Auf einen Blick
Eine AKV-Matrix (Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten) ist eine nützliche Methode im Projektmanagement, die dir dabei hilft, die Aufgaben (Was ist zu tun?), die Kompetenzen (Was darf jemand entscheiden?) und Verantwortlichkeiten (Wofür muss derjenige am Ende geradestehen?) klar zu definieren und zu verteilen.
TEAM – Toll, Ein Anderer Machts! Dafür sollte Team eigentlich ja nicht stehen. Dennoch hast du sicherlich schon Sätze in Meetings gehört wie:
„Ich dachte, das macht ein Kollege!“
oder
„Ich wusste nicht, dass ich das machen sollte!“.
Um genau solche Situationen zu vermeiden, bietet die Welt des Projektmanagements auch hier das ideale Tool an: die AKV-Matrix!
Was ist die AKV-Matrix?
Die AKV-Matrix ist eine einfache Methode, mit der du folgende drei Bereiche in deinem Projektteam festlegst:
- A – Aufgaben: Wer soll welche Aufgaben übernehmen?
- K – Kompetenzen: Welche Entscheidungen kann und darf jemand treffen?
- V – Verantwortlichkeiten: Wie sind die Verantwortlichkeiten verteilt?
Beispiel:
Stell dir vor, du bist ein Projektleiter in einem kleineren Projekt und hast noch zwei Projektmitarbeiter, Barbara und Thomas. In der AKV-Matrix legst du bereits in der Vorbereitungsphase Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten für dein Projekt fest.
Eine kleine Herausforderung hierbei ist, diese Begriffe klar voneinander abzugrenzen. Stelle dir deshalb folgende Fragen beim Ausfüllen als kleine Hilfestellung:
| Aufgaben | Was sind mögliche Arbeitspakete? Welches Ziel hat die Person im Projekt? Welche Aufgabenbeschreibungen stehen in der Stellenausschreibung für die Position? |
| Kompetenzen | Welche Entscheidungen darf die Person treffen? Welche Berechtigungen hat die Person? |
| Verantwortlichkeiten | Welche Prozesse überwacht die Person? Für welche Bereiche übernimmt die Person Verantwortung? |
Diese drei Bereiche hängen eng miteinander zusammen: Nur wenn jemand die Kompetenz und Verantwortung hat, kann er oder sie die Aufgabe gut erfüllen.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter hat die Aufgabe, eine technische Komponente im Labor zu überprüfen. Leider hat dieser Mitarbeiter aber nicht die Kompetenz, eigenständig im Labor zu arbeiten und benötigt Unterstützung von anderen Teammitgliedern. Diese wiederum fühlen sich nicht für das Thema verantwortlich, sodass eine im Grunde einfache Aufgabe durch schlechte Organisation ausgebremst wird.
Die Vorteile der AKV-Matrix
Erinnere dich an das Beispiel von oben: Ist bei einem so kleinen Team eine AKV-Matrix wirklich nötig? Zugegeben, du wirst bei kleineren Teams auch Projekte ohne dokumentierte Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten meistern können. Dennoch solltest du dir folgende Vorteile der AKV-Matrix nicht entgehen lassen:
- Klarheit und Struktur: Jeder im Team weiß genau, was von ihm erwartet wird und wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Beim Erstellen wirst du merken, dass du das Projekt auf der untersten Ebene durch die Matrix bereits vorstrukturierst. Du machst dir also automatisch Gedanken darüber: Wer kann welche Aufgabe am besten erledigen?
- Effektive Ressourcenplanung: Durch die Aufteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf verschiedene Teammitglieder können die Ressourcen effektiver genutzt werden. Du vermeidest Doppelbelegung oder fehlendes Verantwortlichkeitsgefühl.
- Konfliktvermeidung: Wir kommen wieder auf den Satz vom Anfang zurück: „Ich wusste gar nicht, dass ich das machen sollte“! Sowas führt in der Regel nicht zu einer besseren Stimmung – im Gegenteil. Indem jeder seine Zuständigkeiten kennt, vermeidest du Frustration oder Missverständnisse.
AKV-Matrix – ein konkretes Beispiel
Kommen wir zu deinem Projekt mit Thomas und Barbara zurück. Stell dir vor, ihr drei müsstet zusammen innerhalb von 3 Tagen einen Umzug eines Mehrfamilienhauses planen. Es muss schnell gehen und es darf nichts vergessen werden. So kann dafür eine AKV-Matrix mit dir, Thomas und Barbara aussehen:
| Aufgaben | Kompetenzen | Verantwortlichkeiten | |
|---|---|---|---|
| Projektleitung (du) | Mietwagen reservieren und abholen Kommunikation mit dem Umzugsteam | Entscheidungskompetenz rund um Ablauf, Termine und Ressourcen | Budget verwalten Zeitmanagement Ressourcenplanung |
| Thomas | Verpflegung für das Umzugsteam besorgen Getränkekästen kaufen | Aufgabenbezogene Entscheidungen rund um das Catering | Wohlergehen des Teams („Kümmerer“) |
| Barbara | Kartons kaufen Decken und Postermaterial besorgen | Aufgabenbezogene Entscheidungen rund um Logistik | Effektiver Transport |
Fazit
Je größer und komplexer Projekte sind, desto wichtiger ist es, dass das gesamte Projektteam transparent und jederzeit weiß, wer wofür verantwortlich ist.
Durch die AKV-Matrix schaffst du eine Menge Klarheit und Struktur im Projekt. Während du so eine Matrix erstellst, machst du dir bereits Gedanken zu den einzelnen Personen und stellst sicher, dass deine Mitarbeiter ihre Aufgaben möglichst gut erfüllen können, indem du Verantwortungsbereiche und Entscheidungskompetenzen einräumst. Auf diese Weise ist von Beginn an weniger „Sand im Getriebe“. Smart, oder?
Du magst diese Art von Methoden? Dann schau dir gern auch noch den Artikel zur RACI-Matrix an!
Fragen und Antworten
Bei der AKV-Matrix steht das A für Aufgaben, das K für Kompetenzen und das V für Verantwortlichkeiten.
Bei der RACI-Matrix geht es um die Zuordnung von Projektrollen zu den anstehenden Aufgaben in einem Projekt, wobei hier zwischen responsible (R), accountable (A), consulted (C) und informed (I) unterschieden wird. Bei der AKV-Matrix wird definiert, wer welche Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten hat. Hier wird die Perspektive also auf die einzelnen Projektmitarbeiter gelegt, während bei der RACI-Matrix die Aufgabe im Fokus steht.
Umso größer das Projekt, desto eher lohnt sich der Aufwand, eine AKV-Matrix zu erstellen. Ab einem Projekt mit mind. 5 Personen solltest du auf jeden Fall eine AKV-Matrix erstellen. Bei weniger Projektbeteiligten hast du dennoch Vorteile durch die AKV-Matrix, auch wenn es nicht mehr zwingend notwendig ist.
