Scope Creep im Projekt: Definition, Ursachen und Auswirkungen

Scope Creep … Mal wieder ein neuer, trendiger, englischer Begriff? Nein … eigentlich nicht. Stattdessen beschreibt Scope Creep ein sehr typisches Phänomen in Projekten. Eines, das du bestimmt kennst und nicht allzu gern hast.

Aber beginnen wir von vorn:

Projektumfang: Was ist der Scope?

Als Scope im Projekt wird der sogenannte Leistungsumfang bezeichnet. Was hat es damit auf sich? Sicher erinnerst du dich an das Magische Dreieck: Der Leistungsumfang bezieht sich auf das „Was“, auf den Projektinhalt oder schlicht die Fragen: „Was soll im Projekt erreicht werden?“ und „Welche Arbeitspakete werden im Projekt umgesetzt?“

Etwas konkreter zählt man zum Scope oft

• Die genauen Beschreibungen der im Projekt zu erstellenden Lieferobjekte
• Eine Definition von Meilensteinen
• Die Kosten für die einzelnen Projektinhalte

Zusammengefasst: Was soll im Projekt geleistet werden – und wie wird das Projekt abgegrenzt?

In einer idealen Welt ist alles einfach: Der Auftraggeber hat eine klare Vorstellung vom Projekt, die Projektleitung ebenso. Selbstverständlich stimmen diese Vorstellungen überein: Alle Beteiligten haben glasklar vor Augen, wie das Endergebnis aussehen soll.

Nur … die Welt ist nun leider oft nicht so perfekt, wie wir sie gern hätten.

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Der Scope beschreibt und den Projektumfang und gibt die Antwort auf die Frage „Was genau leisten wir in diesem Projekt – und was nicht?“. Je sauberer er definiert ist, desto besser können spätere Änderungen eingeordnet und diskutiert werden.

Was ist Scope Creep?

Ein Scope Creep ist ziemlich hinterhältig. Die Übersetzung dem Englischen „to creep“ zeigt sehr schön, wie sich so ein Scope Creep verhält: schleichend, kriechend. Oft unbemerkt arbeitet er im Hintergrund, wird nicht sofort sichtbar. Im Englischen wird er auch als „Feature Creep“ oder „Requirement Creep“ bezeichnet.

Kurz gesagt: Ein Scope Creep liegt dann vor, wenn das Projekt umfangreicher als geplant umgesetzt wird. Oft beginnt er mit kleinen Änderungen, die zu tiefgreifenden Größenordnungen anwachsen können. Was nicht schlimm sein muss, wird dann kritisch, wenn keine Kompensation für den zusätzlichen Aufwand erfolgt. Scope Creep ist daher besonders gefährlich für Projekte, die für einen Festpreis umgesetzt werden und/oder dringend einzuhaltende Termine haben.

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Beim Scope Creep wird der Projektumfang schleichend größer als ursprünglich vereinbart – oft durch viele kleine Zusatzwünsche. Gefährlich wird es, wenn diese Extras nicht mit Zeit, Budget oder Prioritäten ausgeglichen werden, du aber trotzdem liefern sollst.

Typische Auswirkungen von Scope Creep

Scope Creep kann folgende negative Auswirkungen haben:

• Deadlines werden nicht erreicht, weil mehr umgesetzt wird als geplant.
• Das Budget wird gesprengt und Margen bei Festpreisprojekten reduziert.
• Kommunikationsaufwände steigen erheblich, ohne dass eine Kompensation erfolgt.
• Die Qualität kann leiden: Stehen plötzlich deutlich erhöhte Anforderungen auf dem Programm und die Deadlines drängen, kann der ein oder andere Projektinhalt schon einmal leiden.
• Überstunden stehen auf der Tagesordnung, um Zusatzanforderungen umsetzen zu können.
• Lieferobjekte werden nicht abgenommen, weil sie anders geplant waren.
• Das Projekt scheitert noch vor Fertigstellung.

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Wenn sich der Projektumfang ständig wächst, werden oft Deadlines gerissen, Budgets reichen nicht aus, die Qualität leidet und Projektteams müssen Überstunden schieben. Im schlimmsten Fall werden Lieferobjekte nicht abgenommen oder das Projekt scheitert komplett.

Ein Beispiel für Scope Creep

Kommt dir das bekannt vor? Es ist nicht ungewöhnlich, Änderungen nebenbei umzusetzen, auf Änderungen einzugehen. Genau das macht es so gefährlich: Schnell werden aus kleinen Wünschen erhebliche Zusatzaufwände.

Was ist kein Scope Creep?

Anforderungen ändern sich … Wünsche werden geäußert … Aufgaben stellen sich als nicht machbar heraus. Veränderungen sind Alltag in Projekten! Jeden Änderungswunsch als Scope Creep abzuwehren ist weder sinnvoll noch richtig: Dein Job ist es schließlich auch, die Stakeholder zufrieden zu machen.

Wann also handelt es sich nicht um Veränderungen mit Scope Creep?

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Nicht jede Änderung ist gleich Scope Creep: In frühen Phasen ist vieles noch im Fluss, und auch später können Änderungen durchgeführt werden, wenn Aufwand, Termine und Kosten gemeinsam neu geplant werden. Solange alle Beteiligten die Auswirkungen kennen und diese Anpassungen sauber in die Planung einfließen, ist das normale Projektarbeit

Verursacher von Scope Creep

Ein ausufernder Projektumfang kann von unterschiedlichsten Beteiligten ausgelöst werden:

• Team-Mitglieder, die Kunden zufriedenstellen wollen.
• Interne Stakeholder wie zum Beispiel das obere Management, das eine Vision vom Unternehmen hat, die zusätzlich ins Projekt einfließen soll.
• Anwender und Nutzer, die mit dem Endprodukt arbeiten sollen, aber erst (zu) spät in das Projekt eingebunden wurden.
• Der Kunde, der nur eine vage Vorstellung vom Endprodukt hat und ständig Zusatzwünsche äußert.
• Du selbst / Der Projektleiter, der Änderungen durchwinkt, nicht Nein sagen kann und den Überblick über das Gesamtprojekt nicht behält.
• Sonstige Beteiligte wie Lieferanten oder Behörden, deren Anforderungen auch in deinem Projekt zu zusätzlichen Änderungen führen können.

Du siehst: Alle Beteiligten am Projekt können durch Ideen und ihr Handeln bewusst oder unbewusst zu Scope Creep beitragen.

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Scope Creep kann von unterschiedlichen Beteiligten ausgelöst werden: Kunden mit neuen Ideen, interne Stakeholder mit Visionen, zu spät eingebundene Nutzer, das eigene Team – und manchmal auch du selbst als Projektleiter, wenn du zu viel „einfach so“ durchwinkst.

Kann Scope Creep auch positiv sein?

Niemand sollte sich krampfhaft am ursprünglichen Projektplan festklammern, wenn sich während der Umsetzung andere und bessere Möglichkeiten ergeben. Veränderungen stehen auf der Tagesordnung, Anforderungen können sich besonders in dynamischen Umgebungen schnell ändern. Ein zufriedener Auftraggeber ist in jedem Fall sinnvoller als das Fertigstellen einer Lösung, die schon bei Projektende nicht mehr zeitgemäß ist.

Werden einvernehmlich Änderungen beschlossen und umgesetzt, Zusatzaufwände einkalkuliert und vergolten, dann können sich Anforderungen so häufig ändern wie sie wollen. Genau genommen handelt es sich dann jedoch nicht um Scope Creep, das als „unkontrolliertes Ausufern“ definiert ist.

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Veränderungen sind immer dann sinnvoll, wenn das Ergebnis dadurch besser zum Bedarf passt und alle die Konsequenzen kennen. Aber: Sobald Erweiterungen unkontrolliert passieren, ohne klare Vereinbarung und Anpassung von Zeit und Budget, ist es eben kein „flexibles Projektmanagement“ mehr, sondern klassischer Scope Creep.

Scope Creep in agilen Projekten

Falls du häufig in agilen Projekten arbeitest, wirst du vielleicht denken: „Hey, ständig ändernde Anforderungen sind doch normal!“ Und das stimmt auch.

Scope Creep schlägt dann besonders hart zu, sobald Projekte vorab klar definiert und mit einem definierten Zeitrahmen und Budget umgesetzt werden – der klare klassische Ansatz.

Flattert jedoch z. B. in einem Scrum-Projekt eine neue Anforderung herein, wird sie im Backlog aufgenommen, mit dem Product Owner und dem Team priorisiert. Wird sie im aktuellen Sprint aufgenommen, wird ein anderes Feature geringer priorisiert. Diese Art von Änderungen sind normal, gewünscht und werden mit offenen Armen empfangen. In einem solchen agilen Projekt wird bewusst interaktiv gearbeitet, mit dem klaren Bewusstsein, dass zu Beginn oft noch kein klares Bild vom Endprodukt vorliegen kann.

Doch auch in agilen Projekten kann Scope Creep auftreten: Werden regelmäßig neue Features aufgenommen ohne andere nach hinten zu priorisieren, kann sich auch ein aktueller Sprint mächtig aufblähen. Gleiches gilt, wenn ein nur unbedeutendes Feature gegen ein komplexes Mammut ausgetauscht wird.

Auch wenn Scope Creep in agilen Projekten vielleicht seltener auftritt und dort oft geringere Auswirkungen hat (oder weniger auffällt), so kann es im Einzelfall trotzdem zu Engpässen führen. Sorge dafür, dass neue Anforderungen sinnvoll heruntergebrochen und priorisiert werden – ein fähiger Product Owner macht dies mit links.

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In agilen Projekten sind Änderungen normal und werde bewusst über Backlogs, Priorisierung und Sprints gesteuert. Scope Creep entsteht auch hier erst dann, wenn ständig neue Features reinkommen, ohne alte zu verschieben oder ihren Umfang realistisch einzuschätzen, und Sprints dadurch heimlich „aufblähen“.

Fazit

Scope Creep ist ein unkontrolliertes Ausufern der Projektanforderungen während der Umsetzung – oft verbunden mit zusätzlichen Aufwänden und verschobenen Terminen. Sind geänderte Anforderungen und Zusatzwünsche nicht unüblich, so werden sie dennoch dann gefährlich, wenn sie auf Missverständnissen basieren, zu Lasten einer Projektpartei gehen, nicht in einer geänderten Kosten- und Terminplanung berücksichtigt werden und das Gesamtprojekt gefährden.

Weiterlesen: 10 Gründe für Scope Creep – und was du dagegen tun kannst

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