Für Eilige: Alles Wichtige auf einen Blick
Artikel-Highlights
Ein guter Projektstart besteht nicht nur aus einem einzigen Kick-off – und genau deshalb schauen wir in dieser Serie genauer hin. In Teil 1 haben wir deshalb den Umfang des Projekts unter die Lupe genommen, in Teil 2 die Ziele. Jetzt geht es um die Menschen dazwischen: Wer übernimmt eigentlich was und wer darf entscheiden?
Hätten wir mal … geklärt, wer hier eigentlich wofür zuständig ist
Kommt dir das bekannt vor? Falls nicht, kennst du sicher Situationen wie diese:
- Zwei Personen gehen davon aus, dass jeweils die andere eine Aufgabe übernimmt.
- Der Auftraggeber erwartet von der Projektleitung Entscheidungen, die diese gar nicht treffen darf.
- Ein Teammitglied arbeitet etwas aus und hört anschließend: „Das war doch gar nicht deine Aufgabe.“
- Fachbereich und Projektteam haben völlig unterschiedliche Vorstellungen davon, wer das letzte Wort hat.
- Der Klassiker: „Ich dachte, du kümmerst dich darum.“
Hätten wir das mal am Anfang besprochen.
Das eigentliche Problem dahinter
Unklare Rollen wirken auf den ersten Blick wie ein organisatorisches Problem: Offenbar hat nie jemand sauber definiert, wer wofür zuständig ist. Nur: In der Praxis steckt meist mehr dahinter, wie die folgenden Punkte zeigen:
1. Rollen werden unterschiedlich verstanden
„Projektleitung“, „Teilprojektleitung“, „Sponsor“ oder „Fachverantwortlicher“: All diese Rollen klingen eindeutig – sind sie aber oft nicht. Zwei Menschen können mit derselben Rolle völlig unterschiedliche Aufgaben und Befugnisse verbinden.
Eine Rollenbezeichnung ist also zunächst nur ein Etikett, das unterschiedlich interpretiert werden kann, sofern die Rollenbeschreibung nicht konkretisiert wird.
2. Aufgaben, Verantwortung und Entscheidungsbefugnis werden vermischt
Wer eine Aufgabe übernimmt, darf nicht automatisch auch alles entscheiden. Und wer für ein Ergebnis verantwortlich ist, muss die Arbeit nicht unbedingt selbst erledigen. Im Projektalltag werden diese Ebenen trotzdem schnell in einen Topf geworfen.
Du siehst: Die Antwort auf die Frage „Wer macht das?“ reicht häufig nicht aus. Stattdessen sollten immer auch folgende Fragen geklärt werden: Wer trägt die Verantwortung? Und wer hat das letzte Wort?
3. Erwartungen bleiben unsichtbar
Viele Erwartungen werden nie ausgesprochen, weil sie für die Beteiligten selbstverständlich wirken. Problematisch werden sie erst, wenn jemand gegen diese Erwartungen verstößt bzw. sie nicht erfüllt.
Rollen entstehen nicht nur durch Organigramme, sondern auch durch Erwartungen, Gewohnheiten und unausgesprochene Annahmen.
4. Rollen verändern sich unbemerkt
Selbst gut geklärte Rollen bleiben nicht automatisch konstant über den gesamten Projektverlauf. Projekte sind dynamische Vorhaben, in denen neue Themen hinzukommen, Personen ausgetauscht werden oder sich Entscheidungswege verschieben. Die tatsächliche Rolle verändert sich häufig schleichend.
Learning
Der entscheidende Punkt ist also: Eine Rolle ist erst dann wirklich geklärt, wenn nicht nur ihr Name feststeht, sondern auch Aufgaben, Verantwortung, Entscheidungsbefugnisse und gegenseitige Erwartungen für alle klar sind.
Interaktiver Test
Stress-Test: Sind Rollen und Erwartungen ausreichend geklärt?
Ihr habt die Aufgaben im Projekt verteilt und ein Organigramm erstellt – gut! Aber wie sieht es mit den Dingen aus, die häufig nicht explizit besprochen werden? Beantworte die folgenden fünf Fragen mit Ja, Teilweise oder Nein.
Frage 1 von 5
Ist klar, wer welche Entscheidungen treffen darf?
Betrachte nicht nur: „Wer bearbeitet ein Thema?“ sondern auch: „Wer darf entscheiden, wann muss abgestimmt werden und wann braucht es eine Eskalation?“
🔴 Warnsignal: Wichtige Entscheidungen wandern im Projekt von Person zu Person, weil niemand sicher ist, wer tatsächlich das letzte Wort hat.
Ist geklärt, was ausdrücklich nicht zur jeweiligen Rolle gehört?
Rollen werden meist über Zuständigkeiten definiert. Mindestens genauso wichtig sind ihre Grenzen: Was übernimmt die Projektleitung nicht? Was muss der Auftraggeber selbst entscheiden? Wo endet die Verantwortung eines Teilprojektleiters?
🔴 Warnsignal: Aufgaben landen regelmäßig bei denjenigen, die sich ohnehin kümmern – unabhängig davon, ob sie dafür zuständig sind.
Wissen die Beteiligten, wann sie einbezogen werden wollen oder müssen?
Manche Stakeholder wollen nur bei Entscheidungen eingebunden werden, andere bereits bei der Vorbereitung. Manche Teammitglieder erwarten frühzeitige Abstimmung, andere möglichst viel Eigenständigkeit.
🔴 Warnsignal: Du hörst Sätze wie „Warum wusste ich davon nichts?“ oder „Warum muss ich bei so etwas überhaupt dabei sein?“.
Habt ihr unterschiedliche Erwartungen an zentrale Rollen tatsächlich ausgesprochen?
Was erwartet der Auftraggeber von der Projektleitung? Was erwartet die Projektleitung vom Team? Wie selbstständig sollen Teilprojektleiter handeln? Solche Erwartungen erscheinen oft selbstverständlich, bis sich herausstellt, dass jeder etwas anderes darunter versteht.
🔴 Warnsignal: Konflikte drehen sich weniger um Ergebnisse als um Vorwürfe wie „Ich dachte, du kümmerst dich darum“ oder „Das hätte ich von dir erwartet“.
Ich könnte in zwei bis drei Sätzen erklären, wofür meine eigene Rolle im Projekt verantwortlich ist – und wofür nicht.
Kannst du klar benennen, was zu deiner Verantwortung gehört, wo deine Entscheidungsbefugnis endet und welche Themen ausdrücklich bei anderen Rollen liegen?
🔴 Warnsignal: Du übernimmst regelmäßig Aufgaben, weil sich sonst niemand zuständig fühlt, oder bist unsicher, ob du bestimmte Entscheidungen überhaupt treffen darfst.
Was tun bei roten Ampeln?
Zunächst: keine Panik. Einzelne ungeklärte Punkte sind nicht ungewöhnlich und müssen nicht zwangsläufig zu einem großen Problem werden. Trotzdem lohnt sich ein Blick auf mögliche Lösungen, um spätere Probleme zu vermeiden:
Eine Sache, die du direkt tun kannst: Deine eigene Rolle beschreiben
Nimm dir fünf Minuten und vervollständige für deine eigene Rolle diese drei Sätze:
Ich bin verantwortlich für …
Ich darf selbst entscheiden über …
Ich bin nicht verantwortlich für …
Wenn du bei einem Satz ins Stocken gerätst oder sofort denkst „Kommt drauf an“, hast du ziemlich wahrscheinlich einen Punkt gefunden, den du vor dem eigentlichen Projektstart noch klären solltest.
Fazit
Klare Rollen entstehen nicht dadurch, dass im Projektplan hinter jedem Namen eine Rollenbezeichnung als Etikett steht. Viel wichtiger ist, dass die Beteiligten wissen, wofür sie verantwortlich sind, was sie entscheiden dürfen und was sie voneinander erwarten.
In Teil 4 unserer Serie wird es dann noch einmal unangenehm: Wir schauen auf die Frage „Was könnte uns eigentlich um die Ohren fliegen?“
Du willst deinen Projektstart sauber durchziehen?
Mit dem Scope-Check hast du einen wichtigen Punkt geklärt – für einen wirklich soliden Projektstart braucht es aber mehr. Projektstart 360 hilft dir dabei, alle wichtigen Punkte systematisch anzugehen, ohne etwas zu vergessen. Das steckt drin:
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