Für Eilige: Alles Wichtige auf einen Blick
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Stell dir vor, du hast ein im Meeting besprochenes Thema wie besprochen als sorgfältige Präsentation aufbereitet und alle per E-Mail darüber informiert. Eigentlich müsste also alles klar sein! Und trotzdem sitzt du wenige Wochen später in einer Diskussion und hörst Sätze wie:
- „Davon wusste ich nichts.“
- „Das hat mir so niemand gesagt.“
- „Ich habe das völlig anders verstanden.“
Im ersten Moment wirkt das unfair. Schließlich hast du doch sauber kommuniziert, oder?
Genau hier liegt ein echter Irrtum: Viele gehen davon aus, dass alle eine Information automatisch verstehen, akzeptieren und sich daran erinnern, sobald sie verschickt oder präsentiert wurde. Nach dem Motto: Wer informiert wurde, kann später nicht überrascht sein. Die Realität sieht allerdings oft anders aus. Warum das so ist, schauen wir uns in diesem Artikel genauer an.
Der große Denkfehler: Information ≠ Kommunikation
Viele bewerten ihre Kommunikation danach, ob sie Informationen verteilt haben, egal, ob als E-Mail oder in einem Meeting. Die Aufgabe ist schließlich erledigt, richtig? Doch genau hier liegt der Denkfehler: Informationen zu versenden, ist nicht zwingend eine zielführende Kommunikation. Betrachten wir es vereinfacht:
- Information beschreibt zunächst nur das Versenden einer Botschaft.
- Kommunikation beginnt erst dann, wenn diese Botschaft beim Empfänger ankommt, verstanden wird und die gewünschte Wirkung erzielt.
Projektkommunikation scheitert oft nicht an fehlenden Informationen, sondern an der Annahme, dass Informieren automatisch zu Verständnis führt.
Die entscheidende Frage lautet also nicht:
„Haben wir die Information verschickt?“
Sondern:
„Haben die relevanten Personen verstanden, was diese Information für sie bedeutet?“
Genau dieser Unterschied entscheidet häufig darüber, ob Projekte auf Unterstützung stoßen oder später mit Widerständen, Missverständnissen und Überraschungen kämpfen müssen.
Learning
Eine verschickte Information ist noch keine erfolgreiche Kommunikation. Entscheidend ist nicht, was du gesendet hast, sondern was beim Empfänger tatsächlich angekommen ist.
Warum dieselbe Botschaft unterschiedlich ankommt
Wir Menschen nehmen Informationen nie neutral auf: Wir hören, lesen und bewerten Botschaften immer durch die Brille unserer eigenen Interessen, Erfahrungen, Erwartungen und der Beziehung zum Sender. Eine identische Aussage kann also bei verschiedenen Stakeholdern völlig unterschiedliche Reaktionen auslösen:
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Menschen hören nicht nur, was gesagt wird – sie hören vor allem das, was für sie persönlich relevant ist. Deshalb kann dieselbe Botschaft bei unterschiedlichen Stakeholdern völlig verschiedene Reaktionen auslösen.
Mehr zum Thema Kommunikationstheorie findest du in folgenden Artikeln:
Weiterlesen: Das Eisbergmodell: Beispiele für sichtbare + unsichtbare Kommunikation
Weiterlesen: Das 4-Ohren-Modell einfach erklärt
Weiterlesen: Kommunikationsmodelle nach Schulz von Thun: Ein umfassender Überblick
Weiterlesen: Die 5 Axiome der Kommunikation nach Paul Watzlawick: Das Kommunikationsmodell einfach erklärt
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Wenn dir dieser Artikel gefallen hat, wirst du im Buch noch tiefer eintauchen: von der Stakeholder-Analyse über Kommunikationsstrategien bis zum Umgang mit Widerständen und Konflikten.
Zielgruppengerechte Kommunikation bedeutet nicht Manipulation
Wenn Projektmanager ihre Kommunikation an unterschiedliche Stakeholder anpassen sollen, klingt das für manche nach Schönfärberei oder Manipulation – genau darum geht es aber nicht. Statt verschiedenen Personen unterschiedliche Wahrheiten zu erzählen, wird die jeweils relevante Perspektive der Empfänger berücksichtigt:
Learning
Zielgruppengerechte Kommunikation bedeutet nicht, die Botschaft zu verändern, sondern ihre Bedeutung für den jeweiligen Empfänger deutlich zu machen.
Viele Kommunikationsprobleme entstehen, weil Projekte nach dem Gießkannenprinzip kommunizieren: Alle erhalten dieselbe Präsentation, dieselbe E-Mail oder denselben Statusbericht. Das wirkt auf den ersten Blick fair, führt aber oft dazu, dass sich niemand wirklich angesprochen fühlt.
Fazit
„Alle sind informiert“ ist nicht das entscheidende Kriterium für Kommunikation im Projekt – es reicht eben nicht aus, dass Informationen verschickt werden.
Wirksame Kommunikation beginnt deshalb nicht mit der Frage:
„Was möchte ich mitteilen?“
Sondern:
„Was muss diese Person verstehen, damit sie das Projekt unterstützen kann?“
Wer seine Kommunikation konsequent an den Bedürfnissen seiner Stakeholder ausrichtet, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Botschaften nicht nur versendet, sondern auch verstanden werden. Idealerweise kann so die Wahrscheinlichkeit für Widerstände und Konflikte verringert werden – und davon profitieren alle.
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