So funktionieren OKR im Projektmanagement

Weiter geht’s mit der Serie zum Thema OKR – oder auch Objectives & Key Results. Zur Erinnerung: OKR ist ein Framework für das Zielmanagement und verbindet ambitionierte Ziele (Objectives) mit messbaren Ergebnissen (Key Results).

Typische OKR werden für ein Jahr und/oder ein Quartal vereinbart und anschließend die Erreichung überprüft. OKR können auf Unternehmens-, Abteilungs- oder persönlicher Ebene vereinbart werden.

Die große Frage? Wie passt OKR zum Projektmanagement, in dem ohnehin großer Wert auf Zieldefinition gelegt wird? Wie sollen Ziele konkret gesetzt werden? Und wie kann der Fokus auf Ergebnisse und Lieferobjekte (Deliverables) gelegt werden?

Dieser Artikel ist Teil 3 der Serie über OKR. Du willst mehr erfahren? Dann schau gern in die anderen Teile rein:
Teil 1: OKR – Objectives and Key Results: Mehr als nur Ziele (Grundlagen)
Teil 2: Der OKR-Zyklus: Ziele optimal im Jahresverlauf definieren und nachverfolgen
Teil 3: So funktionieren OKR im Projektmanagement
Teil 4: OKR, KPI, SMART & MBO: Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Ein Projekt als Initiative

Erinnerst du dich an die Beschreibung des OKR-Zyklus aus dem letzten Artikel? Die folgende Grafik wurde dort genutzt, um OKR als Bindeglied zwischen der Unternehmensvision und der praktischen Umsetzung darzustellen. Klar wird: Viele Projekte in einem Unternehmen sind im OKR-Zyklus „Initiatives“, die zur Erreichung der messbaren Key Results und damit der Objectives dienen:

Machen wir es kurz: Objectives sind die gewünschten Ergebnisse – Projekte die Aktivitäten, die dabei helfen, diese Ziele zu erreichen. Ein Projekt konzentriert sich auf konkrete Ergebnisse, die OKR des Unternehmens dienen zur Motivation und übergeordneten Orientierung.

Worauf muss ein Projektmanager nun achten? Ganz einfach: Wird im Unternehmen OKR eingesetzt, sollte ein Projekt nie „im luftleeren Raum“ schweben, sondern immer so ausgerichtet sein, dass es die Erreichung der OKR unterstützt.

OKR innerhalb des Projekts

Jedes Projekt sollte eine klare Zieldefinition haben. Warum? Das haben wir in diesem Artikel und dem damit verbundenen Video näher beschrieben. Wo findet OKR hier Platz? Soll es die „normale“ Zieldefinition ergänzen oder ersetzen?

Wie so häufig: Es kommt darauf an! Da OKR kein starres Framework ist, kann es unterschiedlich eingesetzt werden:

1. Ausschließliches Arbeiten mit OKR: Alle Projektziele werden als OKR formuliert. Es wird ein regelmäßiger OKR-Zyklus eingesetzt, um die Ziele nachzuverfolgen. Dieses Vorgehen bietet sich häufig bei Langläufer- oder agilen Projekten an.
2. “OKR light“: Die Verwaltung von Teilprojekten und Aufgaben hilft dabei, komplexe Projekte zu strukturieren. Jedoch geht im Klein-Klein manchmal der Überblick verloren und es fehlt der Blick auf das Ganze, die High-Level-Perspektive auf die zentralen Projektergebnisse. OKR kann dabei helfen, diesen Überblick wiederherzustellen: Alle Projektziele werden als OKR mit messbaren Key Results definiert und existieren als Leitlinien, um die Orientierung nicht zu verlieren. Ein Review und die Nachverfolgung findet im „normalen“ Projektverlauf statt, ohne einen festen OKR-Zyklus zu etablieren.

Ein schlechtes und ein gutes Beispiel

Viele Projektmanager wollen OKR in ihrem Projekt einsetzen, verwechseln jedoch Projekt- und Task-Management mit Zieldefinition. Ein typisches Problem: Statt messbarer Key Results werden Aufgaben oder Teilprojekte erwähnt. Schau dir folgendes Beispiel an:

Objective: Marketing für die Markteinführung einer innovativen Handcreme im Rahmen der Naturkosmetik-Reihe „Nature Matters“

Key-Results (so nicht!):

• Strategie festlegen
• Zielgruppe definieren
• Influencer kontaktieren
• Kampagnen durchführen
• Social Media-Kampagnen aufsetzen
• Zeitschriften kontaktieren
• Kampagne mit Einführungsangebot durchführen

Erinnern dich diese Key Results auch eher an eine To-Do-Liste als an konkrete Ziele? Schau mal, wie es besser geht:

Key Results (so geht es richtig!):

• 20.000 Euro Umsatz durch Online-Shop-Kampagne mit Einführungsangebot erzielt
• 5 Influencer-Kampagnen durchgeführt
• Erste 5.000 Follower auf allen Social Media-Kanälen
• 2 Advertorials in nationalen auflagenstarken Zeitschriften

Diese Key Results sind messbar und legen den Fokus auf die erreichten Ergebnisse statt auf die durchzuführenden Schritte – das ist der große Nutzen von OKR.

Das Magische Dreieck als OKR

Selten wird im Projektmanagement das Rad komplett neu erfunden. Stattdessen schießen neue Methoden aus dem Boden, die Altes in neuem Gewand erscheinen lassen. Werfen wir einen Blick auf das typische magische Dreieck mit den drei Ecken Leistung, Kosten und Termine:

Da magische Dreiecke zwar wunderbar anschaulich sind, aber in der Praxis selten gezeichnet werden, kann das gleiche Beispiel als OKR formuliert werden:

Objective: Launch der neuen Handcreme mit nachgewiesener Faltenreduktion

Key Results:

• Nachweis der Wirksamkeit durch die Untersuchung im Labor Globalabs und Bewertung mit mind. 9,5 (Leistung)
• Einhaltung des Projektbudgets von 225.000 Euro (Kosten)
• Produkt ist am 30. September im Handel erhältlich (Termine)

Fazit

Ein Projekt kann im Rahmen von OKR als eine Initiative zum Erreichen eines größeren Objectives eingesetzt werden. In diesem Szenario dient ein Projekt dem Zweck, ein Vorhaben zu organisieren (Initiative). OKR dient hier zur Motivation und Priorisierung von Vorhaben.

Auch innerhalb eines Projekts kann ein Projektmanager von OKR profitieren: Statt vager Ideen werden Ziele sauber definiert und mit klar messbaren Ergebnissen versehen. Unabhängig vom Szenario hilft der Einsatz von OKR dabei, motivierende Vorgaben und eine klare Orientierung für alle Beteiligten herzustellen.