Für Eilige: Alles Wichtige auf einen Blick
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TEAM – Toll, Ein Anderer Machts! Dafür sollte Team eigentlich ja nicht stehen. Dennoch hast du sicherlich schon Sätze in Meetings gehört wie:
„Ich dachte, das macht ein Kollege!“
oder
„Ich wusste nicht, dass ich das machen sollte!“.
Um genau solche Situationen zu vermeiden, bietet die Welt des Projektmanagements auch hier das ideale Tool an: die AKV-Matrix!
Definition: Was ist die AKV-Matrix?
Die AKV-Matrix ist ein einfaches Werkzeug im Projektmanagement, mit dem du Projektrollen klar definierst:
- A – Aufgaben: Wer soll welche Aufgaben übernehmen?
- K – Kompetenzen: Welche Entscheidungen kann und darf jemand treffen?
- V – Verantwortlichkeiten: Wie sind die Verantwortlichkeiten verteilt?
Eine kleine Herausforderung hierbei ist, diese Begriffe klar voneinander abzugrenzen. Stelle dir deshalb folgende Fragen beim Ausfüllen als Hilfestellung:
| Aufgaben | Was sind mögliche Arbeitspakete? Welches Ziel hat die Person im Projekt? Welche Aufgabenbeschreibungen stehen in der Stellenausschreibung für die Position? Welche konkreten Tätigkeiten soll die Person umsetzen? Welche Ergebnisse oder Deliverables werden erwartet? |
| Kompetenzen | Welche Entscheidungen darf die Person treffen? Welche Berechtigungen hat die Person? Über welche Ressourcen (Budget, Personal, Tools) darf die Person verfügen? Wen darf die Person anweisen oder koordinieren? Welche Freigaben darf die Person erteilen? |
| Verantwortlichkeiten | Welche Prozesse überwacht die Person? Für welche Bereiche übernimmt die Person Verantwortung? Für welche Ergebnisse oder Meilensteine muss die Person am Ende geradestehen? Worüber muss die Person Rechenschaft ablegen? |
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AKV ist simples, aber wirkungsvolles Werkzeug im Projektmanagement, das in einer klar strukturierten Tabelle festhält: Wer macht was (Aufgabe), wer darf was (Kompetenz) und wer trägt am Ende die Verantwortung.
Kongruenzprinzip: Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung
Die AKV-Matrix legt den Fokus auf das Kongruenzprinzip. Die drei Bereiche (Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung) hängen eng zusammen: Nur wenn jemand die Kompetenz und Verantwortung hat, kann er oder sie die Aufgabe gut erfüllen.
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Nur wenn Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung zusammenpassen, kann ein Projekt reibungslos laufen – ansonsten bleiben Aufgaben hängen oder Verantwortliche undefiniert.
AKV-Matrix: Ein konkretes Beispiel
So kann eine AKV-Matrix im Projekt Sensortechnik aussehen:
| Rolle | Aufgaben | Kompetenzen (Befugnisse) | Verantwortlichkeiten |
|---|---|---|---|
| Projektleitung | Projektplanung, Koordination, Meilenstein-Überwachung | Entscheidungen über Projektprioritäten, Ressourcenzuteilung | Termingerechte Lieferung aller Meilensteine, Einhaltung des Projektbudgets |
| Entwicklungsingenieur | Erstellung der Spezifikationen, Vorbereitung von Labortests | Fachliche Vorgaben machen, Testanforderungen definieren | Vollständigkeit und Richtigkeit der Spezifikationen, termingerechte Bereitstellung der Testunterlagen |
| Laborleitung | Organisation und Durchführung der Tests im Labor | Befugnis zur Nutzung von Laborressourcen, Freigabe von Ergebnissen | Korrekte Durchführung aller Tests nach vereinbarten Standards, rechtzeitige Dokumentation der Ergebnisse |
| Qualitätsmanagement | Qualitätskontrollen, Dokumentationsprüfung | Abnahme von Testberichten, Einleitung von Korrekturmaßnahmen | Einhaltung relevanter Normen, Freigabe der finalen Qualitätsdokumentation |
| Produktmanagement | Marktanforderungen definieren, Ergebnisse in Produktstrategie integrieren | Entscheidungen über Produktauslegung und Prioritäten | Verantwortung dafür, dass das Produkt die definierten Marktanforderungen erfüllt und die finale Produktauslegung mit der Unternehmensstrategie übereinstimmt |
Die Vorteile der AKV-Matrix im Projekt
Das Beispiel zeigt schön: So eine Matrix hat eine Reihe von Vorteilen:
- Klarheit und Struktur: Jeder im Team weiß genau, was von ihm erwartet wird und wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Beim Erstellen wirst du merken, dass du das Projekt auf der untersten Ebene durch die Matrix bereits vorstrukturierst. Du machst dir also automatisch Gedanken darüber: Wer kann welche Aufgabe am besten erledigen?
- Effektive Ressourcenplanung: Durch die Aufteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf verschiedene Teammitglieder können die Ressourcen effektiver genutzt werden. Du vermeidest Doppelbelegung oder fehlendes Verantwortlichkeitsgefühl.
- Konfliktvermeidung: Wir kommen wieder auf den Satz vom Anfang zurück: „Ich wusste gar nicht, dass ich das machen sollte“! Sowas führt in der Regel nicht zu einer besseren Stimmung – im Gegenteil. Indem jeder seine Zuständigkeiten kennt, vermeidest du Frustration oder Missverständnisse.
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Die AKV-Matrix schafft Struktur und Klarheit, vermeidet Doppelarbeit und verringert die Wahrscheinlichkeit für Missverständnisse und Konflikte. Einfach ein nützliches Tool für jedes Projekt!
Abgrenzung zur RACI-Matrix
Bei der RACI-Matrix geht es primär um die Zuordnung von Projektrollen zu den Aufgaben in einem Projekt, wobei hier zwischen Responsible (R), Accountable (A), Consulted (C) und Informed (I) unterschieden wird. Bei der AKV-Matrix wird definiert, wer welche Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten hat. Hier wird die Perspektive also auf die einzelnen Projektmitarbeiter gelegt, während bei der RACI-Matrix die Aufgabe im Fokus steht.
| Aspekt | AKV-Matrix | RACI-Matrix |
|---|---|---|
| Fokus | Klärt Rollen grundsätzlich (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung) | Klärt Rollen bezogen auf einzelne Aufgaben oder Arbeitspakete |
| Fragen | Was mache ich? Was darf ich? Wofür stehe ich gerade? | Wer macht es? Wer entscheidet? Wer wird eingebunden? Wer wird informiert? |
| Darstellung | Rollen mit ihren Aufgaben, Befugnissen und Verantwortlichkeiten in einer Tabelle | Aufgaben vs. Beteiligte in einer Matrix mit R, A, C, I-Zuordnung |
| Ziel | Strukturelle Klarheit und Gleichgewicht im Team | Transparenz bei der Delegation einzelner Aufgaben |
Auch wenn sich AKV- und RACI-Matrix in ihrer Herangehensweise unterscheiden, verfolgen sie ein ähnliches Ziel: Transparenz in Projekten schaffen. Beide Werkzeuge helfen, Rollen klar zu definieren, Zuständigkeiten sichtbar zu machen und Missverständnisse zwischen Beteiligten zu vermeiden.
In der Praxis können sie sich sogar ergänzen: Die AKV-Matrix regelt das grundsätzliche Gleichgewicht zwischen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung, während die RACI-Matrix aufzeigt, wer bei konkreten Arbeitspaketen eingebunden ist.
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Die AKV-Matrix klärt Rollen von Grund auf: Wer hat welche Aufgaben, welche Befugnisse und wofür trägt er Verantwortung? Die RACI-Matrix setzt dagegen bei konkreten Aufgaben an und zeigt, wer ausführt, entscheidet, eingebunden oder informiert wird. Beide Werkzeuge zielen auf mehr Transparenz und können sich in der Praxis ideal ergänzen.
Fazit
Je größer und komplexer Projekte sind, desto wichtiger ist es, dass das gesamte Projektteam transparent und jederzeit weiß, wer wofür verantwortlich ist.
Durch die AKV-Matrix schaffst du eine Menge Klarheit und Struktur im Projekt. Während du so eine Matrix erstellst, machst du dir bereits Gedanken zu den einzelnen Personen und stellst sicher, dass deine Mitarbeiter ihre Aufgaben möglichst gut erfüllen können, indem du Verantwortungsbereiche und Entscheidungskompetenzen einräumst. Auf diese Weise ist von Beginn an weniger „Sand im Getriebe“. Smart, oder?
