Lastenheft: Der kompakte Überblick für Vielbeschäftigte

Was ist ein Lastenheft und brauchst du es auch in deinem Projekt? Falls du die Frage nicht eindeutig mit „Ja!“ beantworten kannst, dann stell dir folgende Situation vor: In deinem Unternehmen soll ein neues Software-System zur Angebots- und Rechnungserstellung eingeführt werden. Aber wo anfangen? Was braucht ihr genau – und wer kann das umsetzen?

Genau hier kommt ein Lastenheft ins Spiel.

Fun Fact: Manche Autokorrekturen kennen das Wort „Lastenheft“ nicht und wandeln es konsequent in „Lasterhaft“ um. Wir geben uns Mühe, das an allen Stellen zu korrigieren ;-)

Was ist ein Lastenheft?

Ein Lastenheft ist ein Dokument, in dem die Anforderungen des Auftraggebers genau beschrieben werden. Damit wird der sogenannte Leistungsumfang definiert. Anders ausgedrückt: Was brauchen wir und wie soll das Projektergebnis aussehen?

Ein Lastenheft dient als:

• Internes Dokument, in dem sich der Auftraggeber über die eigenen Anforderungen klar wird
• Basis, um Angebote von mehreren Anbietern einholen zu können
• Kommunikationsmittel zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, damit jeder Partei klar ist, was sie von der anderen erwartet.

Im Englischen wird der Begriff „Statement of Work“ genutzt, laut DIN 69905 beinhaltet ein Lastenheft die „Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers“.

Wichtig:
Im Lastenheft beschreibt der Auftraggeber keine Lösungen, sondern die gewünschten Ergebnisse. Anders ausgedrückt: das WAS, nicht das WIE.

Wir spielen das Beispiel durch:
In einem Lastenheft würde dein Unternehmen genau formulieren, welche Features das Tool zur Angebots- und Rechnungserstellung enthalten muss und welche Rahmenbedingungen erfüllt sein müssen. Eine mögliche Anforderung könnte lauten „Erfüllen des Auskunftsrechts nach DSGVO im Datenschutz“. Wie genau diese Funktion umgesetzt wird, interessiert an dieser Stelle noch nicht – das Lastenheft beschreibt zunächst nur die Anforderungen, das WAS.

Warum ist ein Lastenheft so wichtig?

Ganz klar: Ohne klare Anforderungen ist das Projekt von Beginn an zum Scheitern verurteilt. Nicht nur in diesem Artikel weisen wir auf die Wichtigkeit eines sauberen Projektstarts hin. Warum? Weil es praktisch unmöglich ist, ein Projekt zum Erfolg zu führen, wenn das Zielbild nicht klar ist.

Weiter geht’s im Beispiel:
Vermuten wir mal, dass in deinem Unternehmen kein Lastenheft erstellt wird. Stattdessen wird eine Agentur engagiert, die sich mit solchen Software-Einführungen auskennt. Im Laufe des Projekts stell sich heraus: Das Tool ist nicht mehrsprachig, persönliche Daten werden außerhalb der EU gespeichert und es generiert nicht alle Dokumente nach einem wichtigen Standard. Fazit der Buchhaltung: „Das können wir so nicht benutzen.“ Schnell steht das ganze Projekt auf dem Prüfstand: Nochmal von vorn beginnen? Workarounds einbauen?

Je klarer die Anforderungen von Beginn an definiert werden, desto geringer die Wahrscheinlichkeit für Missverständnisse, die erst spät im Projekt auftauchen, wenn bereits viel Aufwand und Budget investiert wurde.

Wer erstellt ein Lastenheft?

Traditionell und nach der „reinen Lehre“ wird das Lastenheft vom Auftraggeber erstellt. Die Idee: Nur der Auftraggeber weiß schließlich, was genau als Projektergebnis erwartet wird. Im Idealfall setzen sich intern die wichtigsten Beteiligten zusammen und erarbeiten im Detail, welche Anforderungen erfüllt sein müssen. Sobald intern Klarheit herrscht, können auf Basis des Lastenhefts Angebote von Dienstleistern eingeholt werden.

In der echten Welt sieht das allerdings oft anders aus: Auftraggeber haben oft nur vage Ideen und erhoffen sich Unterstützung vom Auftragnehmer. Nicht selten werden Lasten- und Pflichtenheft direkt vom Auftragnehmer erstellt.

Beispiel:
Nehmen wir mal an, die Geschäftsführung möchte das neue Software-Tool einführen, es gibt aber intern niemanden, der jemals ein Lastenheft erstellt hat. Ein Anbieter verspricht, diese Aufgabe zu übernehmen und genau zu definieren, was geliefert wird. Eine gute Idee? Das kann funktionieren! Das große Risiko: Der Dienstleister bezieht sich eher auf die eigene Expertise, hinterfragt die Anforderungen des Auftraggebers nicht genügend und setzt sie somit im Projekt nicht um.

Lastenheft und Pflichtenheft: Unterschiede kurz erklärt

Wenn wir über Lastenhefte sprechen, können wir den Begriff „Pflichtenheft“ nicht ignorieren. Eine kurze Unterscheidung:

• Lastenheft: Das kennst du bereits. In diesem werden die Anforderungen an ein Projektergebnis formuliert. Der Fokus: „Was soll im Projekt entstehen?“ Traditionell wird das Lastenheft vom Auftraggeber erstellt.
• Pflichtenheft: Dieses Dokument ist oft deutlich ausführlicher und wird auf Basis des Lastenhefts erstellt. Der Fokus: „Wie sollen die Anforderungen des Lastenhefts umgesetzt werden?“ Das Pflichtenheft wird vom Auftragnehmer erstellt und ist in gewisser Weise eine Antwort auf das Lastenheft.

In der Praxis werden beide Begriffe teilweise synonym verwendet, was fachlich allerdings nicht korrekt ist. Falls sich alle Beteiligten darauf einigen, nur ein Dokument zu erstellen, in dem Anforderungen und Umsetzung formuliert werden, ist das natürlich auch in Ordnung – nur eben traditionell kein eindeutiges Lasten- oder Pflichtenheft.

Weiter im Beispiel:
Dein Unternehmen hat sich nun doch entschlossen, die Anforderungen genauer in einem Lastenheft zu formulieren, um mehrere Angebote einholen zu können.

Die größten Vorteile von Lastenheften

Aber warum überhaupt ein Lastenheft? Überflüssige Bürokratie oder essenzieller Schritt im Projekt? Lassen wir mal die Vorteile sprechen.

• Klarheit über Anforderungen: Der Schritt von der vagen Projektidee zu detaillierten Anforderungen ist oft mühsam – lohnt sich aber. Sobald sich alle detaillierte Gedanken über Prozesse und Rahmenbedingungen machen, wird das Projekt konkreter und greifbarer.
• Widersprüche und Probleme: Was im ersten Moment einfach klingt, stellt sich während der Erstellung eines Lastenhefts oft als komplizierter heraus – und das sind gute Nachrichten! Je früher Schwachstellen erkannt werden, desto besser kann darauf eingegangen werden.
• Einfacherer Prozess beim Einholen von Angeboten: Je klarer Anforderungen formuliert sind, desto unkomplizierter können Angebote eingeholt werden. Dienstleister kennen von Beginn an alle Details, sodass der Kommunikationsaufwand reduziert wird.
• Vergleichbarkeit von Angeboten: Auch wenn Angebote im Postfach landen, zahlt sich die Erstellung des Lastenhefts aus. Da alle Anbieter ihr Angebot aufgrund der gleichen Informationen erstellt haben, sind die Preise leichter vergleichbar.
• Weniger Missverständnisse: Wenn alle Beteiligten von Beginn an über gleiche Funktionen, Anforderungen und Ergebnisse sprechen, wird das Risiko für Missverständnisse und „Ach … so hatten wir uns das aber nicht gedacht!“ reduziert.
• Klarheit bei der Abnahme des Projekts: Ein Lastenheft gehört ausschließlich zum Projektstart? Das stimmt so nicht! Bei Abschluss und Abnahme des Projekts kann das Lastenheft genutzt werden, um das Projektergebnis mit den Anforderungen abzugleichen.

Übrigens: Auch für den Anbieter sind Lastenhefte eine gute Sache: Stell dir vor, du sollst ein Angebot für das Projekt „Rechnungssystem einführen“ erstellen, ohne genaue Anforderungen auf dem Tisch zu haben. Mehr als eine vage Schätzung kann das nicht werden – und damit schon früh im Projekt das Risiko für Fehleinschätzungen.

Die Struktur eines Lastenhefts

Ein Lastenheft sollte eine klare Struktur aufweisen, damit es für die Leser schnell und übersichtlich bleibt. Gleich vorab: Es gibt nicht die Struktur eines Lastenhefts, die für alle Projekte gilt. Je nach Umfeld können Lastenhefte unterschiedliche Informationen enthalten. Die folgende Liste zeigt typische Inhalte:

1. Formelles: Achte auf Kopfdaten wie Ersteller, Datum usw., füge eine Tabelle für die Änderungshistorie und ein Inhaltsverzeichnis ein.
2. Einführung / Überblick: Im ersten Teil des Lastenhefts gehst du auf das zu lösende Problem bzw. die zu erledigende Aufgabe ein, beschreibst ausführlich den Auftraggeber und die Ausgangssituation.
3. Ziele und Zielgruppen: Das Thema „Ziele“ kann im vorigen Abschnitt „Einführung“ erscheinen – oder eben separat. Erwähne hier, was konkret mit dem Projekt erreicht werden soll und welche Personen(gruppen) das Ergebnis nutzen werden.
4. Funktionale Anforderungen: Ab hier geht es ans Eingemachte! Von diesem und dem nächsten Abschnitt wird der Leistungsumfang definiert. Funktionale Anforderungen beschreiben, wie ein System oder Produkt sich verhalten soll bzw. wie es funktionieren soll. Es werden also im Detail Funktionen beschrieben, die ein Nutzer erwarten würde.
5. Nichtfunktionale Anforderungen: In diesem Abschnitt dreht sich alles um Anforderungen an die Qualität, die Funktionen leisten müssen. Im Software-Beispiel können das zum Beispiel Reaktionszeiten oder Vorgaben zum Design sein. Auch die Einhaltung von Gesetzen oder Normen gehören in diesen Abschnitt.
6. Rahmenbedingungen: Hier wird alles erwähnt, was sonst noch wichtig ist, beispielsweise Termine und Meilensteine, Angaben zu Kosten oder Gewährleistung.

Das ist aber noch nicht alles: Je nach Projekt und Umfeld kann ein Lastenheft deutlich mehr Abschnitte beinhalten, wie zum Beispiel:

• Schnittstellen
• Risiken
• Einschränkungen
• Lieferobjekte
• Anforderungen an den Auftragnehmer
• Angaben zu Kommunikationswegen
• Glossar

Falls es in deinem Unternehmen keine Vorlage zum Lastenheft gibt, dann frage dich einfach: Welche Punkte sind für mein Projekt am wichtigsten?

Tipps

Je komplexer das Projekt, desto aufwändiger ist die Erstellung eines Lastenhefts. Ist ja auch logisch, schließlich ist es nicht ganz einfach, alle Anforderungen aller Beteiligten punktgenau zu formulieren.

• Im Grunde selbstverständlich und trotzdem erwähnenswert: Nimm dir Zeit! Ein schludriges Lastenheft, das „nebenbei“ geschrieben wird, ist vertane Zeit. Denke immer daran: Ein Projekt kann nur dann erfolgreich sein, wenn alle wissen, was überhaupt genau entstehen soll.
• Entscheide dich für eine Struktur: Im vorigen Abschnitt hast du typische Inhalte kennengelernt. Nutze eine bestehende Vorlage aus dem Unternehmen oder stelle dir eine eigene aus den genannten Inhalten zusammen.
• Beginne mit einer Übersicht über die wichtigsten Beteiligten: Wer soll das Endprodukt nutzen?
• Führe Brainstormings oder Anforderungsworkshops durch, um keine wichtigen Anforderungen zu vergessen, die sich erst spät im Projektverlauf herauskristallisieren.
• Kategorisiere die Anforderungen nach „Must have“, „Should have“ und „Nice to have“. Auf diese Weise können mögliche Auftragnehmer auch Angebote mit optionalen Positionen abgeben.

Fazit

Genaue Anforderungen? Genaues Nachdenken VOR dem eigentlichen Projektstart? Keine Frage: Das ist eine gute Sache. Besonders wenn externe Anbieter eingesetzt werden, um interne Anforderungen umzusetzen, ist ein Lastenheft unverzichtbar. Es hilft dabei, sich frühzeitig auf Anforderungen zu einigen, dient als Kommunikationsbasis zwischen allen Beteiligten und ist die Grundlage für das spätere Pflichtenheft.