Das Parkinsonsche Gesetz: Warum immer alles zu lange dauert und was du dagegen tun kannst

„Wir sind schon fertig! Früher als geplant!“
„Wir haben weniger Kosten verursacht, als geplant!“

Hast du schon einmal mal diese Sätze in einem Projekt gehört? Wenn ja: großartig! Das passiert wahrlich nicht häufig in Projekten. Viel häufiger ist das Gegenteil der Fall: Alles dauert auf wundersame Art länger und wird teurer.

Um sich davor zu schützen, werden in viele Projekte großzügige Puffer eingebaut – der sorgfältige Projektleiter will schließlich vorsorgen. Welche fatalen Auswirkungen das haben kann, zeigt uns das Parkinsonsche Gesetz.

Was ist das Parkinsonsche Gesetz?

Cyril Northcote Parkinson prägte folgenden Leitsatz:

„Arbeit dehnt sich immer so lang aus, wie man ihr Zeit zur Erledigung einräumt.“

Anders formuliert: Wenn du einer Aufgabe eine Woche Zeit gibst, wird sie auch genauso lang dauern, unabhängig von der Komplexität oder Schwierigkeit der Aufgabe. Selbst wenn die Aufgabe schneller abgearbeitet werden könnte, dauert sie länger, als sie müsste. Das kann verschiedene Gründe haben:

• Es wird ganz einfach langsamer gearbeitet. „Ich hab ja noch jede Menge Zeit und kann noch einen Kaffee trinken.“ statt „Ich will das jetzt unbedingt schnell fertigstellen.“
• Die Lösung wird perfektioniert: Obwohl sie gut genug erfüllt wurde, wird an Kleinigkeiten gebastelt, um die Aufgabe noch besser zu erfüllen – schließlich ist noch Zeit vorhanden.
• Es wird bis zur letzten Minute mit dem Beginn der Aufgabe gewartet, weil ja glücklicherweise genügend Zeit eingeräumt wurde.

Das Parkinsonsche Gesetz kann allgemein gültiger oder umformuliert werden, um so den Sinn auf andere Themen oder Lebensbereiche anzuwenden:

Auswirkungen auf das Projektmanagement

Was bedeutet das für das Projektmanagement? Ganz einfach: Irgendwie dauert alles länger, als es eigentlich müsste.

Es passiert häufig, dass eine Aufgabe einem Mitarbeiter zugewiesen wurde, deren Ausführung nur wenige Stunden in Anspruch nehmen würde. Wenn der Endtermin allerdings erst in einer Woche liegt, wird es in den meisten Fällen auch genau diese Woche dauern, bis die Aufgabe als fertig gemeldet wird.

Ähnliche Mechanismen gelten für Budgets und Kosten: Alles wird immer (mindestens) so teuer, wie es ursprünglich geplant wurde. Was würde schließlich passieren, wenn man das Budget nicht ausschöpft? Vermutlich würde beim nächsten Projekt das Budget sofort eingeschränkt. Also wird das Budget dann doch lieber ausgeschöpft oder (häufiger) überzogen.

Gründe für das Parkinsonsche Gesetz

Um dem Parkinsonschen Gesetz entgegenzuwirken, werden häufig Puffer eingebaut. Keine Frage, dass ein zeitliches und finanzielles Aufblähen des Projektes nicht das Ziel sein kann. Jeder normale Mensch wird sehen, dass niemandem damit geholfen ist. Warum werden dennoch diese Puffer eingebaut? Die Gründe sind vollkommen menschlich:

Versprechen halten

Niemand möchte am Ende des Projektes dastehen und sich rechtfertigen müssen, warum das Projekt länger gedauert hat als geplant und mehr gekostet hat.
Also wird besser von vornherein ein großzügiger Puffer eingebaut: „Es könnte ja länger dauern und es könnte ja teurer werden.“ Schließlich möchte der Projektleiter ernst genommen werden und zu seinen Worten stehen können.

Die „Kleinster gemeinsamer Nenner“-Mentalität

Die Schätzungen von Aufwänden werden oft an den eher langsam Teammitgliedern ausgerichtet, und nicht an den „High-Performern“. Auch hier gilt der Grundsatz: besser Vorsicht als Nachsicht. Wer weiß schon, ob die effizienten Ressourcen immer zur Verfügung stehen?

Anzweifeln der Schätzungen der Teammitglieder

Projektleiter zweifeln oft an den Schätzungen der Mitarbeiter. Ein Grund: Oftmals mussten sie auf die harte Art lernen, dass diese Schätzungen überoptimistisch sind, weil nicht immer das Gesamtbild betrachtet wurde. Ergebnis: Es wird einfach noch ein wenig Puffer auf die Schätzung aufgeschlagen. Man kann ja nie wissen.

Das Ergebnis dieser drei Gründe: Jede Menge Puffer, der (vermutlich) nicht nötig ist.

Maßnahmen gegen das Parkinsonsche Gesetz

Sonderlich sinnvoll scheint ein Aufblähen des Projektes nicht, selbst wenn die Hintergründe menschlich sind. Wenn man sich dieser Mechanismen bewusst ist – was kannst du dagegen tun? Ein paar kleine Tipps können helfen:

Deadlines für alles

Setze Deadlines für alle Dinge, die zu erledigen sind. Und zwar sowohl für deine eigenen Aufgaben, als auch für die deines Teams. Wenn ein Task keine Deadline hat, wird er nach Parkinsons Gesetz nämlich nie erledigt – seine Abarbeitung dehnt sich bis ins Unendliche aus.

Kenne deine Teammitglieder

Wie ticken denn deine Leute? Wie effizient sind sie – oder auch nicht? Sind sie eher optimistisch, oder die geborenen Pessimisten? Neigen sie zum Faulenzen? Wie verhalten sie sich unter Stress?

Je besser du deine Leute kennst, desto besser kannst du ihre Arbeitsweisen einschätzen und weißt, inwieweit du ihren Schätzungen trauen kannst. Bei verlässlichen Mitarbeitern ist es vielleicht doch nicht nötig, einen riesigen pauschalen Puffer einzuplanen.

Fachliches Wissen aneignen

Es heißt ja immer, dass Projektleiter nicht zwingend fachliches Wissen über ihr Projekt benötigen. Viel wesentlicher sind Kenntnisse über Projektmanagement und die Fähigkeit, die Fachleute so zu führen, dass das Projektergebnis erreicht wird.
Insbesondere bei der Projektplanung ist fehlendes Hintergrundwissen jedoch von Nachteil: Es ist ganz einfach deutlich schwieriger, Schätzungen zu bewerten, wenn Aufwand und Auswirkungen nicht beurteilt werden können. Ein wenig Fachwissen kann nie schaden – kommt aber vermutlich auch irgendwann von ganz allein. Siehe nächster Punkt:

Erfahrungen sammeln

Es ist völlig natürlich, dass gerade unerfahrene Projektleiter zunächst eher mehr Sicherheitspuffer einplanen. Die vorhandene Unsicherheit soll auf diese Weise abgefangen werden. Mit steigender Erfahrung, sowohl auf fachlich-inhaltlicher Ebene als auch als Projektleiter, werden die Schätzungen später beinahe von allein genauer.

Methoden anwenden

Die Methoden des Critical Chain Projektmanagements beschäftigen sich genau mit den Fragen, warum Projekte immer zu spät fertig werden – und wie die Puffer zum Vorteil für das Projekt genutzt werden können.

Aufwandschätzungen in Gruppen, wie z. B. Planning Poker, führen dazu, dass nicht ein einzelner „pessimistischer Typ“ eine utopisch hohe Schätzung abgibt, sondern ein Konsens in der Gruppe gefunden wird. Und dieser kann dann auch ein inhaltlich weniger versierter Projektleiter vertrauen.

Fazit

Kannst du das Parkinsonsche Gesetz komplett aushebeln? Vermutlich nicht. Wir Menschen ticken nun einmal (oft) so, schätzen optimistisch und lassen die Arbeit dann doch bis auf den letzten Drücker liegen. Beachte die Tipps in diesem Artikel – so kannst du die Auswirkungen zumindest abmildern.