Die Umfeldanalyse einfach erklärt

Bestimmt bist du ein vorbildlicher Projektmanager! Ganz zu Beginn hast du jede Menge Analysen durchgeführt: Eine Zieldefinition wurde vorgenommen, Stakeholder und Risiken wurden betrachtet. Doch da gibt es auch noch eine kleine und unscheinbare Methode, die du vielleicht vergessen hast – und damit stehst du nicht allein da. Vorhang auf für die Umfeldanalyse!

Wird sie zu Recht oft vernachlässigt? Lerne mehr über diese Projektmanagement-Methode kennen und entscheide dann selbst, ob sie vielleicht doch nützlich sein könnte.

Was ist eine Umfeldanalyse?

Ein Projekt findet nie im luftleeren Raum statt. Um diese Tatsache zu berücksichtigen, wird im Rahmen der Umfeldanalyse das Umfeld eines Projekts analysiert – so wie der Name vermuten lässt. Hierbei geht es darum, alle Rahmenbedingungen, Einflüsse und äußeren Faktoren zu sammeln, die auf das Projekt wirken können.

Diese Frage ist besonders deshalb hilfreich, da Projektmanager schnell dazu neigen, sich ausschließlich auf den Projektinhalt zu konzentrieren. Allerdings ist ein Blick über den Tellerrand immer angebracht, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Die Kernfrage der Umfeldanalyse lautet: „Worauf müssen wir alles achten?“ Es geht darum, alle wichtigen Faktoren zu sammeln, die auf das Projekt wirken und die deshalb berücksichtigt werden müssen. Zur besseren Übersicht und zur Ableitung der richtigen Schlüsse werden die gesammelten Faktoren nach Kriterien geordnet und in einer Matrix übersichtlich visualisiert.

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Ein Projekt steht nie allein – die Umfeldanalyse hilft dir, den Blick über den Tellerrand zu richten und alle äußeren Einflüsse und Rahmenbedingungen im Blick zu behalten. So erkennst du früh, was dein Projekt beeinflusst, und kannst gezielt reagieren, statt später überrascht zu werden.

Sachliche und soziale Faktoren

Soziale Umfeldfaktoren sind Personen oder Personengruppen, die das Projekt in irgendeiner Weise beeinflussen können. In der Umfeldanalyse geht es zunächst lediglich darum, diese Personen(gruppen) zu sammeln, um sie anschließend in der Stakeholderanalyse näher zu beleuchten.

Die sachlichen Umfeldfaktoren sind harte Fakten oder Themen, die auf das Projekt wirken. Beispiele sind Richtlinien im Unternehmen, bestehende Anforderungen, zu beachtende strategische Ziele oder aktuelle Markttrends.

Interne und externe Faktoren

Interne Faktoren liegen innerhalb des Projekts oder des Unternehmens vor und müssen im Rahmen des Projekts berücksichtigt werden. Hier spielen häufig auch bestehende Anforderungen an das Projekt hinein.

Externe Faktoren leben außerhalb des Projekts oder Unternehmens. Oftmals handelt es sich um gesetzliche, geografische und klimatische Faktoren. Externe Faktoren sind oft nicht direkt beeinflussbar.

Zur besseren Übersicht werden die gesammelten Faktoren in einer übersichtlichen Matrix angeordnet:

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Bei der Umfeldanalyse sammelst du alles, was dein Projekt beeinflussen könnte – egal, ob Menschen (soziale Faktoren) oder harte Fakten (sachliche Faktoren). Wichtig ist dabei auch: Kommt der Einfluss eher von innen (z. B. aus dem Unternehmen) oder von außen (z. B. Gesetze, Markttrends)? Eine Matrix hilft dir, dabei den Überblick zu behalten.

Vorteile einer Umfeldanalyse: Was bringt die Analyse für dein Projekt?

Die Umfeldanalyse wird häufig etwas stiefmütterlich behandelt, während die Stakeholder– oder Risikoanalyse höhere Aufmerksamkeit erhalten. Dabei ist die Umfeldanalyse ein nützliches Werkzeug für eine erste Analyse – ein ideales Bindeglied, um mit weiteren Analysen darauf aufzubauen.

Das sind die Vorteile der Umfeldanalyse:

• „Über den Tellerrand schauen“
  Statt nur auf Aufgaben zu starren, hilft die Umfeldanalyse, das große Ganze im Blick zu behalten – z. B. gesellschaftliche Trends, die dein Projekt beeinflussen könnten.
• Äußere Einflüsse auf das Projekt erkennen
  Ob neue Gesetzeslage oder Standortfaktoren – wer früh weiß, was von außen auf das Projekt einprasselt, kann besser reagieren.
• Bereits bestehende Anforderungen ermitteln
  Oft existieren schon Vorgaben, z. B. aus der Unternehmensstrategie oder alten Projekten. Diese solltest du kennen, bevor du das Rad neu erfindest.
• Eventuelle Probleme erkennen
  Frühzeitig Stolpersteine wie technische Abhängigkeiten oder fehlende Ressourcen zu identifizieren, spart später viel Stress.
• Schnittstellen nach außen identifizieren
  Die Umfeldanalyse zeigt, wo dein Projekt Berührungspunkte zu anderen Abteilungen, Organisationen oder Behörden hat – etwa das Bauamt bei einer neuen Anlage.
• Die Stakeholderanalyse vorbereiten
  Du bekommst erste Hinweise darauf, welche Personen oder Gruppen wichtig sind – perfekt, um sie später gezielter zu analysieren.
• Die Risikoanalyse vorbereiten
  Viele Risiken zeigen sich bereits im Umfeld – und wer diese früh auf dem Schirm hat, kann sie direkt in die Planung einbeziehen.

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Die Umfeldanalyse ist mehr als nur nettes Beiwerk – sie hilft dir, dein Projekt von Anfang an ganzheitlich zu denken. Wer früh erkennt, was alles von außen und innen reinfunkt, kann gezielter planen, Probleme vermeiden und die Grundlage für Stakeholder- und Risikoanalysen legen.

Wie wird eine Umfeldanalyse durchgeführt?

Wie wird nun eine Umfeldanalyse erstellt? Nichts leichter als das:

1. Umfeldfaktoren sammeln

Zunächst werden die Umfeldfaktoren gesammelt. Hilfreiche Fragen zur Ermittlung von Umfeldfaktoren:

Sammle die Faktoren am besten im Rahmen eines Brainstormings im Team. Alternativ tut es auch eine Auflistung auf einem Blatt Papier.

2. Umfeldfaktoren ordnen und visualisieren

Zur besseren Übersicht werden die gesammelten Faktoren anschließend geordnet in

• soziale / sachliche Faktoren
• interne / externe Faktoren

und in der bereits gezeigten Matrix wie folgt dargestellt:

Schon fertig!

Wichtige Schnittstellen: Stakeholderanalyse und Risikomanagement

Moment … wirklich schon fertig? Nicht ganz: Auch die beste Analyse bringt wenig, wenn aus den Ergebnissen keine Konsequenzen folgen. Die gute Nachricht: Die Umfeldanalyse liefert dir eine solide Basis für Stakeholder- und Risikoanalyse. Was du hier sammelst, lässt sich direkt weiterverarbeiten.

Soziale Faktoren: Stakeholder

Die Ergebnisse der Umfeldanalyse sind eine gute Basis für die Stakeholderanalyse. Sie zeigen dir, wer betroffen ist oder Einfluss nimmt, und ermöglichen dir damit, gezielt zu kommunizieren und Erwartungen zu steuern.

Sachliche Faktoren: Arbeitspakete und mögliche Risiken

Auch die sachlichen Faktoren lassen sich direkt weiterverarbeiten – entweder durch das Anlegen von Arbeitspakten („Müssen wir machen!“) oder als Teil der Risikoanalyse („Darauf müssen wir achten!“) Hier gilt: Was heute noch eine Rahmenbedingung ist, kann morgen schon ein Stolperstein sein – wenn du es nicht auf dem Schirm hast.

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Die Umfeldanalyse ist kein Selbstzweck – sie legt den Grundstein für weitere Schritte wie die Stakeholder- und Risikoanalyse. Nur wer die gesammelten Faktoren weiterverarbeitet, wird von der Umfeldanalyse profitieren.

Kostenfreie Vorlage

Für deine eigene Umfeldanalyse kannst du dir eine kostenlose PowerPoint-Vorlage herunterladen:

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Fazit

Die Umfeldanalyse ist ein sinnvoller erster Schritt in jedem Projekt – unabhängig von Branche oder Größe. Sie hilft dir, potenziell relevante Einflüsse frühzeitig zu erkennen und zu ordnen. Durch die Visualisierung sozialer und sachlicher, interner und externer Faktoren entsteht eine solide Grundlage für die Erstellung von Stakeholder- und Risikoanalysen. Ob im Team-Brainstorming oder als strukturierte Analyse: Wer diesen Schritt ernst nimmt, hat es beim nächsten Schritt im Projekt deutlich leichter – und spart sich später so manche Überraschung.

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