Sounding Board erfolgreich einsetzen: Mit dem Ohr am Puls der Teams

Sounding Board? Fragst du dich, wozu du das brauchen sollst? Nun: Stell dir vor, du bist Geschäftsführer eines mittelständischen Herstellers für Spezialmaschinen. Als vorbildlicher Manager denkst du in die Zukunft und hast große Pläne für die Erweiterung der Produktpalette und die Expansion ins Ausland. Wie gelingt es dir am besten, die Stimmungen deiner Belegschaft aufzunehmen und deine Leute mit auf die Reise zu nehmen?

Was ist ein Sounding Board?

Ursprünglich stammt die Methode aus dem Change Management: Mithilfe eines Gremiums werden Änderungsprozesse begleitet und das Ohr direkt an die Organisation gelegt. Der Vorteil: Veränderungen geschehen nicht nur „von oben“, sondern werden regelmäßig mit Feedback aus allen Unternehmensteilen ergänzt. In regelmäßigen Abständen werden moderierte Meetings durchgeführt und das darin erhaltene Feedback strukturiert ausgewertet.

Sounding Board als Begriff wird in zwei Bedeutungen verwendet:

1. Als Bezeichnung der Moderations- und Feedback-Methode an sich
2. Als Bezeichnung des Gremiums und damit der Beteiligten, die das Sounding Board ausmachen

Ein Sounding Board hat keine Entscheidungsbefugnis, sondern dient in diesem Zusammenhang als „Resonanzboden“.

Resonanzboden: Was Akustik mit Management zu tun hat

Ins Deutsche übersetzt handelt es sich bei einem Sounding Board um einen Resonanzboden, der die Methode sehr schön zusammenfasst: In einem Klavier ist der Resonanzboden dafür zuständig, die Vibration der Saiten aufzunehmen und zu verstärken. Zwar erzeugen die Saiten den Ton, aber erst der Resonanzboden bringt ihn zur Geltung.

Gleiches gilt für die Methode: Auch hier entstehen Meinungen bei Mitarbeitern, Partnern und Kunden – doch erst das Einsetzen des Gremiums bringt diese zum Vorschein.

Wann kann die Sounding Board-Methode eingesetzt werden?

Es wäre schade, eine solch spannende Methode nur im Change Management einzusetzen. Auch in folgenden Fällen macht sich ein Sounding Board gut:

• Marketing: In Marketing-Projekten kann ein Sounding Board bei der Entwicklung von Kampagnen frühe Rückmeldungen über neue Ideen geben.
• Forschungs- und Entwicklungsprojekte: Gleiches gilt für Projekte, in denen neue Produkte entwickelt werden – auch hier sind unabhängige und frühe Meinungen von Vorteil.
• Portfoliomanagement: Mehrere Projektideen konkurrieren um Budgets? Laufende Projekte konkurrieren um Ressourcen? Ein unabhängiges Sounding Board kann dabei helfen, auch weniger offensichtliche Stimmungen einzufangen.
• Allgemeines Management: Die Geschäftsführung möchte das Ohr nahe an der Belegschaft haben, ganz unabhängig von Veränderungsprozessen? Auch dafür ist ein solches Meeting gut geeignet.
• Informeller Lenkungsausschuss: Ein Sounding Board hat selbst keine Entscheidungsbefugnis, kann jedoch wertvolles unabhängiges Feedback zum Projektverlauf geben und damit projektinterne Entscheidungen fördern.
• Consulting: Externe Berater können als Sounding Board für Manager fungieren und ihnen einen unabhängigen Blick von außen ermöglichen.

Generell bietet sich die Methode immer dann an, wenn über Hierarchiestufen hinweg regelmäßiges Feedback gewünscht wird.

Zusammensetzung eines Sounding Boards

Wie sollte das Gremium am besten zusammengesetzt sein? Vorab: Es gibt keine klaren Vorgaben – wie so oft hängt dies vom Einsatzzweck ab. Folgende Personen können beteiligt werden:

• Schlüsselpersonen im Unternehmen, wie zum Beispiel Abteilungsleiter
• Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen, beispielsweise aus dem Kundendienst oder der Verwaltung
• Kunden des Unternehmens, sowohl bestehende als auch potenzielle
• Externe Partner wie Berater können wertvolles Feedback geben
• Testpersonen, die zum Beispiel frühe Produktideen bewerten

Sehen Sounding Boards immer gleich aus? Absolut nicht! Schau dir die folgenden Beispiele an:

1. In einem Konzern wird ein Sounding Board als Instrument zur Verbesserung der Unternehmenskultur aufgebaut. Das Gremium umfasst 60 Personen aus verschiedenen Standorten und Abteilungen mit unterschiedlichsten Qualifikationen und Erfahrungen. Der Ansatz: Ein möglichst breites Bild über die Stimmungslage zu erhalten.
2. Für ein komplexes F&E-Projekt wird ein Sounding Board mit 10 Personen eingesetzt, das aus unabhängigen Fachexperten und potenziellen Kunden besteht. Der Ansatz hier: Expertenwissen bündeln und direkt in den Projektverlauf einfließen lassen.

Du siehst: Abhängig vom Einsatzzweck kann ein solches Gremium sehr unterschiedlich zusammengesetzt sein.

Ablauf eines Sounding Board-Meetings

Auch hier gilt: Es hängt extrem von der Einzelsituation ab: Wie groß ist das Sounding Board? Soll freies Feedback ohne Themeneinschränkung eingeholt werden – oder nur gezielt zu bestimmten Alternativen?

Hier werden drei Möglichkeiten vorgestellt:

Zum Einholen von offenem Feedback

Mit dem Ohr nah am Puls der Belegschaft? Womöglich mit einem konkreten Thema im Hinterkopf? So funktioniert’s:

1. Vorbereitung: Im Vorhinein sollten die Teilnehmer über Inhalt des Meetings informiert werden. So kann jeder seine Gedanken sortieren und sich inhaltlich auf das Thema einstimmen. Beispielfrage: „Wie sehen wir das Thema ‚Information durch die Geschäftsführung‘ in unserem Unternehmen?“
2. Methode: Ebenfalls vorab sollte entschieden werden, auf welche Weise Feedback eingeholt werden soll. Rein mündlich? Durch Schreiben auf Karten durch die Teilnehmer? Je klarer die Entscheidung vorab gefällt wird, desto reibungsloser verläuft das Meeting.
3. Diskussion: Soll das Sounding Board lediglich zum freien Äußern von Feedback dienen oder soll diskutiert werden? Denk an den Resonanzboden: In der reinen Form werden Meinungen lediglich geäußert und sichtbar bzw. hörbar gemacht. Eine Diskussion ist an dieser Stelle möglich, aber nicht nötig.
4. Dokumentation: Offenes Notieren, protokollieren, in Systeme hinterlegen – das geäußerte Feedback sollte in keinem Fall verloren gehen.
5. Nachbereitung: Ableiten und Delegieren von Maßnahmen, weitere Recherche, Nachfragen, Veröffentlichen – erst durch systematisches Aufbereiten der Informationen spielt die Methode ihre Stärken aus.

Zur Bewertung von Arbeitsergebnissen

Diese Variante ist besonders dann nützlich, wenn bereits Arbeit geleistet wurde und hierzu Rückmeldungen gewünscht werden. So kann ein Meeting ablaufen:

1. Die Verantwortlichen präsentieren ihre Arbeit, beispielsweise in Form eines einseitigen Posters, eines Prototypen oder Online-Demos.
2. Alle Beteiligten des Meetings zeigen an, zu welchen Bereichen sie Feedback geben wollen. Dies kann beispielsweise durch Klebepunkte an der jeweiligen Stelle des Posters erfolgen.
3. Der Moderator geht die Markierungen durch und bittet um individuelles Feedback. Er achtet darauf, dass alle Punkte abgearbeitet werden und alle Teilnehmer zu Wort kommen.
4. Je nach Wunsch kann eine anschließende Diskussion folgen – oder aber auch das Feedback kommentarlos entgegengenommen werden.

Zur Auswahl von Alternativen

Es müssen Entscheidungen her und zwischen verschiedenen Projekten, Produkten oder Marketing-Designs ausgewählt werden? Dann könnte diese Variante ein Ansatz sein!

Der Ablauf ist ähnlich wie im vorigen Abschnitt, mit einem Unterschied: Statt einer Präsentation erhalten verschiedene Teilnehmer die Möglichkeit, ihre Vorschläge in festen Zeitfenstern zu präsentieren, beispielsweise für jeweils 10 Minuten.

Wurden im Beispiel nach 60 Minuten 6 Ideen oder Ansätze präsentiert, können die Teilnehmer des Sounding Boards Feedback zu den Alternativen geben – auf gleiche Art und Weise wie oben beschrieben.

Vorteile eines Sounding Boards

Auch wenn die Methode in vielen Bereichen eingesetzt werden kann, beziehen sich die Vorteile überwiegend auf den Einsatz im Gesamtunternehmen:

• Einbindung über Hierarchieebenen hinweg: Bestimmte Themen werden nur vom mittleren Management besprochen? Nicht bei diesen Meetings: Diese sollten möglichst bunt gemischt sein, um unterschiedlichste Meinungen aufzunehmen.
• Offene Atmosphäre: Ein Thema weckt Ängste, Sorgen oder Wut? Besonders Emotionen wie diese sind ausdrücklich erwünscht. Sounding Board-Meetings müssen keine Kuschelrunden sein, sondern stattdessen einen offenen Raum für Gefühle geben, die sonst manchmal überhört werden.
• Alle werden gehört: Jemand hört wirklich zu, interessiert sich für die eigene Meinung? Das fühlt sich nicht nur gut an, sondern fördert das Gefühl von Mitbestimmung und Zugehörigkeit.
• Kontinuierliches Feedback: Ob Veränderungsprozess, F&E-Projekt oder Marketingkampagne – überall hilft ein unabhängiges und ungefiltertes Feedback dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen und gegensteuern zu können.
• Stimmungsbilder erkennen: Raus aus dem Elfenbeinturm, rein in die Belegschaft: Ein Sounding Board hilft dabei, nah an den Stimmungen zu sein und mögliche Veränderungen frühzeitig wahrzunehmen.

Fazit

Der Ursprung im Change Management, viele Varianten, ein wichtiger Kern: Bei der Sounding Board-Methode wird ein Gremium gebildet, das Prozesse und Projekte begleitet. Das Gremium wird aktiv dazu aufgefordert, Feedback zu geben und Meinungen zu äußern.

Egal ob Organisationsentwicklung, Blick auf unternehmensweite Stimmungsbilder oder konkretes Feedback in Projekten: In einem Sounding Board-Meeting werden Meinungen ungefiltert geäußert und aufgenommen, um Zusammenarbeit und Partizipation zu fördern.

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