschritte eingebaut.

CAIRO:
Beinahe das Standard-RACI, lediglich ergänzt um „Omitted“. Wird dieser Wert zugewiesen, werden Beteiligte bewusst von einer Aufgabe ausgeschlossen.

Es gibt noch einige andere Varianten, in denen zum Beispiel „Reccomends“, „Authority“, „Decides“ oder „Input“ genutzt werden. Mehr Informationen gibt es hier.

Powerpoint-Vorlage RACI-Matrix

Die folgende Vorlage eignet sich besonders für eine kleinere RACI-Matrix, in der eine überschaubare Anzahl von Rollen und Aufgaben abgebildet werden soll.


Vorlage herunterladen

Eine Vorlage reicht nicht aus? Dann schau doch mal hier nach:

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Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
3 Antworten
  1. Boeffi
    Boeffi says:

    Danke für Deinen Beitrag !

    …in einer ähnlichen Form nutzen wir solche Tab. als „Skill Matrix“…

    mit 3-2-1 Angaben zu den jeweiligen Skills (3 – Spezialist, 2 – Fortgeschritten, 1- Beginner, – dringender Bedarf);

    wobei 2+1 als Backup/Vertretung für 3 einspringen kann

    (sehr schön als Personal-Entwicklungs- und Projekt-Risiko-Tool-Komponente einsetzbar)

    CU
    Boeffi

    Antworten

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